Multimedia-Links aus dem AkquiseManager verschicken

Kleine E-Mail, riesiger Inhalt – Multimedia-Links machen’s möglich

Produktpräsentationen als Video, Kataloge, Verkaufs- oder Vertriebspodcasts und und und… All die aufgezählten Beispiele haben eines gemeinsam: oft möchte man Sie einem Kunden oder Interessenten einfach schnell rüberschicken, damit er sich selbst von der Qualität der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen überzeugen kann. Doch genauso oft sind die damit verbundenen Video, PDF- oder Audio-Dateien viel zu groß, um sie auf dem einfachsten Weg, per E-Mail, verschicken zu können. Selbst wenn es das eigene Versandsystem bewerkstelligen kann, solche Inhalte zu versenden, so ist es nicht sicher, dass die Gegenseite in der Lage ist, einen z. B. 40 MB großen Anhang überhaupt zu empfangen.

Ein solches Dilemma ist AkquiseManager-Nutzern unbekannt. Denn ihnen steht ab der Version "AkquiseManager-Plus" die Funktion "Media-Links" zur Verfügung. Große Dateien werden einmalig im AkquiseManager gespeichert und sind dann so oft man möchte zum Download oder Abruf bereit. Verschicken Sie einfach einen vom System automatisch generierten Link innerhalb des Textes einer E-Mail und der Empfänger kann sich bequem per Klick zum gewünschten Inhalt leiten lassen.

Multimediadateien mit Inhalten, die z. B. aus rechtlichen Gründen nicht der breiten Öffentlichkeit, sondern nur einer genau eingegrenzten Zielgruppe zur zugänglich gemacht werden dürfen, lassen sich so komfortabel übermitteln. Ebenfalls können Sie auch die Dauer der Verfügbarkeit von Inhalten festlegen. Wird in einem Produktvideo viel von Ihrem eigenen Firmen-Knowhow preisgegeben, so kann die Gültigkeit des Links so eingestellt werden, dass dieser nach einer sehr begrenzten Anzahl von Minuten nach dem ersten Aufruf nicht mehr abrufbar ist. Das Risiko der Weitergabe von Informationen an Unbefugte wird somit vermindert.

Der Versand von Multimedia-Dateien als Anhang oder die Zuhilfenahme eines externen, zumeist im EU-Ausland sitzenden, Dienstleisters als Schnittstelle für die Dateiübertragung zwischen Ihnen und dem Kunden sind somit überflüssig.

Einrichten, versenden, Eindruck machen

Im Folgenden zeigen wir Ihnen in einer übersichtlichen Anleitung, wie die Einrichtung und der Versand von Media-Links innerhalb weniger Minuten zu bewerkstelligen sind.

1. Media-Link anlegen

• Wählen Sie im Menüpunkt "Postfach" " Medien-Link" aus
  Sie gelangen in den Übersichtsbereich, in welchem Sie neue Media-Links anlegen oder bereits bestehende verwalten können.

• Klicken Sie auf "anlegen", um einen neuen Media-Link zu erstellen
  Sie werden darauf in den Bereich zur Anlage und Spezifizierung des Media-Links geleitet

2. Spezifikationen und Inhaltstext festlegen

• Stellen Sie die allgemeinen Grundgegebenheiten zum Media-Link ein [Abb. 2/1]
  • Klickt ein Empfänger auf einen Media-Link, so wird er auf eine spezielle Website geleitet, in welcher er den Inhalt abrufen kann. In der Zeile "Überschrift" können Sie den Wortlaut der Überschrift dieser Website frei definieren.
  • Im Drop-Down-Menü "Benutzer" legen Sie fest, wer zukünftig den Media-Link verwenden darf.
  • Über die Einstellung "Darstellung" richten Sie ein, welche Art von Datei hinter dem Link zum Abruf bereitstehen soll. Sie haben die Wahl zwischen Video- oder Audio-Inhalten, Datei-Downloads (PDF, JPG, Excel, Word, etc.) oder der Verknüpfung zu einer Inhaltsseite
  • Beim Punkt "Link-Adresse" bestimmen Sie einen Teil des Link-Textes. Achten Sie darauf, dass die Eingabe in diesem Feld immer sehr prägnant ist.
• Legen Sie einen Inhaltstext fest [Abb. 2/2]
  Dieser Text erscheint unterhalb der Überschrift der Website hinter dem Media-Link. Formulieren Sie hier Einleitungen, ergänzende Erklärungen zum Inhalt der Datei, Hinweise, etc..
• Einstellungen zur Verfügbarkeit des Links und dessen Inhalt [Abb. 2/3]
  Über die Checkbox "Aktiv" geben Sie an, ob der Link grundsätzlich für den Einsatz zur Verfügung stehen soll oder nicht. Ebenso können Sie bestimmen, wie lange der Inhalt des Links nach dem Versand der zugehörigen E-Mail oder nach dem ersten Aufrufen verfügbar ist.
• Sichern Sie Ihre Eingaben durch einen Klick auf den Button "Abschicken"

3. Datei hochladen

Nach dem Speichern der Grundeinstellungen gelangen Sie in den Übersichtsbereich des Media-Links, den Sie gerade einrichten. Laden Sie hier im gleichnamigen Bereich die Datei hoch, die Sie dem Empfänger des Links übermitteln wollen. Nutzen Sie dafür das Drag & Drop-Feld, das Pfeil-Icon, um in die Verzeichnisstruktur Ihres Computers zu gelangen oder das FileDrive-Icon des AkquiseManagers. Wurde der Upload erfolgreich durchgeführt, so sehen Sie die Datei als Eintrag im Bereich "Anhänge".

4. Textvorlage modifizieren

Damit der Media-Link per E-Mail verschickt werden kann, muss er Bestandteil einer Textvorlage sein. Legen Sie dafür eine zum Inhalt des Links passende Textvorlage an oder bearbeiten Sie eine bereits bestehende. An der Stelle, an der später der automatisch vom System generierte Media-Link zu sehen sein soll, setzen Sie einen speziellen Platzhalter ein. Den zu einem jeden einsetzbaren Media-Link gehörenden Platzhalter entnehmen Sie der Variablen-Liste des Fensters zur Textvorlagen-Bearbeitung [Abb. 4].

5. E-Mail mit Media-Link verschicken

Verschicken Sie die Textvorlage per E-Mail, so wird der vorher eingetragen Platzhalter beim Versand durch den Media-Link ersetzt. Vor dem Versand sehen Sie noch den Platzhalter an der entsprechenden Stelle. Um die Funktionalität zu gewährleisten, lassen Sie bitte immer den AkquiseManager den Link automatisch generieren und ergänzen. Wird der Link vom Empfänger angeklickt, so wird er zur Website für den Abruf des Inhalts geleitet [Abb. 5 unten].