Spezielle Funktionen beim Einsatz von Formularen

Erinnerungs- und Benachrichtigungsfunktion bei den Formularen

Formulare – die optimale Funktion zum schnellen Sammeln von Informationen. Dabei handelt es sich um eine äußerst effiziente Form der Datengewinnung. Sie können für die verschiedensten Verwendungszwecke standardisierte Formulare erstellen und anschließend ohne großen Aufwand bestimmte gewünschte Informationen abfragen. Durch die einheitliche Form wird auch eine bedeutend leichtere Bearbeitung sichergestellt.

Wie man sieht, bringen Formulare viele Vorteile mit sich. Was bringen einem nun aber diese standardisierten Formulare, wenn sie dann nicht ausgefüllt werden oder man immer wieder manuell daran erinnern muss, dass diese noch nicht ausgefüllt wurden. Derartige Fälle kosten Zeit und sind zudem auch noch ziemlich nervig. Im ameax Dokumentenportal gibt es genau für diese Thematik eine angenehme Lösung, sodass man sich nicht mehr komplett manuell damit befassen muss. Um den Rücklauf noch effizienter kontrollieren zu können, werden Ihnen im Rahmen des Bereichs "Formulare" sowohl eine Erinnerungsfunktion, als auch eine Benachrichtigungsfunktion geboten.

Bei der Erinnerungsfunktion wird der Kunde per E-Mail daran erinnert, ein ihm übersandtes Formular auszufüllen. Reagiert er nicht, kann für den Benachrichtigungs-Benutzer automatisch eine Wiedervorlage erstellt werden. Die Option der Erstellung einer Wiedervorlage haben Sie ebenso, wenn der Kunde das Formular ausgefüllt hat. Diese beiden Optionen sind jeweils Teil der Benachrichtigungsfunktion.

So aktivieren und nutzen Sie diese Funktionen

Um die beiden Funktionen (Erinnerungsfunktion und Benachrichtigungsfunktion) zu aktivieren, öffnen Sie in den Einstellungen unter "Dokumentenportal" den Bereich "Formulare Einstellungen". Die einzelnen Funktionen aktivieren Sie, indem Sie beim entsprechenden Punkt einen Haken setzen und die Eingabe anschließend speichern.

Bei der Erinnerungsfunktion haben Sie die Möglichkeit, festzulegen, dass die Erinnerungen nur an Arbeitstagen versendet werden. Außerdem können Sie den konkreten Zeitpunkt, zu dem die Erinnerungen erfolgen sollen, festlegen [Abb. 1/2].

Im Rahmen der Benachrichtigungsfunktion lassen sich automatisch Wiedervorlagen erstellen, wenn ein Formular abgesendet wurde oder auch, falls die Erinnerungsfunktion keinen Erfolg gebracht hat. Hierzu können Sie auch jeweils eine sofortige E-Mail-Benachrichtigung aktivieren [Abb. 1/1].

Erstellung einer Textvorlagen Kategorie

Zuerst erstellen Sie eine Textvorlagen Kategorie mit dem Modul "Formulare (Anschreiben und Erinnerungen)". Öffnen Sie hierzu in den Einstellungen den Bereich "Nachrichten" und klicken auf "Textvorlagen Kategorien". Über den Button "Anlegen" lässt sich eine neue Textvorlagen Kategorie definieren.

Erstellung einer Textvorlage

Als nächstes öffnen Sie in den Einstellungen unter "Nachrichten" den Bereich "Textvorlagen" und legen eine neue Textvorlage mit der zuvor erstellten Kategorie "Formulare" an.

Erstellung eines Formulars mit aktivierter Erinnerungsfunktion

Ein neues Formular können Sie in den Einstellungen im Bereich "Dokumentenportal" unter "Formulare" erstellen. Beim Punkt "Erinnerungsfunktion Voreinstellung" lassen sich die Wartezeit in Tagen bis zur Erinnerung und die Anzahl der Wiederholungen einstellen. Außerdem können Sie an dieser Stelle die zuvor erstellte Textvorlage auswählen.

Anlage eines Formulars beim Kunden

In einem geöffneten Kunden-Datensatz lässt sich nun über den entsprechenden Aktions-Button ein "Formular anlegen". Im Bereich Benachrichtigung wählen Sie den Benutzer aus, der die Benachrichtigungen erhalten soll. Bei der Erinnerungsfunktion können Sie außerdem die entsprechenden Optionen, wie z. B. die Wartezeit in Tagen bis zur Erinnerung, bei Bedarf nochmals manuell abändern.

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