Termineinladungen aus dem AkquiseManager verschicken

So geht effiziente Terminierung richtig – mit der Termineinladung

Mit dem AkquiseManager verschicken Sie mit nur einem Klick Termineinladungen im iCal-Format. Diese Funktion ist neben der einfachen Terminbestätigung per E-Mail und der automatischen Terminerinnerung das effizienteste Werkzeug, um überraschend geplatzten Kundenterminen vorzubeugen.

iCal-Einladungen werden von allen gängigen E-Mail- und Kalender-Clients (Outlook, Thunderbird, "Mail" bei Mac) unterstützt. Durch drei simple Mausklicks zum Öffnen und zum Zusagen bestätigt das Gegenüber die Teilnahme. Die Antwort wird automatisch an den AkquiseManager zurückgeschickt, von ihm direkt ohne Ihr Zutun erkannt und im Hintergrund verarbeitet. Selbstverständlich sind auch Zusagen unter Vorbehalt oder Absagen möglich. Das Ergebnis ist darauf als Statusanzeige entweder in der Kundenstammdatenansicht selbst, in der Kalenderansicht per Maus-Roll-Over über dem entsprechenden Termin, oder übersichtlich in der Liste der Kalendereinträge zu sehen.

Termineinladungen im iCal-Format erfreuen sich einer großen Akzeptanz und werden bei nahezu allen Firmen verwendet. Kein Wunder – noch bequemer, einfacher und effizienter ist Terminmanagement kaum möglich.

Die Funktionen und Möglichkeiten bei der Termineinladung im Detail

Aktivierung der Termineinladungsfunktion

Sie aktivieren die Funktion zum Versand von Termineinladungen unter "Einstellungen", "System" unter dem Reiter "Termine". Ebenfalls können Sie durch die damit verbundene Einstellung "Postfacheingang aus Gateway an Postfachinhaber weiterleiten" festlegen, ob Sie jedes Mal zusätzlich per E-Mail benachrichtigt werden wollen, wenn eine Termineinladung beantwortet wurde.

Der Versand von Termineinladungen

Bei der Anlage eines neuen Termins genügt ein Klick in die entsprechende Checkbox, sodass automatisch beim Speichern eine iCal-Termineinladung per E-Mail an den vorher ausgewählten Ansprechpartner verschickt wird. Ist kein Ansprechpartner eingestellt, so schickt der AkquiseManager die Einladung an die in den Stammdaten des Kunden hinterlegte allgemeine E-Mail-Adresse. Dass der Versand ordnungsgemäß stattfand, zeigt Ihnen eine Infobox an. Bis zum Empfang einer Antwort ist der Einladungsstatus "Anfrage" zu sehen.

Auch das nachträgliche Verschicken einer Einladung, wenn dies nicht direkt bei der Terminanlage veranlasst wurde, ist machbar. Begeben Sie sich dafür in den Termin und betätigen den entsprechenden Textlink auf der rechten Seite des Fensters. Achten Sie darauf, dass der Termin dafür auch in der Zukunft liegen muss. Bei vergangenen Terminen wird keine Einladung mehr verschickt.

Hinweis: Nach dem Versand können die Parameter, die als Inhalt der Termineinladung verwendet wurden, nicht mehr bearbeitet werden, um einen fehlerhaften Informationsfluss zu vermeiden. Ebenso ist keine Löschen des Termins möglich. Erst wenn der Status auf "Absage" geändert oder die Termineinladung entfernt wurde, sind auch Änderungen an den Terminbestandteilen wieder durchführbar.

Der Empfang einer Einladungsantwort

Schickt das Gegenüber eine Antwort, indem es auf eine in der E-Mail auswählbaren Bestätigungsoptionen klickt, so wird diese vom AkquiseManager direkt registriert, worauf er den Status des Termins entsprechend anpasst und anzeigt.

Da eine Antwort auch auf anderem Wege denkbar ist, z.B. via Telefon, steht Ihnen ebenfalls die Möglichkeit einer manuellen Statusänderung zur Verfügung. Klicken Sie dafür auf den gewünschten Status unter dem Punkt "Status ändern" in der Terminmaske. Der Terminpartner wird darüber über eine E-Mail-Textnachricht informiert.

Sollte der Empfänger den Status des Termins auf seiner Seite ein weiteres Mal ändern, dann werden Sie natürlich auch darüber vom AkquiseManager informiert, sofern er die Änderung über die iCal-Funktion getätigt hat. Der neue Status, sowie ein Vermerk über die nachträgliche Änderung, werden Ihnen in allen Terminansichten dargestellt. Das Gleiche geschieht auch bei mehrfacher Anpassung durch Ihre eigene Hand.

Hinweis: Nach einer Absage durch die Gegenseite kann eine Löschung des Termins oder Entfernung der Einladung vorgenommen werden, ohne dass dabei wieder eine iCal-Benachrichtigung verschickt wird. Als Hinweis darauf ändert sich auch der Wortlaut der Schaltfläche zum Entfernen der Termineinladung: Der Zusatz "inklusive E-Mail" entfällt.

Weiteres Wissenswertes zur Verwendung  von Termineinladungen

Ist die E-Mail-Adresse des Empfängers fehlerhaft und der AkquiseManager erhält eine Fehlermeldung, dass die Nachricht mit der iCal-Einladung nicht korrekt zugestellt werden konnte, so werden Sie darüber nicht nur durch den passenden Hinweis in Ihrem Postfach informiert, sondern auch über die Anzeige des Status "Fehler" bei der zugehörigen Termineinladung.

Die Absenderadresse Ihres AkquiseManagers für iCal-Einladungen ist nicht identisch mit Ihrer normalerweise verwendeten Absenderadresse für regulären E-Mail-Verkehr. Für eine Antwort Ihres Gegenübers in freitextlicher Form muss immer Ihre dafür auch vorgesehen E-Mail-Adresse verwendet werden. Sollte jedoch trotzdem eine Textantwort an die Absenderadresse der Termineinladung geschickt werden, ist keine korrekte Verarbeitung möglich und Sie erhalten darüber eine Meldung in Ihrem Postfach.