Massenupdate bei Belegen

Eine Vielzahl an Belegen mit nur einem Klick bearbeiten

Sie fragen sich sicher, welche Vorteile die Massenbearbeitung von Belegen mit sich bringt. Das lässt sich ganz einfach verdeutlichen:

Nehmen wir an, Sie möchten für eine Vielzahl von Aufträgen den zuständigen Bearbeiter ändern. Sie könnten diese Änderung natürlich durchführen, indem Sie jeden einzelnen Beleg öffnen und diesen entsprechend bearbeiten. Aber ist dies eine effiziente Lösung? Wohl eher nicht. Mit Hilfe der Massenbearbeitung können Sie die gewünschten Aufträge markieren und die Änderung genau einmal für alle ausgewählten Belege durchführen. Die gesparte Zeit können Sie dann wiederum in die Wertschöpfung Ihres Unternehmens investieren.

Diese Funktionen bietet Ihnen die Massenbearbeitung bei Belegen

In der Massenbearbeitung bei Belegen werden Ihnen im oberen Bereich die ausgewählten Belegtypen (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Stornobelege, etc.) und deren jeweilige Anzahl angezeigt [Abb. 1/1].

Unter dem Punkt "Verarbeitungsoptionen" haben Sie bei Bedarf die Möglichkeit, nur einen Teil der ausgewählten Datensätze zu bearbeiten. Hierbei können Sie diese entweder nach der Reihe verarbeiten lassen oder in zufälliger Reihenfolge, indem Sie die Checkbox bei "Verarbeitung in zufälliger Reihenfolge" aktivieren [Abb. 1/2].

Für Rechnungen und Stornobelege, bei welchen der Status auf "warte auf Zahlung" gesetzt ist, kann der offene Restbetrag als Zahlung gebucht und der Status auf "fertig" gesetzt werden, indem Sie hierzu den entsprechenden Haken setzen [Abb. 1/3].

Außerdem können die Inhalte von Zusatzfeldern, welche in die Belege integriert wurden, ebenfalls mit der Massenbearbeitung geändert werden [Abb. 1/4].

So gelangen Sie zur Massenbearbeitung

Es gibt zwei verschiedene Wege, wie Sie in die Massenbearbeitung der Belege gelangen. Welche Sie davon nutzen, ist abhängig davon, ob Sie die gesamte Liste oder nur einzeln ausgewählte Belege bearbeiten möchten.

Massenbearbeitung über aktuelles Suchergebnis – gesamte Belegliste bearbeiten

Über das Drei-Punkte-Menü rechts oben in der Maske können Sie die Massenbearbeitung aufrufen, wenn Sie Ihre gesamte Belegliste bearbeiten möchten. Haben Sie sich mit Hilfe der Filterfunktion beispielsweise lediglich alle Belege mit dem Status "warte auf Zahlung" anzeigen lassen und möchten diese gesamt bearbeiten, dann ist die Massenbearbeitung auf diesem Wege die passende Wahl.

Auswahl aus der Belegliste bearbeiten

Die Anwendung der Massenbearbeitung über das Drop-Down-Menü ist erforderlich, sobald Sie nur einen Teil der angezeigten Belegliste bearbeiten möchten. Setzen Sie hierzu bei den entsprechenden Belegen jeweils einen Haken und wählen im Drop-Down-Menü die "Massenbearbeitung" aus.

Hinweis: Alternativ zur Massenbearbeitung über das aktuelle Suchergebnis, wenn Sie also die gesamte Liste bearbeiten möchten, könnten Sie natürlich auch für die gesamte Belegliste die Checkbox aktivieren und über das Drop-Down-Menü zur Massenbearbeitung kommen.

Weitere wichtige Details rund um die Massenbearbeitung erfahren Sie hier:
"Grundkurs Massenbearbeitung"
"Funktionserweiterung bei der Massenbearbeitung"
"Massenbearbeitung bei Belegen"
"Wiedervorlagen-Massenbearbeitung"