Zusatzfelder im Lieferschein und individuelle Benennung von Belegen in ameax Faktura

So verwenden Sie Zusatzfelder in den Lieferscheinen

Zusatzfelder ermöglichen Ihnen die Individualisierung Ihrer ameax Unternehmenssoftware. Neben Belegen, wie etwa Angeboten oder Rechnungen, können Sie auch Ihre Lieferscheine mit Zusatzfeldern erweitern.

Beispiel: Die Schreinerei Müller benutzt seit vielen Jahren ameax Faktura. Lieferscheine dienen dabei nicht nur als Beleg für eine ordnungsgemäße Warenzustellung, sondern auch als Überblick über den Umfang, die Art und die Menge der jeweiligen Bestellung.

Um auch alle Informationen auf den Lieferschein zu bringen, setzt die Schreinerei Müller verschiedene Zusatzfelder ein. So wird direkt eingetragen, ob es sich bei dem Auftrag um eine Standard- oder Sonderfertigung handelt, ob die Artikel per Spedition versandt oder direkt vom Kunden abgeholt werden und wer die Artikel zum Versand vorbereitet hat. So findet man im Bedarfsfall sofort die richtigen Daten und kann Unstimmigkeiten, wie etwa eine unvollständige Lieferung, direkt mit dem entsprechenden Mitarbeiter klären.

So schafft die individuelle Benennung von Belegen Ordnung

"Was hat es mit der PDF "XYZ" auf sich, ist die Datei mit dem Namen "AW_3257643" die Rechnung für den Kunden Mustermann?" Kennen Sie solche Situationen, in denen Sie einen Beleg suchen, Sie aber kurzzeitig den Überblick verlieren, da die Datei nicht ordentlich benannt ist? Bei ameax Faktura können Sie für genau solche Fälle automatisch eine eindeutige Benennung vergeben. Die sorgt zum einen für mehr Ordnung und Struktur in Ihrer Verwaltung und zum zweiten wird es Ihnen – aus einem ähnlichen Grund – auch Ihr Kunde danken.

In der Schreinerei Müller hat man sich zum Beispiel dafür entschieden alle Rechnungen nach folgendem Schema zu benennen: "Rechnung für [Kundenname] // [Rechnungsnummer]". Dank der individuellen Bausteine werden die spezifischen Informationen, wie etwa Kundenname, Belegnummer, Datum usw., automatisch vom System übernommen und eingetragen.

Erstellt die Firma Müller eine Rechnung für Ihren Kunden "Herberts Himmlisches Hotel GmbH" wird die PDF-Datei mit folgendem Namen ausgegeben: "Rechnung_fuer_Herberts_Himmlisches_Hotel_GmbH_1015."
Man kann also sofort zuordnen, um welche PDF-Datei es sich handelt. Dank der Rechnungsnummer am Ende kann mithilfe der betriebssystemeigenen Suchfunktion nach der Rechnung gesucht werden.

Einrichtung der Zusatzfelder und der Benennung von Beleg-Dateien

Einrichtung der Zusatzfelder

Möchten Sie Ihre Lieferscheine mit Zusatzfeldern versehen, dann öffnen Sie über die Schnellsuchzeile den Einstellungsbereich "Zusatzfelder". Wählen Sie dort den Reiter "Lieferscheine" aus und klicken auf den Button " + anlegen".

Wählen Sie nun sich öffnenden Maske den gewünschten "Typ", wie etwa "Text" oder "Auswahlfeld" aus und geben Sie dem Zusatzfeld einen aussagekräftigen Namen. Schon können Sie Ihre Lieferscheine mit dem gerade angelegten Zusatzfeld befüllen.

Einrichtung der Belegbenennung

Die Einrichtung der individuellen Benennung von Dateien gestaltet sich ähnlich einfach. Geben Sie dazu in der Schnellsuchleiste "Einstellungen Faktura" ein und öffnen Sie den gleichnamigen Einstellungsbereich. Klicken Sie danach auf den Reiter "Beleg-Typen" und wählen dort den gewünschten Beleg-Typ (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Stornobeleg, Umsatzbeleg, Dauerrechnung, Dauergutschrift) aus. Im Feld "Dateinamen-Format" können Sie nun den Dateinamen vergeben. Um diesen nach einem individuellen Schema aufzubauen, bedienen Sie sich an den Bausteinen unterhalb der Eingabezeile. Kopieren Sie diese einfach in der gewünschten Reihenfolge direkt in die Eingabezeile. Handschriftliche Ergänzungen, je nach Bedarf, sind auch möglich.

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