Kundenspezifische Dokumente in Doku365 freigeben

Präzise, schnell und einfach – genau das freigeben, was benötigt wird

Neben den Möglichkeiten Informationen aus Objekten und dem Extranet in einem Account darzustellen, enthält das Doku365-System noch eine weitere smarte Funktion: die Freigabe von kundenspezifischen Dokumenten. Durch sie ist ein Doku365-Bediener im Back-End in der Lage, Dateien ganz gezielt innerhalb von Accounts (Front-End) zur Verfügung zu stellen, welche dann in einem extra Bereich zur Anzeige oder zum Download angeboten werden [Abb. 1].

Doch was macht diese Art von Dokumenten-Upload so besonders? Ganz einfach: Hier werden die Vorzüge der bisher unvereinbaren Lösungen für Dokumentenmanagement und Filesharing-Diensten miteinander vereint. Dies wird durch das ausgeklügelte Berechtiungssystem, welches Doku365 in diesem Bereich anbietet, ermöglicht. Es gewährleistet eine schnelle, einfache und präzise Zugriffssteuerung, sowohl auf der Seite der Doku365-Bediener hinter den Kulissen (Back-End), als auch auf der der Account-Nutzer im Front-End.

Einsatzbeispiele für die Freigabe kundenspezifischer Dokumente

Was kann freigeben werden?

Im Bereich "kundenspezifische Dokumente" bestimmen Sie ganz leicht selbst, wer wo welche Rechte innehat. Dies bezieht sich sowohl auf die Mitarbeiter Ihres eigenen Unternehmens (Back-End-Nutzer) als natürlich auch auf die Doku365-Account-Inhaber (Front-End-Nutzer). Somit können Sie immer sicher sein, dass Dateien mit Inhalten wie

• Verträge
• Gesprächsprotokolle
• Preisvereinbarungen
• Bestellübersichten
• Bonuspunkteinformationen
• Zertifikate
• Teilnehmerlisten
• Abrechnungsunterlagen
• Anleitungen
• Dokumentationen
• Pläne & Skizzen
• Entwürfe

nur von den Mitarbeitern oder Personen gesehen/bearbeitet werden, die dies auch wirklich sollen und dürfen. Dabei sind Dateien in allen gängigen Formaten (Text, Bild, Video, Audio, Zip) einsetzbar.

"Ein Gebäude mit vielen Eingängen zu völlig unabhängigen Büros"

Frei nach diesem Sinnbild stellen wir für Sie anhand des folgenden Beispiels eines fiktiven Unternehmens aus dem Immobilienbereich nach, wie der Umgang mit kundenspezifischen Dokumenten aussehen kann:

Die "ImmoNeo GmbH" besitzt zwei Geschäftsfelder: Sie bietet Ihren Kunden Dienstleistungen als Immobilienverwalter an und ist ebenfalls als Makler tätig. Für beide Tätigkeitsbereiche existiert jeweils ein eigenes Büro mit eigener Belegschaft.

Aufgrund des intelligenten Rechtemanagements ist es möglich, dass dennoch alle Mitarbeiter des Unternehmens mit demselben Doku365-System arbeiten. Hierfür werden einfach zwei voneinander unabhängige Bereiche mit Hilfe einer Ordnerstruktur angelegt: "Hausverwaltung" und "Maklerbereich". Damit nichts durcheinander gerät, werden im gleichen Zuge die Back-End-Zugriffsrechte so gesetzt, dass das Team eines jeweiligen Bereichs auch nur seine eigene Ordnerstruktur einsehen und Dateien für seine Kunden dort ablegen/löschen darf.

Wie mit den Mitarbeitern der ImmoNeo GmbH so verhält es sich auch mit ihren Kunden und Partnerunternehmen. Beide Gruppen greifen über Ihre Front-End-Accounts auf ein und dieselbe Doku365-Datenbank zu. Die Rechtevergabe ist hier ebenfalls der entscheide Faktor. Während Kunden des Hausverwaltungsbereichs in Ihren Accounts Einsicht in Verträge, Wartungspläne oder Abspracheprotokolle nehmen können, erhalten Partnerunternehmen, wie Hausmeister oder Gärtner, ausschließlich Einblicke in deren eigene Ordner, in denen sich beispielsweise Einsatzpläne oder Stundenzetteln befinden. Eine Vermischung der genannten Dateien ist dabei ausgeschlossen.

Sind Sie neugierig geworden und möchten nun auch alle Hintergründe des beschriebenen Szenarios im Detail kennenlernen? Dann sehen Sie zum nächsten Punkt und lesen dort alles über die Einrichtung des Doku365-Moduls "kundenspezifische Daten".

