Teilzahlungsrechnungen

Flexible Aufteilung von Zahlungen mit Vorteilen für beide Seiten

Teilzahlungen sind in verschiedenen Branchen zu verschiedenen Gelegenheiten eine durchaus übliche Praxis. Sie erlauben es beispielsweise einerseits dem Rechnungssteller einen gewissen Betrag der Gesamtrechnung als Anzahlung zu verlangen und ordnungsgemäß belegt zu verbuchen. Andererseits kann es auch für den Rechnungsempfänger von Vorteil sein, dass er den Rechnungsbetrag nicht auf einmal, sondern in mehreren Teilen begleichen muss.

Auch in Fakturex können Teilzahlungsrechnungen erfasst und ausgestellt werden. Besonders vorteilhaft für den Rechnungssteller ist dabei, dass sich diese auf einzelne Positionen beziehen können, während andere dabei völlig außer Acht gelassen und erst später abgerechnet werden. Diese Funktionen sind nur in der Fakturex-Pro-Version vorhanden. Wie man Sie dort aktiviert, zeigen wir Ihnen am Ende des Artikels.

Zur Abschlagszahlung, welche auf den ersten Blick große Ähnlichkeit mit der Teilzahlung hat, gibt es aber klare Unterschiede. Auch wenn dieser Beitrag das Thema "Teilrechnungen" als Kernpunkt behandelt, wird an der einen oder anderen Stelle bewusst der Vergleich zur Abschlagszahlung gezogen. Dies soll Lesern, die bisher weniger Berührungspunkte mit diesen Belegarten hatten, helfen, die Unterschiede kennenzulernen und zu verstehen, damit sie die beiden Rechnungstypen vielleicht zukünftig selbst vorteilsbringend im eigenen Unternehmen einsetzen können.

Der Einsatz von Teilzahlungsrechnungen in Fakturex

Als Beispiel für die folgenden Erklärungen dient ein fiktiver Handwerksbetrieb, welcher einen Auftrag zur Lieferung und Verlegung von Parkettböden übernommen hat. Das Material und die Arbeitspauschale finden sich als zwei getrennte Posten im Auftragsbeleg wieder. Vereinbart wurden eine Anzahlung von 25 % des Materialpreises sofort bei Erteilung des Auftrags und anschließend die Zahlung der restlichen 75 % bei Lieferung. Die Begleichung der Arbeitspauschale soll nach kompletter Fertigstellung des Auftrags erfolgen. Versetzen Sie sich in die Situation des Innendienstmitarbeiters, dessen Aufgabe es nun ist, die Teilzahlungsrechnungen korrekt zu erstellen.

Die Erstellung von Teilrechnungen

Zuerst übermitteln Sie den Gesamtauftrag an den Auftraggeber. Klicken Sie danach für die Anfertigung der ersten Teilrechnung über die Anzahlung in der Belegerstellungsmaske auf den Button "Teilrechnung" im mittleren oberen Bereich.

Darauf öffnet sich ein neuer Bereich am oberen Rand des Fensters, der es Ihnen erlaubt einzustellen, wieviel Prozent einer bestimmten Position Sie in der Teilrechnung verbuchen wollen. Wie bereits angedeutet ist es hierbei völlig Ihnen überlassen, ob Sie eine oder mehrere Positionen des Auftrags auf diese Weise bearbeiten wollen. In unserem Fall werden 25 % der Materialkosten in die erste Teilrechnung aufgenommen.

Wird die Eingabe durch einen Klick auf den Button "Rechnung erstellen" bestätigt, überführt Sie das System automatisch in eine neue Belegerstellungsmaske. Sie sehen dort den sich ergebenden Teilbetrag des Auftrags als eigene Position aufgeführt.

Die erste Teilrechnung ist damit versandfertig und kann wie gewohnt auf dem gewünschten Weg verschickt werden. Sie enthält Angaben über die zugrundeliegende Gesamtsumme der Position, aus der der Teilbetrag abgeleitet wurde sowie natürlich den Teilbetrag selbst und die aus ihm resultierende Mehrwertsteuer, die gegebenenfalls hinzuaddiert wird.

Hinweis: Teilrechnungen können nur aus Aufträgen generiert werden. Hierbei legen Sie immer einen Prozentwert eines Positionsbetrags fest, aus dem dann der Betrag errechnet wird. Bei Abschlagszahlungen können in Fakturex sowohl Prozentwerte als auch Beträge festgelegt werden.

In der Belegerstellungsmaske der Teilrechnung finden Sie auf der rechten Seite den Bereich "Zugehörige Belege". Klicken Sie auf den Auftrag, aus dem heraus die Teilrechnung erstellt wurde, um wieder in dessen Maske zurückzukehren.

