Schnelle Erstellung von Verträgen – so hilft Ihnen der AkquiseManager

Wie unterstützt Sie der AkquiseManager bei der Vertragserstellung?

Der AkquiseManager ist jetzt auch der Partner auf dem Gebiet der Erstellung von Vertragsdokumenten jeglicher Art. Das einmalige Anfertigen und Hochladen von standardisierten Vertragsvorlagen genügt. Die Verwendung Ihrer bereits als Word-Datei bestehenden Vertragsvorlagen ist selbstverständlich auch möglich. Zukünftig wird sich dann das System darum kümmern, alle wichtigen Informationen zum Ergänzen des Dokuments beim Bearbeiter abzufragen und automatisch an den passenden Stellen einzufügen. Ebenfalls können ganze Textpassagen, wie Sonderklauseln und Vereinbarungen, mit nur einem Klick hinzugefügt oder gelöscht werden. Die hohe Individualisierbarkeit erlaubt Ihnen daher auch, häufig verwendete umfangreichere Dokumente mit wenig Aufwand zu generieren. Für die folgenden Erklärungen wurde als Beispiel der Verkauf einer Maschine zu Landbewirtschaftung an einen fiktiven Landwirtschaftsbetrieb gewählt.

Welche Vorbereitungen sind nötig?

Einrichtung der Vertragsvorlage

Vor dem Einpflegen eines Vertragsdokuments in den AkquiseManager ist es wichtig, zuerst einmal die Vertragsvorlage im System anzulegen. Wählen Sie dafür im Einstellungsmenü den Punkt "Vertragsvorlagen" und klicken Sie im sich öffnenden Bereich auf "Anlegen". Tragen Sie als Nächstes eine Bezeichnung für die Vertragsvorlage ein und bestätigen diesen Vorgang mit "Abschicken".

Definieren von Platzhaltern

Durch den Gebrauch von Platzhaltern im später hochgeladenen Vertragsvorlagendokument, markieren Sie die Felder, welche zukünftig vom AkquiseManager mit Ihren Eingaben ergänzt werden sollen. Um diese zu definieren, öffnen Sie die gerade angelegte Vertragsvoralge und wählen im folgenden Fenster im Bereich "Parameter" die Schaltfläche "Anlegen".

• Weisen Sie der Parameterangabe eine Titelbezeichnung zu, die dann in der entsprechenden Maske neben den Eingabefeldern zu Befüllung der Platzhalter stehen soll.
• Unter die Titelbezeichnung schreiben Sie einen beliebigen dazugehörigen Platzhalterparameter. Dieser wird von Rauten eingegrenzt und darf keine Umlaute, Sonder-, oder Leerzeichen enthalten.
• Die Platzhalterparameter für die Eintragung der Kundendaten brauchen nicht selbst definiert werden. Alle hierfür vorgesehenen Variablen zum Einfügen in das Vertragsdokument entnehmen Sie bequem der ebenfalls im Fenster "Vertragsvorlage" aufgeführten Liste.
• Auch ganze Passagen können durch Setzen entsprechender Platzhaltermarkierungen um den gewünschten Text herum zukünftig mit einem Klick hinzugefügt oder weggelassen werden.

• Bei der Parameterangabe haben Sie abschließend auch die Möglichkeit auszuwählen, ob das Feld eine Pflichteingabe darstellt und von welchem Typ es ist. Nutzen Sie im Gegensatz zur Texteingabe die "Blockverwendung" um dem AkquiseManager zu signalisieren, dass es sich hier um die Option zum Hinzufügen oder Weglassen von ganzen Textpassagen handeln soll.

Die zukünftige Vertragsschablone – Neuanlage, Konfiguration und Upload

Vor dem Hochladen der Datei, die als Vertragsschablone dienen soll, muss diese zuerst einmalig passend formatiert werden. Beim Schreiben einer komplett neuen Vorlage können Sie von Anfang an die Platzhalter an die dafür im Text vorgesehenen Stellen einlaufen lassen. Kopieren Sie sie einfach aus den Parameterlisten und fügen sie dort ein. Im Gegensatz zum Abschreiben der Platzhalter empfehlen wir den Kopiervorgang um garantieren zu können, dass beim späteren Einlesen der Datei auch wirklich alle Parameter vom System angenommen werden. Ein bereits bestehendes Dokument kann ebenfalls auf die gleiche beschriebene Weise so überarbeitet werden, dass es für den Gebrauch geeignet ist.