Die Grundeinstellungen für die kundenspezifische Dokumentenfreigabe

Die folgende detaillierte Anleitung zeigt Ihnen alle nötigen Schritte von der Aktivierung, über die Ersteinrichtung einer Dokumentenstruktur bis hin zum Upload von Dateien innerhalb eines Kundendatensatzes. Grundsätzlich ist es Ihnen überlassen, wie komplex Sie diese Funktion ausgestalten möchten. Damit Sie alle Punkte aber möglichst leicht befolgen können, wurde bewusst darauf geachtet, die beschriebenen Vorgänge und Schaubilder so einfach wie möglich zu halten. Ebenso werden, wie im vorhergehenden Punkt mit den Anwendungsbeispielen, für eine bessere Lesbarkeit die einheitlichen Bezeichnungsweisen "Front-End-Nutzer" für einen Doku365-Account-Nutzer/Inhaber und "Back-End-Nutzer" für einen Doku365-Nutzer/Bediener verwendet. Bitte vergessen Sie nicht, jede Ihrer Eingaben durch die im jeweiligen Bereich eingeblendeten Schaltflächen "Speichern", "Hinzufügen" oder "Ausführen" zu fixieren.

1. Aktivierung der Funktion "kundenspezifische Dokumente"

Um die Funktion der Freigabe von kundenspezifischen Dokumenten zu aktivieren, begeben Sie sich zuerst unter "Einstellungen", "Doku365" zum Punkt "Berechtigungs-Gruppen". Hier können Sie bei jeder angelegten Doku365-Berechtigungs-Gruppe einzeln festlegen, ob sie Zugriff auf diese Art von Daten haben soll oder nicht. Falls es erwünscht ist, so wählen Sie eine Gruppe aus und setzen in ihrem Bearbeitungsmenü das Häkchen bei "Dokumente".

2. Anlage der Dokumenten-Ordnerstruktur

Gehen Sie zurück in die Übersichtsmaske des Doku365-Einstellungsbereichs und wählen dort "Dokumente Ordnerstruktur" aus. Klicken Sie auf "anlegen", um die Basis für eine neue Orderstruktur zu erstellen. Geben Sie hierfür in der sich öffnenden Eingabemaske ihre Bezeichnung ein. Bei Bedarf kann die Ordnerstruktur auch noch mit einer einheitlichen Farbe ausgestattet werden, sodass sich Front-End- und Back-End-Nutzer später auch visuell in den Strukturen orientieren können.

3. Zugriffsrechte auf die Ordnerstrukturen vergeben

Öffnen Sie die gerade erstellte Ordnerstruktur-Basis, indem Sie in der Übersichtsmaske "Dokumente Ordnerstruktur" auf ihre Bezeichnung klicken. Es erscheint der Bearbeitungsbereich der Ordnerstruktur, welcher in drei Teile gegliedert ist:

• Die obere Menüleiste
• Die Baumübersicht der gerade bearbeiteten Ordnerstruktur links
• Drei Reiter, welche jeweils verschiedene Bearbeitungsfunktionen enthalten, rechts

Klicken Sie zuerst auf den Reiter "Bearbeitung" auf der rechten Seite und anschließend auf den Hauptknotenpunkt "Allgemein" in der Baumstruktur links.

Unter dem Punkt "Berechtigungen", welcher nun auf der rechten Seite erscheint, legen Sie durch das Setzen der Häkchen grundsätzlich fest, welche Ihrer angelegten Back-End-Nutzer-Gruppen die Rechte zum Lesen, Anlegen, Bearbeiten oder sogar Löschen von Ordern innerhalb der Struktur erhalten sollen (Back-End-Einstellungen).

Unter "Berechtigungs-Gruppen" stellen Sie über die Checkbox "Lesen" ein, welche der angelegten Account-Rollen, wie z. B. Kunde oder Partnerunternehmen, den Inhalt dieser Ordnerstruktur angezeigt bekommt, wenn ein zugehöriger Front-End-Nutzer Einsicht in seinen persönlichen Doku365-Account nimmt (Front-End-Einstellungen).

Nach dem gleichen Prinzip, wie im vorhergehenden Absatz beschrieben, kann auch ein Unterordner bearbeitet werden. Klicken Sie hierfür zuerst auf den Reiter "Bearbeitung" auf der rechten Seite und anschließend auf den gewünschten Unterordner, wie z. B. "Dokumente". Hier finden Sie jedoch noch mehr Einstellungsmöglichkeiten als beim Hauptknotenpunkt.