Gehen wir nun davon aus, dass die Anzahlung geleistet und das Parkett angeliefert wurde. Laut Vereinbarung werden jetzt die restlichen 75 % der Materialkosten fällig. Befolgen Sie erneut die Arbeitsschritte von Anfang an und tragen dieses Mal statt der 25 % für die Anzahlung 75 % in die Eingabemaske zur Festlegung des Teilzahlungsbetrags ein, um die restlichen Materialkosten abzurechnen. Nach dem Versand der zweiten Teilzahlungsrechnung sind zwei der drei vereinbarten Punkte erfüllt. Es bleibt nur noch die Abschlussrechnung.

Optionale Erstellung der Abschlussrechnung

Nachdem die Teilzahlungsrechnungen verschickt wurden, muss nach Fertigstellung der Verlegearbeiten noch die dafür anfallende Kostenpauschale abgerechnet werden. Öffnen Sie dafür den Auftrag und klicken im mittleren oberen Bereich der Belegerstellungsmaske auf den Button "Weiterführen". Wählen Sie im Dropdown-Menü des sich öffnenden Bereichs den Punkt "Rechnung (Teilrechnung: Abschlussrechnung)" und bestätigen Ihre Wahl durch Klick auf den Button "Abschicken".

Tipp: Der Status des Auftragsbelegs kann auch manuell geändert werden. Sollte es nötig sein, so kann der Auftragsvorgang auch abgebrochen werden, indem Sie dem Beleg den gleichnamigen Status zuweisen.

Aus dem Auftrag wird ein Abschlussbeleg generiert, dessen Erstellungsmaske auch eine klare Kennzeichnung in der Überschrift enthält. Versenden Sie den Beleg an den Auftraggeber.

Auf dem Beleg der Abschlussrechnung wird ausschließlich der Posten der noch nicht beglichenen Verlegearbeiten als zu zahlen aufgeführt. Die Materialkosten werden rein zur Information beim Abschlussbeleg angegeben und dabei als bereits beglichen ausgewiesen.

Hinweise: Im Gegensatz zu den Abschlagszahlungen ist bei Teilzahlungsrechnungen eine Abschlussrechnung optional. Sie könnten demnach auch den Beleg für die Arbeitspauschale als Teilrechnung verschicken, ohne dass ein weiterer Beleg mit der kompletten Auflistung aller Positionen zum Ende folgen müsste.
Etwaige Garantieansprüche für die Positionen der Teilrechnungen beginnen schon mit dem Leistungsdatum der jeweiligen Teilrechnung. Bei Abschlagszahlungen beginnt die Garantiezeit erst mit dem Leistungsdatum aus der Abschlussrechnung.

Alle mit dem Auftrag zusammenhängenden Belege finden Sie auf der rechten Seite innerhalb der Belegerstellungsmaske eines jeden Einzelbelegs als Teile einer übersichtlichen Aufstellung.

So aktivieren Sie die Teilrechnungen

Für die Verwendung von Teilrechnungen aktivieren Sie diese unter "Einstellungen", "Faktura", "Einstellungen" unter dem Reiter "Beleg-Typen". Klicken Sie hier die Checkbox "Teilrechnungen aus Auftrag" an. Folgende Feineinstellungen können dabei ebenso vorgenommen werden:

• Status sofort auf "versandbereit" setzen
  Teilrechnungsbelege werden gleich bei der Erstellung mit dem gleichnamigen Status versehen. Hierdurch werden Sie z. B. sofort vom automatischen Rechnungsversand erfasst und bei der nächsten auslösenden Gelegenheit mit verschickt.
• Rechnungsnummer sofort vergeben
  Bei Wahl dieser Option wird sofort eine Rechnungsnummer bei der Erstellung vergeben. Je nach den auf den Nutzer übertragenen Bearbeitungsrechten können dadurch nachträgliche Arbeiten am Teilzahlungsbeleg, wie Ergänzungen, evtl. nicht mehr möglich sein.
• Prozenteingabe ist Gesamt-Prozent
  Aktivieren Sie diese Option, so weisen Sie das System an, bei Prozentangaben nicht den eingetragenen prozentualen Anteil als Teilrechnungsbetrag auszugeben, sondern auf einen bestimmten Prozentsatz "aufzuschließen".
  Beispiel: Bei einer Position wurden bereits 20 % als Teilzahlung abgerechnet. Geben Sie nun bei der nächsten Erstellung einer Teilzahlungsrechnung bei der gleichen Position 50 % ein, so werden nicht 50 % des Positionsbetrags errechnet. Es wird stattdessen die Differenz von den schon abgerechneten 20 % zu den 50 % verwendet.

Die restlichen Optionen erlauben Ihnen die Änderung der Begriffe "Teilrechnung" und "Abschlussrechnung" bei verschiedenen Bereichen in unternehmensspezifische Benennungen.

Zu diesem Thema passende Beiträge haben wir anschließend für Sie zusammengefasst:
"Die Verrechnung von Teilzahlungen"
"Abschlagszahlungen"
"Sammelrechnungen und automatischer Belegversand"
"Die automatisch wiederkehrende Rechnung"
"Anfangs- und Endpunkte bei wiederkehrenden Rechnungen genau festlegen"
"Einsatz von Berechnungsformeln in Belegen"