Rechteeinstellungen im ameax Aufgaben- und Projektmanagement
Ja oder Nein – wer darf was?
Wie in allen ameax-Software-Produkten, beispielsweise im AkquiseManager oder Fakturex, ist das Rechtemanagement von zentraler Bedeutung. Hierüber koordinieren Sie, welche Bearbeitungsmöglichkeiten welcher Gruppe von Mitarbeitern zur Verfügung stehen. So haben Administratoren quasi Allmacht im System und können Funktionen ohne Einschränkungen nutzen. Da dies in vielen Fällen z. B. auch das Löschen oder Exportieren von Daten beinhaltet, sollte mit der Vergabe von Administratorenrechten sparsam umgegangen werden. Geschäftsführer, leitende Angestellte oder IT-Beauftragte sind hier die passenden Kandidaten. "Normalen" Nutzern können und sollten solche Fähigkeiten verwehrt werden. Darum können Sie eine eigens angepasste Rechtegruppen erstellen und sie den Mitarbeitern zuweisen.
Besonders wenn es um Funktionen geht, die jemand im Berufsalltag braucht oder nicht braucht, kommen die Rechteeinstellungen zum Zug. In der Kombination mit dem CRM-System AkquiseManager kann somit erst einmal grundsätzlich entschieden werden, ob und wenn ja, welche Teile des ameax Aufgaben- und Projektmanagements verwendet werden dürfen.
Geben Sie in die Schnellsuchzeile das Stichwort "Rechtegruppen" ein und klicken den vorgeschlagenen Systemeinstellungspunkt an. Wählen Sie im sich darauf öffnenden Fenster z. B. die Rechtegruppe ("einfache") "User" aus und begeben sich dort zum Reiter "Vorgänge". Hier können Sie über zwei Checkboxen festlegen, ob dieser Rechtegruppe grundsätzlich das Recht zum Arbeiten mit einzelnen Vorgängen oder ganzen Projekten gewährt werden soll.
Tipp: Diese Art von Grundsatzentscheidung beeinflusst auch maßgeblich die Darstellung und Übersicht im System. Gibt es keinen Basiszugriff auf gewisse Funktionen, so tauchen deren Bestandteile auch nicht als Hauptmenüpunkt, Schaltflächenelemente oder in anderen Bereichen auf. Eine schlanke Benutzeroberfläche bleibt gewahrt, welche keine Ablenkung oder Irritation durch für den User überflüssiges Beiwerk bietet.
Aktivieren Sie den Basis-Zugriff für Vorgänge, so erscheinen detaillierte Einstellungsmöglichkeiten. In diesen bestimmen Sie, welche angelegten Bearbeitungsschemas ein User verwenden darf, ob er Zugriff auf alle Vorgänge/Projekte hat, nicht nur auf die, in die er selbst involviert ist. Ebenso stellen Sie hier die Bearbeitungsberechtigungen, wie z. B. Anlegen oder Löschen, ein.
Auch nach der Aktivierung des Basis-Zugriffs auf Projekte erhalten Sie weitere Optionen, mit denen Sie die Bewegungsfreiheit der Mitglieder einer Rechtegruppe beeinflussen können.
Geschicktes Fein-Tuning der Zugriffsmöglichkeiten
Unter "Einstellungen", "Vorgänge" finden Sie im Unterpunkt "Einstellungen" die Optionen "Vorgang- und Projekt-Zugriffseinstellungen". Aktivieren Sie die gewünschte Option, so wird die Möglichkeit gegeben, gezielt die Einsicht und somit auch Bearbeitung, einzelner Vorgänge oder Projekte nur auf die involvierten Mitarbeiter zu beschränken.
Hierfür finden Sie bei der Anlage des Vorgangs oder Projekts das Dropdown-Menü "Zugriff" vor, in welchem Sie "Geschützt" auswählen. Bitte beachten Sie, dass einzelne Vorgänge innerhalb eines Projekts, welches ein User einsehen darf, dadurch für ihn verborgen bleiben können. Ebenso ist wissenswert, dass einzelne Vorgänge, die ein User eigentlich sehen dürfte, nicht für ihn auftauchen, sobald ihm die Zugriffsrechte auf das Projekt, das den Vorgang beinhaltet, verwehrt wurden.
Sich darüber hinwegsetzen können nur Mitglieder einer Rechtegruppe, die mit Vollzugriff bei Vorgängen und Projekten ausgestattet ist (siehe Rechtegruppeneinstellungen oben). Sie sind der Lage, immer alle Bestandteile beider Bereiche einzusehen, egal ob geschützt oder nicht.
Weitere Informationen zum ameax Aufgaben- und Projektmanagement erhalten Sie in diesen Artikeln:
"ameax Aufgaben- und Projektmanagement"
"Das Anlegen von Schemas im ameax Aufgaben- und Projektmanagement"