Zusätzliche System Tools – aufräumen und strukturieren mit wenigen Klicks
So sorgen Sie für Ordnung in Ihrer Datenbank
Man kennt es in jedem Unternehmen: Trotz identischer Arbeitsanweisungen sehen die Ergebnisse bestimmter Prozeduren von Mitarbeiter zu Mitarbeiter oft ein wenig verschiedener aus, als sie eigentlich sollten. In kleiner Anzahl kann man das zumeist als Schönheitsfehler abtun und darüber hinwegsehen. Summieren sich die Ungenauigkeiten aber, so kommt es schnell zur Ineffizienz durch die ständige Notwendigkeit, bei eigentlichen Standardangelegenheiten, wie z. B. dem visuellen Erfassen eines Kundendatensatzes, immer kurz innehalten oder sich neu orientieren zu müssen.
Darum wurden die System Tools des AkquiseManagers geschaffen, um Ordnung und Struktur in Ihrer Datenbank zu gewährleisten. Mit ihnen können Sie verschiedene Bereiche innerhalb Ihrer Kundendatensätze nach Fehlern oder nicht einheitlichen Eingaben durchsuchen und sich diese anzeigen lassen. Anschließend korrigieren Sie sie mit nur wenigen Klicks selbst, ähnlich wie bei der Massenbearbeitungsfunktion, und stellen so sehr schnell die saubere und korrekte Struktur wieder her. Im Folgenden zeigen wir Ihnen drei dieser Werkzeuge, welche Sie im Menüpunkt "Einstellungen" unter "System-Tools" finden, im Detail.
Ansprechpartner optimieren
Vor allem beim Import aus externen, nicht fehlerfrei aufbereiteten Quellen, aber auch durch Ungenauigkeiten bei der manuellen Bearbeitung kann es innerhalb der Ansprechpartnerdatensätze zu fehlerhaft befüllten Eingabefeldern kommen. Am häufigsten werden dabei Anreden oder Titel nicht in die dafür vorgesehenen Felder übertragen. Die Werkzeuge für die Optimierung der Ansprechpartnerangaben können dies einfach korrigieren.
- Anrede im Titel bereinigen
Diese Funktion erkennt die Anreden Herr und Frau innerhalb des Eingabefelds "Titel". Nach Auswahl der Funktion "Anrede im Titel bereinigen" innerhalb des System Tool-Fensters "Ansprechpartneroptimierung" wird Ihnen eine Liste der Datensätze dargestellt, in denen solche falschen Eingaben vorhanden sind. Die Anzeigen gliedern sich bei jedem Datensatz in die falsche, ursprüngliche Eingabeform und die korrigierte Fassung darunter. Durch einen Klick auf die Schaltfläche "Optimierung durchführen" wird die Behebung aller in der Übersicht aufgeführten Fehler vorgenommen. - Anrede im Vornamen bereinigen
Anreden können auch ungewollt zusammen mit dem Vornamen des Ansprechpartners in das Eingabefeld "Vorname" gewandert sein. Wählen Sie die Funktion zur Erkennung dieser Konstellation und lassen Sie die als fehlerhaft aufgelisteten Ansprechpartnerdaten durch den Klick "Optimierung durchführen" vom System verbessern. - Anrede im Nachnamen bereinigen
Für Erkennung von Anreden in den Feldern für die Eingabe des Nachnamens eines Ansprechpartners existiert ebenfalls eine Funktion, die nach dem gleichen Prinzip wie für die Korrektur von Eintragungen im Vornamenfeld arbeitet und genauso zu bedienen ist. - Anrede über Vornamen ermitteln
Fehlt bei manchen Ansprechpartnern die Anrede gänzlich, so gibt es dafür das Werkzeug "Anrede über Vornamen ermitteln". Das System ist in der Lage, eine sehr große Bandbreite an nationalen und internationalen Vornamen zu erfassen und die entsprechende weibliche oder männliche Anrede im zugehörigen Feld automatisch zu ergänzen. Auch dieser Vorgang wird durch einen Klick auf "Optimierung durchführen" für alle gefundenen Kandidaten ausgeführt. - Titel über Nachnamen ermitteln
Sollten Titel fälschlich als Bestandteil des Nachnamens eingepflegt worden sein, so bietet das System hierfür die Funktion "Titel über Nachnamen ermitteln" an. Wie bei den Vornamen, so werden dabei viele verschiedene Arten und Konstellationen von Titeln erkannt und in die richtige Eingabe-/Anzeigebox übertragen.
E-Mail verschieben
Vor allem bei der Selektion von Empfängern für den Versand einer Serienmail kollidiert oft der Wunsch des Absenders, die Adressaten auch immer personalisiert anzusprechen, mit der ungenügenden Menge der vorhandenen Daten. Dies passiert dann, wenn bei einer Firma zwar der richtige Ansprechpartner, aber nicht seine direkte E-Mail-Adresse bekannt ist. Somit existiert nur ein unvollständiger Ansprechpartnereintrag, der nicht als Basis für ein personalisiertes Anschreiben dienen kann. Um nicht ganz auf das immer noch wirksame Mittel der persönlichen Ansprache verzichten zu müssen, kann in solchen Fällen das System Tool "E-Mail verschieben" eingesetzt werden. Es erkennt alle Datensätze, bei denen die E-Mail-Adressen der Ansprechpartner fehlen, aber zugleich eine allgemeine Adresse, wie eine "info@..." oder "kontakt@...", in den Stammdaten der Kundenkartei hinterlegt ist. Klicken Sie auf "Durchführen" innerhalb der Maske dieses System Tools, werden die Adressen aus den Stammdaten in die E-Mail-Adressenfelder des jeweils zuerst in einem Datensatz aufgeführten Ansprechpartners kopiert. Dem Versand von Nachrichten mit den angenehmeren Anreden "Guten Tag Herr Meier" oder "Grüß Gott Frau Schmidt", statt "Sehr geehrte Damen und Herren" steht nun nichts mehr im Wege.
Tipp: Wählen Sie die Zusatzoption "E-Mail-Adressen verschieben" aus, so werden die Adressen nicht nur in den Ansprechpartner kopiert, sondern dabei auch aus den Stammdaten gelöscht.
Postleitzahlen auf Stellen prüfen
Vor allem bei Importvorgängen aus Excel- oder CSV-Dateien kommt es zur Problematik, dass aufgrund der Formatierung der Basistabelle die führende Null bei ostdeutschen Postleitzahlen "geschluckt" wird. Selbst bei der Umstellung der Formatierung auf das spezielle Format für deutsche Postleitzahlen bleibt dieses Phänomen meist hartnäckig im Hintergrund erhalten, sodass der Importer diese Eingaben nicht sauber verarbeiten kann. Auch für diesen Fall gibt es ein eigenes System Tool, was unvollständige deutsche Postleitzahlen ergänzend mit einer Null am Anfang versieht. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche "Korrektur jetzt starten" in der Maske "PLZ auf Stellen prüfen".
Ein weiteres System Tool wird Ihnen in diesem Artikel vorgestellt:
"Normierung von Telekommunikationsnummern"