Objekte in Doku365 freigeben

Gezielte Freigabe von Objektinhalten in Doku365

Was bringen Informationen, wenn man sie nicht nutzt, auswertet oder teilt? Im Endeffekt gar nichts. Aus diesem Grund ist einer der wichtigsten Bestandteile von Doku365 die Freigabe von Inhalten aus Objekten. Objekte sind Module zum Sammeln, Verarbeiten und Darstellen von Informationen/Daten mit den verschiedensten Hintergründen. Sie können jederzeit wunschgenau und branchenunabhängig im Do-it-yourself-Verfahren angelegt und mit Inhalten bestückt werden. Maschinenbestände, Fuhrparks, Solaranlagen, Leihpersonal, Checklisten etc. – die Einsatzmöglichkeiten sind sehr vielfältig. Wie im Beispiel für diesen News-Beitrag zu sehen ist, können auch Hausverwalter Informationen hinsichtlich Ihrer betreuten Immobilien für Ihre Kunden mit Hilfe von Doku365 einsehbar machen [Abb.1].

In der Objektliste des Doku365-Accounts findet man zuerst die wichtigsten Eckdaten der Immobilien vor, die ihr Besitzer verwalten lässt. Dies können z. B. die Bezeichnungen, Adressen und eine Außenansicht sein. Sie gelangen zur Objektliste, indem Sie auf den Navigationspunkt "Objekte" klicken.

Klicken Sie in der Objektliste auf den Button "Details", um sich alle Informationen zu einem Objekt anzeigen zu lassen. Die nun erscheinende Maske kann jetzt eine große Menge an weiteren Punkten beinhalten, wie z. B.

• mehr Informationen in Textform
• mehr Bildmaterial
• PDFs zur Anzeige oder zum Download (wie Verträge, Leistungsbeschreibungen, etc.).

Oberhalb der Objektmaske befindet sich eine Navigationszeile. Sie zeigt Ihnen, welches Objekt Sie gerade geöffnet haben und gestattet Ihnen, zu einer der vorigen Darstellungen zurückzukehren.

Einen Objekt-Beitrag erstellen

Neben den darzustellenden allgemeinen Grunddaten eines Objekts, wie Bezeichnung, Verträge oder Bilder, können auch sogenannte Beiträge angezeigt werden. Hierbei handelt es sich um (aktuelle) Ergänzungen zum Objekt. Im Falle des beispielhaften Hausverwalters könnten dies Nachweise über durchgeführte Wartungsarbeiten, schriftliche Anfragen hinsichtlich außerplanmäßiger Arbeiten oder Zusatzinformationen jeglicher anderer Art sein. Objekt-Beiträge werden in der Objekt-Detailansicht in einem eigenen Bereich ausgegeben [Abb. 3]. Vorteil bei ihrem Einsatz ist, dass der Account-Inhaber auf Wunsch sofort automatisch per E-Mail über einen neuen Beitrag informiert werden kann. Somit kann eher sichergestellt werden, dass der Account-User über die Hinterlegung Bescheid weiß und er sich den Inhalt baldmöglichst ansehen wird.

Auch die Beiträge werden zuerst kompakt dargestellt. Klicken Sie auf den Button "Details", um sich hinterlegte Texte anzeigen zu lassen oder Dateien herunterladen zu können.

Die Beiträge werden in einem Objekt selbst erstellt. Klicken Sie hierfür im Hauptmenüpunkt "Objekte" in der gewünschten Objektkategorie auf das Objekt, in welchem Sie einen Beitrag erstellen wollen. In der Übersichtsmaske des Objekts befindet sich auf der oberen rechten Seite der Bereich "Beiträge". Klicken Sie dort auf den "+"-Button, um einen neuen zu erstellen.

Es öffnet sich die Maske zum Bestücken des Beitrags. Neben dem Titel können Beschreibungen und Dateianhänge in verschiedenen Formaten im Beitrag aufgenommen werden. Die Beiträge sind in verschiedene Kategorien unterteilbar, die dann jeweils mit einer farbigen Markierung versehen sind. Im unteren Drittel der Maske können Sie festlegen, ab wann und wie lange der Beitrag dargestellt werden soll. Ebenso lässt sich hier einstellen, ob der Account-User bereits über den Beitrag informiert wurde oder ihm bei der Onlinestellung des Beitrags noch eine E-Mail diesbezüglich vom System geschickt werden soll.

