Prozessmanagement Software

Spricht man vom Prozessmanagement, so spricht man über die Planung, Durchführung, Kontrolle und Optimierung einer wiederkehrenden Abfolge miteinander verbundener Arbeitsabläufe beziehungsweise Aktivitäten sowie Aufgaben. Im Rahmen des Business Process Managements (BPM) versucht man diese Geschäftsprozesse effizient und zielgerichtet zu gestalten. Warum sich das auch für Ihr Unternehmen lohnt und warum der Einsatz einer Prozessmanagement Software dafür eine perfekte Lösung ist, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Deshalb passieren bei der Bearbeitung innerhalb eines Prozesses, wie etwa dem Verkaufsprozess oder der Kundenanlage, zeitgleich weniger Fehler, die Ihnen Zeit und auch viel Geld durch verlorene Aufträge, unzufriedene Kunden oder verpasste Liefertermine kosten können.

Tipp: Stellen Sie doch einmal mit einer Prozesslandkarte alle Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens visuell dar. Bereits durch die Erarbeitung/Aufzeichnung einer solchen Prozesslandkarte gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse über die Struktur und Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass einer Ihrer Kunden gerne ein Informationsblatt zu Ihrem Produkt erhalten möchte. Genau für diesen Fall haben Sie zuvor einen Prozess in der Software definiert. Setzen Sie nun den Vertriebskampagnenstatus auf „Interesse Informationsblatt“, so erledigt das Tool die restliche Arbeit genau nach Ihren Vorgaben. Es wird etwa automatisch eine neue Aktivität angelegt, eine E-Mail mit den Informationen versendet und eine Wiedervorlage für das spätere Nachfassen zu vertrieblichen Zwecken erstellt. So verpasst der zuständige Kollege aus dem Vertriebsteam oder der Kundenbetreuer nicht das mögliche Potenzial eines Verkaufes.

Sie sehen also, dass Sie mit der Nutzung eines Prozessmanagement Tools mehrere Aufgaben in einem Aufwasch erledigen können. Mit der Zusammenfassung von einzelnen Arbeitsschritten zu einem sparen Sie sich nicht nur Zeit, sondern vermindern auch das Fehlerpotenzial um ein Vielfaches. Ihre Mitarbeiter können gar nicht anders, als sich an den spezifischen Prozess und seinen mit ihm verbundenen Ablauf zu halten. Auch die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Belegschaft wird durch das automatische Anlegen, etwa von Aktivitäten, Wiedervorlagen oder Terminen gestärkt. Jeder zuständige Mitarbeiter sieht sofort den Kampagnenstatus und kann auf alle relevanten Informationen zugreifen. In unserem Beispiel könnte ein jeder auf Anfrage sofort mitteilen, dass das Informationsblatt bereits versendet wurde.

Nicht zu unterschätzen ist auch die erweiterte Möglichkeit des Qualitätsmanagements und der Prozessmodellierung mit dem Tool. Sollten Sie anhand Ihrer Auswertung merken, dass der Prozess an einer Stellschraube noch angepasst werden muss, so ändern Sie diesen einfach in der Software ab. Gerade in unserer digitalen und dadurch äußerst schnelllebigen Welt, ist genau diese Prozessmodellierung notwendig, um mit der Zeit zu gehen und Ihre Arbeitsabläufe den aktuellen Anforderungen anzupassen. In nur wenigen Klicks setzen Sie so die Ergebnisse Ihres Qualitätsmanagements gezielt um und konfigurieren neue Prozesse im Tool.