Projektsteuerung leicht gemacht mit dem AkquiseManager
Der AkquiseManager als webbasierte CRM-Software unterstützt die Projektsteuerung in Ihrem Unternehmen. Neben dem zentralen Thema der Akquise ist der AkquiseManager vor allem im Bereich der Projektsteuerung eine wertvolle Bereicherung. Die Produktivität eines Unternehmens hängt hochgradig davon ab, dass seine Mitarbeiter Aufgaben koordiniert und zügig erledigen.
Die gesamte Auftragsabwicklung kann über den AkquiseManager geplant, zugewiesen und dokumentiert werden. Vor allem der webbasierte Zugriff ermöglicht eine ortsungebundene Projektsteuerung mit mehreren Usern.
Ansprechpartner, Adressen, Kontakte und Vorgänge können projektbezogen erfasst und qualifiziert werden. Integriertes Workflow systematisiert Abläufe im Unternehmen.
Am Beispiel einer Webagentur kann man die Projektsteuerung sehr gut demonstrieren. Zuerst muss man definieren welche Projektphasen das Projekt untergliedert ist und diese im AkquiseManager hinterlegen. Denn in der Regel durchläuft der Kunde immer wieder die gleichen Projektphasen.
Arbeiten verschiedene Mitarbeiter verschiedene Projektphasen ab, dann werden diese in die Projektsteuerung mit einbezogen.
Beispiel möglicher Projektphasen einer Webagentur
- Websiteauftrag wird vom Kunden erteilt
- Grobkonzept für den Kunden erstellen
- Grobkonzept dem Kunden vorstellen
- Designentwurf für den Kunden erstellen
- Designentwurf dem Kunden vorstellen
- …
Historie in der Projektsteuerung
Für die einzelnen Projektphasen können nun Textvorlagen (Textbausteine) erstellt werden. Diese Textvorlagen sparen Ihnen und Ihren Mitarbeitern zukünftig viel Zeit und machen die Projektsteuerung für Sie noch effizienter.
Versendet man nun aus dem AkquiseManager heraus das Grobkonzept dem Kunden per Email, dann wählt man die entsprechende Textvorlage, den Ansprechpartner und fügt das Grobkonzept (z.B. als pdf) als Anlage an. Der AkquiseManager speichert diese Email nun unter diesem Kunden parallel ab. Somit haben die anderen berechtigten User nicht nur die Möglichkeit zu sehen in welcher Projektphase sich der Kunde befindet, sondern haben auch Zugriff auf die Historie, also wann ist an wen welche Email mit welchem Inhalt rausgegangen. Zudem erkennt man welcher interne Mitarbeiter was gemacht hat.
Beispiel für eine Textvorlage „Grobkonzept dem Kunden vorstellen“
„Sehr geehrter Herr xxxxxxxx,
nochmals Danke für Ihren Auftrag. Wie telefonisch besprochen haben wir Ihre Anforderungen und Wünsche in einem ersten Grobkonzept zusammengefasst. Sie finden das Grobkonzept in der Anlage.
Bitte antworten Sie uns bis zum xx.xx.2016 auf diese Email und teilen Sie uns mit, ob das Grobkonzept so passt und wir daraufhin mit dem ersten Designentwurf starten können.
Sollten Sie Änderungswünsche haben, dann bitten wir Sie ebenfalls uns diese per Email bis zum xx.xx.2016 mitzuteilen.
Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Manfred Maier
Kundenbetreuer Webagentur“
Projektverzögerungen nahezu ausgeschlossen
Per Knopfdruck kann man sofort sehen für welche Kunden wird zurzeit ein Grobkonzept erstellt. Liegt man noch im Zeitplan oder nicht? Oder bei wie vielen Kunden und bei welchen wurde das Grobkonzept bereits vorgestellt aber mit dem Designentwurf noch nicht begonnen? Gab es noch kein Feedback vom Kunden zum Grobkonzept? Per Wiedervorlage kann der zuständige Mitarbeiter daran erinnert werden und man kann so auch „Deadlines“ setzen.
Branchenunabhängige Projektsteuerung
Da der AkquiseManager individuell an die unterschiedlichen Bedürfnisse im Unternehmen angepasst werden kann, ist die Projektsteuerung über den AkquiseManager für jegliche Branchen einsetzbar.