Sie können neben der Farbe dieses einzelnen Ordners auch seine Bezeichnung für die Anzeige in verschiedenen Sprachen eingeben. Ebenfalls kann hier nochmals genau differenziert werden, welche Berechtigungen die Back-End-Nutzer oder Front-End-Nutzer besitzen. Der Vorteil dieser weiteren Eingrenzung der Möglichkeiten liegt darin, dass somit die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte genau für diesen einen Ordner unabhängig von denen des Hauptknotenpunkts definierbar sind.

4. Neue Unterordner anlegen

Wählen Sie den Reiter "Anlegen", um weitere Unterordner zu erstellen. Sie können hierbei sowohl Unterordner innerhalb des Hauptkontenpunkts anlegen, also auch Unterordner innerhalb von Unterordnern selbst. Im Beispielbild wird nach dem Klick auf "Anlegen", der Hauptknotenpunkt "Allgemein" ausgewählt, um in diesem den Ordner "Immobilienbesitzer" anzulegen [Abb. 6]. Auf Wunsch kann dem so angelegten neuen Ordner auch eine zufällige Farbe durch Aktivierung der gleichnamigen Checkbox gegeben werden.

5. Unterordner löschen oder zusammenführen

Zum Löschen eines Unterordners wählen Sie den Reiter "Löschen" und anschließend den zu entfernenden Ordner aus. Klicken Sie nun auf "Diesen Punkt wirklich löschen?" und danach auf "Ausführen".

Statt einen Ordner und seine Inhalte vollständig zu löschen, können auch die Dateien zweier Ordner zusammengeführt werden. Aktivieren Sie hierfür nicht die Checkbox für den Löschbefehl, sondern wählen im Dropdown-Menü unterhalb der Überschrift "Zusammenführen" den gewünschten Ordner aus.

Der Dokumenten-Upload im Datensatz eines Doku365-Front-End-Accounts

Für das Platzieren von Dateien im Datensatz eines Front-End-Nutzers klicken Sie in dessen "Anlegen & Aktionen"-Leiste auf den Button "Dokument".

Weisen Sie als nächstes den Ordner zu, in welchem die Datei gespeichert werden soll, und bestätigen Ihre Eingabe mit "Abschicken".

Sie werden nun in die Übersichtsmaske des gewählten Ordners überführt. Hier befindet sich oben der Upload-Bereich. Ziehen Sie Dateien hier per Drag & Drop hinein, klicken auf das Pfeilsymbol, um aus der Verzeichnisstruktur Ihres Computers eine Auswahl zu treffen (beides [Abb. 10] oben Mitte) oder klicken Sie auf das FileDrive-Icon, um von dort eine Datei auszuwählen ([Abb. 10] oben rechts). Die hochgeladenen Dokumente werden darauf als Inhalt des Ordners in der Übersicht angezeigt. Jede Datei besitz auch verschieden Buttons zum durchführen verschiedener Aktionen, wie "Anzeigen" oder "Löschen".

Auf der rechten oberen Seite der Maske befinden sich drei Icons mit folgenden Funktionen:

• "Zurück zum Kunden": Überstellung zurück zum Datensatz des Doku365-Front-End-Accounts
• "Datenblatt": Anzeige der Stammdaten des Doku365-Front-End-Accounts oberhalb der Dokumente-Übersicht
• "Drei-Punkte-Menü": Klicken Sie hier, um entweder dem Doku365-Front-End-Account eine neue Ordnerstruktur zuzuweisen oder zur Ordnerstruktur-Verwaltung im entsprechenden Doku365-Einstellungsbereich überführt zu werden

Das Ergebnis des Dokumentenuploads sieht für den Front-End-Nutzer anschließen so aus, wie in Abbildung 11 (identisch mit [Abb. 1]) gezeigt.

Innerhalb des Doku365-Account-Datensatzes sehen die Back-End-Nutzer in einem eigenen Bereich, ob und wie viele Dokumente für diesen Front-End-Nutzer freigegeben worden sind.

Hinweis: Ordnerstrukturen werden global für alle Front-End-Accounts als übersichtliches Ablageverzeichnis angelegt und bei (allen) Account-Datensätzen gleichermaßen angezeigt. Die im Ordner eines Doku365-Front-End-Accounts gespeicherten Dokumente werden jedoch nicht mit denen eines anderen Datensatzes vermischt, nur weil die Ordner die gleichen Namen haben. Die Inhalte sind immer kundenspezifisch und stehen entsprechend auch nur in dem Account zur Verfügung, für den sie bestimmt sind.

Doku356 hat noch um einiges mehr an Funktionen. Hier die Zusammenstellung von bisher zu diesem Thema erschienen Beiträgen:
"Doku365 – Portallösung für Dokumentation und Kommunikation”
"Extranet-Inhalte in Doku365 freigeben"
"Objekte in Doku365 freigeben"
"Die Doku365-Formulare"
"Formularerstellung in Doku365"