Unabhängig von der Größe eines vertriebsorientierten Unternehmens und der Branche, in der es agiert, zählt die Pflege der Beziehungen mit seinen Kunden (CRM) immer zu den zentralen Aufgaben. Erfolgreiche Firmen meistern genau diese Herausforderung durchweg sehr gut. In aller Regel hat ein modernes CRM Tool Ordnung in das Chaos ihrer Kundendaten gebracht und lästige, zeitraubende Routineaufgaben in den Bereichen Sales, Marketing, Kundenservice und Support erleichtert oder sogar komplett übernommen.

Unternehmen und Dienstleistern, die ihre Kunden und Kontakte professionell verwalten möchten, bietet der Markt garantiert mehrere auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene CRM Tools. Falls Sie vorhaben, ebenfalls zukünftig eine CRM Software einzusetzen, jedoch noch unsicher sind, zu welcher Lösung Sie greifen sollen, helfen Ihnen die folgenden Ausführungen bei der Entscheidungsfindung.

Ein CRM System kann als Gesamtpaket mehrere CRM Tools beinhalten. Im besten Fall sollte es einen modularen Aufbau besitzen. Dadurch können seine Funktionen und Features genau an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst und bei Bedarf mit der Zeit Stück für Stück ergänzt werden. Dies macht sich auch positiv bei den Kosten bemerkbar, sodass beispielsweise Start-ups den einzureichenden Business Plan nicht unnötig aufblähen müssen.

Mit dem grundlegendsten CRM Tool, der Kundendatenbank, lassen sich beispielsweise alle Kontaktdaten mit Hilfe eines aufgeräumten und übersichtlichen Adress- und Kontaktmanagements verwalten. Dabei verfügt dieses Tool ebenfalls über umfassende Such- und Auswahlfunktionen für die exakte Selektion von Zielgruppen für die Durchführung bestimmter Aufgaben, wie den Versand von Mails durch das Marketing. Auch anschließende Analysen und Auswertungen werden mit Hilfe der Funktionen zum Selektieren und einem angegliederten Statistikbereich zum Kinderspiel.

Ein weiteres Feature eines guten CRM Systems sollte die Integration eines Faktura-Moduls sein. Damit generieren Sie Belege für den Angebots-, Auftrags- und Rechnungsversand direkt innerhalb einer einzigen Software. Die Investition in zusätzliche Programme und deren Pflege ist dadurch auch nicht nötig, was zu einer deutlichen Erleichterung des Arbeitsalltags führt. Ein automatisiertes Mahnwesen, welches Ihnen auch noch die lästigen Erinnerungen und Mahnungen an säumige Debitoren abnimmt, rundet die Funktionen eines gelungenen Faktura-Moduls ab.

Darüber hinaus lassen andere CRM Tools auch weitere zeitintensive Routineaufgaben automatisch ablaufen, wodurch Sie sich wertvolle Manpower und Arbeitszeit sparen. Zeit, die Sie für Ihre Vertriebsaktivitäten sinnvoller einsetzen können. Erstellen Sie beispielsweise voll autonom ablaufende Prozesse für den Umgang mit neu eintreffenden Leads. Von der Verarbeitung der Daten einer Eintragung in ein Kontaktformular auf Ihrer Website, über den Versand einer vorgefertigten Bestätigungsmail bis hin zur korrekten Zuteilung des Leads an den passenden Fachbereich vergehen nur Sekundenbruchteile ohne Zutun von außen. Für die folgende Bearbeitung durch einen Betreuer stehen diesem auch Textvorlagen für die weiteren Kontakte via E-Mail oder Post zur Verfügung. Diese sind mit Variablen versehen, welche sich mit den Angaben aus dem Datensatz des Leads selbst bestücken, wodurch immer ein persönlicher Bezug zum Adressaten sichergestellt wird. Ohne viel selbst Tippen zu müssen wird die weiterführende Korrespondenz spürbar erleichtert.

Dies waren nur einige Beispiele von vielen, wie eine CRM Software mit ihren einzelnen Funktionen Ihr Unternehmen bereichern kann. Sobald die CRM Tools in alle Geschäftsprozesse integriert sind, entsteht in relativ kurzer Zeit ein immenses Wissen bezüglich tatsächlicher und potentieller Kunden sowie über Märkte und Wettbewerber. Das gesamte operative Geschäft wird „nebenbei“ auch transparenter und effizienter.

CRM Tools gibt es für die verschiedensten Einsatzzwecke und mit den unterschiedlichsten Fähigkeiten. Für die drei wichtigsten Gebiete Vertrieb, Marketing und Controlling zeigen wir Ihnen folgend am Beispiel unserer CRM Software AkquiseManager, mit welchen Funktionen Sie eine smarte Software auf dem Weg zur mehr Effizienz und Effektivität unterstützen kann.