Speichern Sie die fertig geschriebene Schablone als Word-RTF-Datei ab. Die meisten gängigen Textverarbeitungsprogramme, wie "Microsoft Word" selbst, oder z.B. "OpenOffice", bieten diese Option sofort beim Sichern als Auswahlmöglichkeit an.

Laden Sie abschließend die vorbereitete Word-RTF-Datei mit Hilfe der entsprechenden Funktion im Anlagefenster der Vertragsvorlage hoch. Nach dem Upload zeigt Ihnen der AkquiseManager die im Dokument korrekt erkannten Platzhalterfelder in der übersichtlichen Liste "Parameter in RTF-Vorlage verwendet" an.

Wie generiert man ein Vertragsdokument im AkquiseManager?

Das Vertragsdokument wird direkt in der Hauptansicht einer Kundenkartei generiert. Klicken Sie dort auf der rechten Seite unter "Verträge" auf "Anlegen". Daraufhin sehen Sie die Auflistung der Parametertitel, die Sie in einem der vorhergehenden Schritte angelegt haben. Im Dropdown-Menü am Anfang wählen Sie die gewünschte Vertragsvorlage aus und befüllen als Nächstes die Eingabefelder mit den entsprechenden Informationen zum Verkaufsobjekt. Pflichtfelder sind mit einem Stern markiert und der Vertrag kann nicht erstellt werden, wenn nicht alle davon eine Eintragung erhalten. Textblöcke lassen Sie durch das Aktivieren von Kontrollkästchen bei Bedarf an die vorher definierten Stellen im Dokument einfließen oder nicht.

Wählen Sie "Speichern" um die gemachten Vertragsangaben zu sichern und "Generieren" um den AkquiseManager eine Word-RTF-Datei des fertigen Vertragsdokuments ausgeben zu lassen. Die Word-RTF-Ausgabedateien besitzen die gleiche Textformatierung wie die zu Beginn hochgeladene Schablone. Sie können am Ende bei Bedarf nochmals manuell editiert, sofort ausgedruckt, oder gleich als schreibsichere PDF-Datei konvertiert und per E-Mail verschickt werden.

Welche Vorteile bringt die standardisierte Vertragserstellung mit sich?

Ob Kauf-, Miet-, oder Leasingvertrag, mit der einfachen und unkomplizierten Art der Erstellung im AkquiseManager wird eine schnelle Abwicklung dieses oft wiederkehrenden Prozesses gewährleistet. Durch Setzen von Pflichteingabefeldern können keine wichtigen Bestandteile vergessen, sowie Fehler vermieden werden. Die standardisierte Vorlage und das simple Einfügen von Informationen in vordefiniert Platzhalter garantiert ebenfalls eine permanent gleich aussehende Formatierung des fertigen Dokuments. Folglich entfallen lästige Korrekturen, von beispielsweise verrutschten Zeilenumbrüchen, oder versehentlich entstandenen Tippfehlern in Textbereichen, die eigentlich gar nicht der Bearbeitung bedurften. Ein perfekt gepflegter Auftritt und höchst professionelles Erscheinungsbild ist Ihrer Firma damit auch in diesem Bereich immer gewiss. Mit der neuen Funktion werden in Ihrem Unternehmen nicht nur zeitliche Ressourcen eingespart, es besteht auch die Möglichkeit zur personellen Verschlankung des Vertriebsinnendienstes, welcher sich bisher immer mit Vertragserstellungen beschäftigte. Diese könnten aufgrund der einfachen Handhabung komplett auf alle Vertriebsmitarbeiter oder andere Sachbearbeiter aufgeteilt werden, sodass sich auch deutlich spürbare finanzielle Vorteile für Ihre Firma ergeben.