Kollegen zu Terminen hinzufügen
Anwesenheit erwünscht – Kollegen eine Teilnahmeinformation schicken
Sie möchten schnell und einfach Termine im AkquiseManager anlegen, die sie gemeinsam mit anderen Kollegen abhalten wollen? Dafür haben wir für Sie eine elegante Lösung geschaffen: die Option "Erweiterte Benutzerzuweisung" für Termine.
Wird diese aktiviert, können Sie beim Erstellen eines Termins per Klick auch andere AkquiseManager-Nutzer hinzufügen. Wie in Abbildung 1 zu sehen ist, werden alle ausgewählten Teilnehmer innerhalb der Terminblockanzeige der Kalenderansicht und natürlich ebenso in der Detailansicht des Termins angezeigt. Beim Hinzufügen eines Kollegen kann ausgewählt werden, ob man ihm im gleichen Zuge auch eine E-Mail schicken möchte, welche ihn über die gewünschte Teilnahme informiert. Im Anhang dieser Nachricht befindet sich eine iCal-Datei. Sie erlaubt es dem Gegenüber, den Termin per Doppelklick oder Fingerzeig in eine vom AkquiseManager abweichende Kalendersoftware zu übernehmen.
So fügen Sie Benutzer einem Termin hinzu
Aktivieren Sie in der Anlagemaske eines Termins die Checkbox "Benutzerliste bearbeiten". Darauf wird Ihnen ein Auswahlbereich mit allen möglichen Terminpartnern angezeigt. Unterhalb des Namens eines jeden möglichen Partners befindet sich ein Dropdown-Menü. Es stehen Ihnen bei der Neuanlage zwei Optionen zur Verfügung:
- Nur hinzufügen
Der Terminpartner wird nicht über das Hinzufügen informiert, sondern nur in den Kreis der Terminrunde aufgenommen. - Hinzufügen, per E-Mail informieren
Der Terminpartner wird über das Hinzufügen per E-Mail informiert. Im Anhang der E-Mail befindet sich auch eine iCal-Datei. Sie dient dazu, auf Wunsch per Doppelklick oder Fingerzeig den Termin auch in eine externe Kalendersoftware zu übernehmen.
Beim Speichern des Termins werden die jeweils eingetragenen Verfahrensweisen ausgeführt. Terminblöcke für den festgelegten Zeitraum erscheinen daraufhin auch in den Kalendern der hinzugefügten Mitarbeiter.
Hinweis: Wenn ein Termin mehreren Benutzern zugwiesen wird, ist dieser nicht in den entsprechenden Kalendern gespeichert, sondern wird lediglich bei diesen Zusatz-Benutzern mit angezeigt. Daher werden Rechteverwaltung und Synchronisationen weiterhin nur über den Haupt-Benutzer des jeweiligen Kalenders verarbeitet.
Die E-Mails, welche als Information einem Kollegen geschickt werden, sind standardisiert [Abb. 3 links]. Öffnen Sie die iCal-Datei in ihrem Anhang, wird der Termin automatisch z. B. in einen Outlook-, Lightning- oder Mac-Kalender übertragen [Abb. 3 rechts].
Möchten Sie nachträglich Änderungen am hinzugefügten Kollegenkreis vornehmen, so öffnen Sie die Detailansicht des jeweiligen Termins. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Übersicht der Zusatz-Benutzer und wie diese über den Termin informiert wurden. Aktivieren Sie die Checkbox "Benutzerliste bearbeiten" und Sie können mit Hilfe von Dropdown-Menüs
- weitere Benutzer hinzufügen
- noch nicht per E-Mail informierten Benutzern eine Nachricht mit iCal-Datei schicken
- einen hinzugefügten Benutzer entfernen
Die erweiterte Benutzerzuweisung aktivieren
Um die erweiterte Benutzerzuweisung bei Terminen verwenden zu können, aktivieren Sie die Funktion im Hauptmenüpunkt "Einstellungen" bei "Termine", "Grundeinstellungen" im Reiter "Termine". Bitte beachten Sie dabei den Hinweis zur Arbeitsweise der Funktion.
Sie wollen mehr über den AkquiseManager-Kalender und seine Funktionen erfahren? Dann finden Sie im Anschluss genau den richtigen Lesestoff dafür:
"Ihre Terminverwaltung - der Kalender im AkquiseManager"
"Termineinladungen aus dem AkquiseManager verschicken"
"Die automatische Terminerinnerung – So beugen Sie überraschenden Terminausfällen vor"
"Der Kalender im AkquiseManager – geniale Funktionserweiterungen, die jeder braucht"
"Erleichterung Ihrer Planung von Auswärtsterminen - der AkquiseManager und Google Maps"
"Die Termin-API"