Sammelrechnungen und automatischer Belegversand

Erst sammeln, dann (automatisch) verschicken – Ein Ablauf mit System, der nicht nur Portokosten spart

Stellen Sie sich doch einmal folgende Gegebenheiten vor: eine Firma, 3 Produktbereiche, 10 Vertriebsmitarbeiter pro Produktbereich. Es kommt durchaus häufig vor, dass ein Kunde Waren aus zwei oder drei Bereichen ordert und das sogar mehrmals im Monat. Generiert ein jeder dieser Vertriebsmitarbeiter im Schnitt 5 Aufträge am Tag und handelt es sich um hochpreisige Produkte mit einer hohen Gewinnmarge, so kann man hier durchaus von einem florierenden Unternehmen sprechen, sofern alle Begleitumstände stimmen. Der Unternehmensinhaber kann zufrieden sein.

Wechseln wir den Blickwinkel: Aus den erwähnten ca. 150 Bestellungen am Tag werden in einer 5-Tage-Woche 750 und im Monat stolze 3000 Stück. Wie schafft man es bei dieser großen Zahl an Einzelbuchungen so viel Struktur hineinzubringen, dass sich sowohl für die Kunden, als auch das Handelsunternehmen die Faktoren Übersichtlichkeit und Wirtschaftlichkeit bei der Bearbeitung auf dem jeweils bestmöglichen Level befinden? Ganz einfach: durch den Einsatz des AkquiseManagers und seiner Erweiterung Fakturex!

Statt jeden Beleg einzeln zu drucken, falzen, kuvertieren und frankieren werden von Fakturex automatisch in regelmäßigen Abständen 1-2x die Woche Sammelrechnungen für jeden Kunden erstellt. Diese können natürlich auch Buchungen aus mehreren Produktbereichen enthalten, welche dann, sauber durch Zwischenüberschriften getrennt, aufgeführt werden.
Der Innendienst wird dadurch stark entlastet, was eine schlanke Personalstruktur in dieser Abteilung ermöglicht. Gleichzeitig kann auch eine effiziente Arbeitsteilung vollzogen werden: Einfache Arbeit, wie das Versandfertigmachen der Sammelbelege, wird nicht von den hochqualifizierten Mitarbeitern übernommen, sondern kann komplett von der internen Poststelle, welche z.B. mit Aushilfskräften besetzt ist, erledigt werden. Auch der automatische Versand per E-Mail ist möglich und wird auf Wunsch bei einigen Kunden ebenfalls angewendet.

Vorteil: Es entsteht eine mehrfache Win-Situation, denn

• es werden Buchhaltungskosten, sowie mögliche Kosten für Rücklastschriften/Überweisungen reduziert.
• die Rechnungen treffen nicht einzeln und womöglich sogar zeitversetzt beim Kunden ein. Die Zusammenfassung sorgt für mehr Transparenz und dadurch eine schnellere Zahlungsfreigabe.
• die zusammengeführten Rechnungen erleichtern die Abläufe und die Übergabe an evtl. vorhandene Factoring-Partner.
• Sie sparen sich Portokosten.
• auch der Umwelt tun Sie durch das Sparen von Ressourcen, wie Papier und Energie, etwas Gutes!

Sammelrechnung und automatischer Belegversand im Detail

Die Sammelrechnung

Um eine Sammelrechnung bei einem Kunden erstellen zu können, müssen natürlich vorher mehrere Belege des gleichen Typs (Rechnungen/Lieferscheine) in der entsprechenden Kundenmappe auf ihre Abrechnung warten. Dies erreichen Sie, indem Sie beim Beenden der Belegerstellung zum Finalisieren den Belegstatus auf "abrechnungsbereit" setzen.

Es gibt zwei Wege, die Erstellung einer Sammelrechnung anzustoßen:

1. Unter dem Menüpunkt "Faktura" erhalten Sie bei "Alle Belege" durch Einsatz des Filterfelds "Status" eine Auflistung aller abrechnungsbereiten Belege bei allen Kunden. Durch Klick auf den Button "Sammelrechnung erstellen" werden nun alle bestehenden, abrechnungsbereiten Einzelrechnungen oder Lieferscheine zusammengefasst und als jeweils eine gemeinsame Rechnung für jeden Kunden umgewandelt.
2. Sammelrechnungen können auf Wunsch auch täglich zwischen 13:00 und 13:30 Uhr automatisch erstellt werden. Dies bietet sich vor allem in Kombination mit der Funktion "automatischer Belegversand" an (mehr dazu weiter unten). Die tägliche Zusammenfügung aktivieren Sie unter "Einstellungen", "Faktura", "Einstellungen" im Reiter "Allgemeines".
   

