Verwendung von Variablen eines Primärobjekts bei Verträgen

Qualitativ hochwertige Verträge durch standardisierte Vertragserstellungsprozesse

Stellen Sie sich vor, Frau Huber sitzt im Büro, es ist kurz vor Feierabend und sie möchte noch einen letzten Vertrag aufsetzen. Nach dem langen Tag, welcher u. a. einige anstrengende Termine beinhaltete, schleichen sich versehentlich ein paar Buchstabendreher ein. Dies ist im Nachhinein natürlich besonders ärgerlich für Frau Huber, da die Korrektur wiederum weitere Zeit kostet. Am nächsten Morgen, mit neuer Energie, sucht sie sich eine Lösung, wie sie solche Missgeschicke noch besser vermeiden kann. Da liest sie in den AkquiseManager System-News einen Beitrag über die Funktion der Vorbelegung, insbesondere bzgl. der Verwendung von Variablen eines Primärobjekts bei Verträgen. Frau Huber legt sogleich für die verschiedenen Vertragsdaten Parameter in der entsprechenden Vertragsvorlage inklusive Vorbelegung an. Buchstabendreher gehören also glücklicherweise ab diesem Zeitpunkt der Vergangenheit an.

Durch die standardisierte Erstellung von Verträgen wird eine fehlerfreie und schnelle Abwicklung dieses immer wieder vorkommenden Prozesses gewährleistet. Indem Sie schon bei der Generierung des Vertragsdokuments bestimmte Pflichteingabefelder setzen, wird sichergestellt, dass keine wichtigen Details vergessen werden. Somit sind Ihre Verträge von stets gleichbleibender hoher Qualität. Außerdem können Sie auch Informationen über die sogenannte Vorbelegung einfließen lassen.

Zusätzlich haben Sie im Vertrags-Tool die Option, auch Variablen, welche auf Feldinhalte von Primärobjekten zugreifen, zu verwenden. So könnten Sie beispielsweise den Objekt-Titel oder einzelne ausgewählte Objektfelder als Eingabefelder in der Vertragserstellungsmaske hinterlegen, die sogleich durch eine zuvor definierte Vorbelegung befüllt werden. Diese Eingabefelder lassen sich natürlich individuell, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten, anlegen.

So verwenden Sie Variablen eines Primärobjekts bei der Erstellung von Verträgen

Wie sich in Ihrem Vertragserstellungs-Tool Vertragsvorlagen einrichten und (Pflicht-) Eingabefelder definieren lassen, können Sie im folgenden News-Beitrag nochmals nachlesen: "Schnelle Erstellung von Verträgen – so hilft Ihnen der AkquiseManager"

Um nun Variablen von Primärobjekten bei der Erstellung von Verträgen mit Hilfe der Vorbelegung automatisch einfließen zu lassen, öffnen Sie eine Vertragsvorlage. Diese finden Sie in den Einstellungen im Bereich "CRM" unter dem Punkt "Vertragsvorlagen".

In der geöffneten Vertragsvorlage können Sie im Bereich "Parameter" ebenfalls Objektdaten einfließen lassen. Nachfolgend wird Ihnen an einem Beispiel detailliert erklärt, wie sich die Vorbelegung für einzelne Objektdaten festlegen lässt.

Die Variable für die Vorbelegung setzt sich wie folgt zusammen:

Beispiel: #o1.o_gewicht_in_kilogramm#

Zu Beginn steht eine "#". Danach folgt die Objekt-ID, welche Sie in den Objekt-Einstellungen einsehen können [Abb. 2/1]. In diesem Beispiel folgt somit als nächstes "o1". Den nachfolgenden Part grenzen sie nun von der Objekt-ID mit Hilfe eines Punktes ab. Nun kommt der Teil des entsprechenden Objektfelds. Diesen können Sie ganz einfach aus der Spalte "Feld" im Bereich Objektfelder innerhalb der Objekt-Einstellungen herauskopieren [Abb. 2/2]. In diesem Beispiel folgt also: "o_gewicht_in_kilogramm". Zum Schluss steht ebenfalls eine "#".

Die Daten des entsprechenden Objekts werden direkt aus dem beim Kunden angelegten Objekt übernommen.

Wie in [Abb. 4] dargestellt könnte nun die zugehörige Vertragserstellung aussehen. Die Daten werden automatisch integriert, sodass ihre Korrektheit und Vollständigkeit stets gewährleistet wird.

Hinweis: Achten Sie bei der Erstellung der Variable für die Vorbelegung unbedingt darauf, Umlaute aufzulösen (Beispiel: Anstelle von "ü" schreiben Sie "ue").

In Bezug auf Verträge und das Thema "Objekte" gibt es noch viele weitere interessante Funktionen. Diese können Sie in den folgenden News-Artikeln kennenlernen:
"Schnelle Erstellung von Verträgen – so hilft Ihnen der AkquiseManager"
"Verbesserte Anzeigeoptionen von Objekten in der Ansicht einer Kundenkartei"
"Verknüpfen von Objekten mit Aktivitäten, Wiedervorlagen und Verkaufschancen"
"Prozess-Buttons jetzt auch in Objekten"