Nachrichteninhalt einer E-Mail als Anhang beifügen

Wesentlich seriösere Gestaltung von E-Mails

In einigen Branchen ist es Gang und Gäbe, wichtige Informationen nicht als formlose E-Mail zu versenden, sondern eher als "richtiges" Dokument im Anhang – natürlich auf dem Briefpapier des Unternehmens und dadurch auch mit allen wichtigen firmenbezogenen Daten. Gerade bei Versicherungen oder Anwälten ist diese Vorgehensweise zum Beispiel weit verbreitet.
Mit dem AkquiseManager machen Sie aus den beiden Schritten Erstellung des Dokuments im PDF-Format und dem anschließenden Versand via E-Mail nur noch einen einzigen! Schreiben Sie Textinhalte einfach in die Eingabefläche einer E-Mail und lassen Sie sie per Klick als PDF-Datei dem Anhang der E-Mail beifügen. Im Textbereich der E-Mail wird daraufhin automatisch lediglich auf den Anhang verwiesen. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, bei Ihrem Kunden einen wesentlich seriöseren Eindruck Ihres Unternehmens zu hinterlassen.

So fügen Sie den Nachrichteninhalt Ihrer E-Mail als Anhang bei

Im Folgenden ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dargestellt, wie Sie Nachrichteninhalte Ihrer E-Mail als Anhang beifügen können. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Sie diese Funktion in Ihren Einstellungen, wie zum Ende des Artikels beschrieben, aktiviert haben.

Schritt 1: Betreff und Nachrichteninhalt

Geben Sie zuerst den gewünschten Text in die Betreffzeile und in das Nachrichten-Textfeld ein.

Schritt 2: Option "Anhang-E-Mail durch Textvorlage"

Beim Schreiben einer E-Mail wird Ihnen die Option "Anhang-E-Mail durch Textvorlage" angeboten.

Die Textvorlage, die Sie hier wählen können, unterscheidet sich von der Textvorlage, die Sie für den eigentlichen Inhalt der Nachricht verwenden. Diese, zuvor in den Einstellungen eingerichtete Vorlage, ersetzt beim Versand den Textinhalt der E-Mail durch einen Standard-Begleittext wie z. B. "Guten Tag, im Anhang dieser E-Mail erhalten Sie Ihre Nachricht in Form einer PDF-Datei".

Wählen Sie also eine Anhang-E-Mail-Textvorlage aus, so wird der Nachrichteninhalt aus dem Textfenster inkl. Betreff als Anhang umgewandelt und versendet. Im Nachrichtentext der E-Mail stehen folglich lediglich der in der Anhang-E-Mail-Textvorlage definierte Text und Ihre E-Mail-Signatur.

Schritt 3: Versenden der E-Mail – Das geschieht im Detail

Hat man in der ausgewählten Anhang-E-Mail-Textvorlage (Schritt 2) zuvor beispielsweise folgenden Text definiert: "Im Anhang finden Sie die von Ihnen gewünschten Unterlagen.", so wird dieser als Nachrichtentext in der Mail eingefügt und der im Nachrichtenfeld der E-Mail eingetragene Text wird im Anhang als PDF angezeigt.

Der zuvor bei der E-Mail-Erstellung im Textfeld eingetragene und entsprechend formatierte Text wird beim Versenden der E-Mail in einer PDF-Datei dem Anhang beigefügt. Die festgelegte Formatierung, wie zum Beispiel "fett" hervorgehobene Schrift oder "unterstrichen" dargestellter Text, bleibt Ihnen hierbei natürlich erhalten.

So aktivieren Sie die Funktion in den Einstellungen

Um die Funktion innerhalb der Einstellungen zu aktivieren, öffnen Sie zuerst in den Einstellungen den Bereich "Nachrichten". Hier finden Sie den Einstellungsbereich "Textvorlagen-Kategorien". Legen Sie eine neue Kategorie mit dem Modul "Anhang-E-Mail" an und speichern diese.

Anschließend öffnen Sie unter "Einstellungen" im Bereich "Nachrichten" den Einstellungsbereich "Textvorlagen" und weisen einer Textvorlage die zuvor angelegte Textvorlagen-Kategorie mit dem Modul "Anhang-E-Mail" zu.

Rufen Sie zum Schluss in den Einstellungen wiederum den Bereich "Nachrichten" auf und öffnen dort den Bereich "Einstellungen". Aktivieren Sie in dieser Einstellungsmaske die Checkbox bei "Anhang-E-Mail ermöglichen (Nachrichteninhalt als PDF versenden)". Daraufhin erscheinen die beiden Eingabefelder "Briefpapier" und "Vorauswahl für E-Mail-Text". Wählen Sie das Briefpapier aus, das Sie für die als Anhang erstellten PDF-Dateien verwenden möchten. Mit dem Eingabefeld "Vorauswahl für E-Mail-Text" wählen Sie die zuvor hinterlegte Textvorlage aus.

Fanden Sie diesen Artikel interessant? Dann lesen Sie doch bei Gelegenheit auch mal die folgenden Beiträge, denn hier finden Sie nützliche Informationen zum Thema "Textvorlagen":
"Kategorisierung von Textvorlagen"
"Standard-Textvorlagen für den Belegversand über das Nachrichtensystem"
"Verwendung von Variablen in Textvorlagen"