Eine fertige Sammelrechnung sehen Sie im nächsten Schaubild. Sie wird nach der Erstellung immer als "versandbereit" gekennzeichnet zwischengespeichert. Zur besseren Übersicht werden verwendete Zwischenüberschriften oder Belegbeschreibungen dort ebenfalls eingefügt (vergleiche mit Schaubild 1). Werden Sammelrechnungen aus Lieferscheinen erstellt, so läuft die Angabe der jeweiligen Belegquelle (Belegnummer), ebenfalls als Zwischenüberschrift, mit ein.
Die Kombinationen, aus denen eine Sammelrechnung bestehen kann, sind vielfältig: Aborechnungen können gemeinsam mit manuell erstellten Rechnungen zusammengefasst werden oder auch mehrere Aborechnungen eines Kunden z.B. zu einer Gesamt-Monatsrechnung.

Der Automatische Belegversand

Nach den im Punkt "Die Sammelrechnung" beschriebenen Schritten, haben Sie zwei Möglichkeiten hinsichtlich des Belegversands fortzufahren: manuell, durch Öffnen des Belegs und Klick auf die gewünschte Versandart oder automatisiert. Grundsätzlich steht der automatische Belegversand bei allen als versandfertig deklarieren Belegen, wie z.B. Aborechnungen, zur Verfügung. Aufgrund der besonderen, die Effizienz steigernden Kombination zwischen der Erstellung von Sammelrechnungen und dem angegliederten automatischen Versand, werden beide Funktionen in diesem Artikel gemeinsam in Relation zueinander dargestellt.

Die Aktivierung des automatischen Belegversands nehmen Sie unter "Einstellungen", "Faktura", "Einstellungen" im Reiter "Belegversand" vor. Hierdurch werden täglich zwischen 13:30 und 14:00 Uhr (genau nach der Erstellung der Sammelrechnungen) die versandfertigen Belege auf dem im Beleg eingestellten Weg oder mit der gewählten Standardmethode verschickt.

Für die automatische Ausführung des Versands von Abonnements / wiederkehrenden Rechnungen gibt es in den Faktura-Einstellungen unter dem Reiter "Abonnements/Provisionen" einen extra Einstellungsbereich. Hier gibt es zwei spezielle Zeitfenster, welche nur für den Abo-Versand vorgesehen sind und eine Auswahlmöglichkeit des Versandmodus. Letzteres gibt an, welchen Belegstatus das frisch generierte Dokument erhalten soll oder ob es gleich zum nächstmöglichen Zeitpunkt automatisch versendet wird. Auch eine Verzögerungsfunktion ist vorhanden, wenn der Versandmodus auf "abrechnungsbereit" gestellt wird. Es handelt sich dabei um eine "soft"-Verzögerung, welche im folgenden Absatz genauer erklärt wird. So schafft man sich ein Zeitfenster für etwaige nachträgliche Ergänzungen oder Korrekturen.

Ein Button für die Einstellung einer zeitlichen Verzögerung befindet sich auch in jeder Belegerstellungsmaske, sofern der automatische Versand aktiviert ist. Wird er betätigt, so öffnet sich eine Eingabemaske mit zwei Drop-Down-Menüs:

• Verzögerung (Tage)
  Legen Sie hier fest, wie viele Tage ein Beleg vor dem Versand zurückgehalten soll
• Modus:
  Soft: Befindet sich z.B. schon ein abrechnungsbereiter Beleg "A" in der Kundenmappe, so wird vor Ablauf der beim neu dazu stoßenden Beleg "B" des gleichen Typs eingestellten Frist trotzdem keine Erstellung einer Sammelrechnung ausgelöst. Erst das Hinzukommen eines dritten Belegs "C" ohne Verzögerungseinstellung würde eine Sammelrechnung nach sich ziehen, in der dann auch der zweite Beleg "B" mit einbezogen werden würde.
• Hard: Der neu in die Kundenmappe gelegte Beleg wird sowohl beim automatischen, als auch beim manuellen Anstoßen eines Versands solange bei der Aufnahme in Sammelrechnungen ignoriert, bis die eingetragen Frist verstrichen ist.

Tipp: Die Verzögerungsfunktion kann vor allem bei der Abrechnung von Projekten äußerst nützlich sein. Hier kann es durchaus vorkommen, dass vom Auftraggeber vielleicht noch spontan Informationen oder Punkte geschickt werden, deren Einbeziehung oder Umsetzung in die eigentlich schon fertige Rechnung dann noch berücksichtigt werden können. Ist der Sicherheitszeitraum ohne Aktion abgelaufen, so wandert der Beleg automatisch in die Abrechnung.

Weiterführende oder ergänzende Artikel gibt es hier für Sie zum Schmökern:
"Der Belegversand mit onlinebrief24.de"
"Zwischenüberschriften in Belegen verwenden"
"Vereinfachte Änderung von Belegstati"
"Belegansicht direkt aus der Belegliste"