Beitragskategorien legen Sie im Objekt selbst an. Wählen Sie dafür im Hauptmenüpunkt "Einstellungen", "Objekte" das gewünschte Objekt aus und scrollen zum unteren rechten Bereich bis zum Punkt "Betragskategorien".

Was darf man sehen? Festlegung der sichtbaren Inhalte

Welche Daten an wen ausgegeben werden sollen, ist sehr detailliert einstellbar. Es gibt drei Bereiche, in denen man die entsprechenden Konfigurationen durchführt.

1. Einstellungen in der allgemeinen Bearbeitungsmaske des Objekts

Die allgemeine Bearbeitungsmaske eines Objekts erreichen Sie, indem Sie unter "Einstellungen", "Objekte" auf das gewünschte Objekt klicken und dann in dessen Objekt-Menüleiste auf "bearbeiten" klicken. Am Ende der sich öffnenden Maske finden Sie zwei Bereiche vor:

Doku365
Aktiveren Sie zuerst die dortige Check-Box, um Inhalte aus diesem Objekt grundsätzlich in Doku365 verfügbar zu machen.

Objekt-Beiträge
Mit der Option "Objekt-Beiträge" aktivieren Sie die gleichnamige Funktion innerhalb dieses Objekts. Wenn Sie auf die Checkbox "Kunden-Account Beitrags-Benachrichtigungen" aktivieren, legen Sie fest, dass Änderungen an den Beiträgen oder die Erstellung eines neuen durch eine automatische E-Mail dem Doku365-Account-User mitgeteilt werden sollen.

Um die Funktion für den Versand von Nachrichten, welche die Doku365-Account-User über neue in den Objekten eingesetzte Inhalte informieren sollen, für alle Objekte auf einmal ein- oder auszuschalten, begeben Sie sich unter "Einstellungen", "Doku365", "Einstellungen" in den Reiter "Objekte". Hier finden Sie die passende Option.

2. Einstellungen bei den Objektfeldern

Unter "Einstellungen", "Objekte", finden Sie nach einem Klick auf das gewünschte Objekt auf der rechten Seite der Maske die Übersicht der Objektfelder vor. Schon bei der Anlage eines neuen Objektfelds können Sie in der Anlagemaske mit Hilfe der dort zu findenden Checkboxen vorgeben, dass das Feld später in der "Doku365 Objektliste" und/oder in der "Doku365 Objekt-Detailansicht" zu sehen sein soll. Wo das Objektfeld überall angezeigt wird oder auswählbar ist, wird Ihnen ebenfalls in der Übersicht der Objektfelder dargestellt [Abb. 5].

Tipp: Auch in der Übersicht der Objektfelder können Sie schnell ändern, wo der Inhalt des Felds angezeigt werden soll. Klicken Sie dafür einfach auf die Icons vor den Doku365-Einträgen in der Spalte "Listenausgabe/Verwendung": Haken = Anzeigen, Kreuz = Ausblenden [Abb. 5].

3. Einstellungen bei den Doku365 Berechtigungs-Gruppen

Unter "Einstellungen", "Doku365", "Berechtigungs-Gruppen" stellen Sie ein, welchen Angehörigen welcher Berechtigungsgruppen (Partner, Kunden, Interessanten,…) die Inhalte aus welchen Objekten grundsätzlich dargestellt werden sollen. Öffnen Sie dazu eine der vorhandenen Berechtigungs-Gruppen und aktivieren in deren Einstellungsmaske die Checkbox bei "Objekte". Durch einen weiteren Klick in die nun dargestellte Auflistung aller möglichen Objekte geben Sie an, welche Objekte genau dieser Gruppe freigegeben werden sollen.

Alles Wichtige, was es über Doku365 und auch den Objekten zu wissen gibt, erfahren Sie in diesen aufgelisteten Artikeln:
"Doku365 – Portallösung für Dokumentation und Kommunikation"
"Extranet-Inhalte in Doku365 freigeben"
"Die Doku365-Formulare"
"Die Objektverwaltung im Überblick"
"Die Objektverwaltung – Anwendungsszenario Personalvermittlung"
"Das Objekt-Datenblatt"