Hilfreiche Funktionen für Belegerstellung und -versand innerhalb der ameax Faktura

Belege an mehrere Adressaten schicken

Die ameax Faktura bietet Ihnen die Möglichkeit, Belege auch an abweichende, nicht in Ihrem System hinterlegte, Ansprechpartner zu senden. Dies ist besonders dann Interessant, wenn Sie gebeten werden, etwa eine Rechnung zusätzlich an eine weitere Person zu senden.

Beispiel: Herr Müller erhält einen Anruf von seinem Kunden "Herberts Himmlisches Hotel". Normalerweise sendet er fällige Rechnungen immer direkt an Herrn Herbert Himmlisch. Da sich dieser aber nun seinen verdienten Jahresurlaub gönnt, bittet er darum, dass die nächsten Belege auch an seinen Stellvertreter gesendet werden. Gesagt getan. Mit nur wenigen Klicks fügt Herr Müller den neuen Empfänger hinzu. Da der Stellvertreter ansonsten nicht als regulärer Ansprechpartner vorgesehen ist, wird dieser auch nicht als solcher ins System aufgenommen, sondern manuell als freie Eingabe eingetragen.

Je nach Bedarf ist es auch möglich den Hauptempfänger aus der Nachricht zu entfernen. Somit bekommt wirklich nur der neu hinzugefügte Kontakt die Nachricht mit dem jeweiligen Beleg.

Über die Einstellung kann zudem festgelegt werden, dass beim Belegversand generell kein Empfänger vorausgewählt ist. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn ständig an wechselnde Kontakte verschickt wird.

Rechnungen an Lieferscheine anhängen

Eine weitere Funktion, welche Herr Müller nutzt, ist die Option, dass beim Download, beziehungsweise Versand, von Lieferscheinen direkt die dazugehörige Rechnung angehängt wird, falls diese bereits erstellt wurde. So spart er sich die Zeit für den zusätzlichen Versand. Wurde die Rechnung noch nicht separat erstellt, so wird diese natürlich auch nicht zum Lieferschein gepackt. Die Nachricht, die Herr Müller an den Kunden sendet, enthält nun automatisch den Lieferschein sowie die dazugehörige Rechnung, der Übersicht zuliebe jeweils in separaten PDF-Dateien.

Zwar besteht der eigentliche Sinn eines Lieferscheins darin, beim zeitgleichen Eingang mit der Ware diesen zu belegen. Jedoch ist zum Beispiel ein vorab versandter Lieferschein eine kundenfreundliche Hilfestellung, damit der Kunde über den veranlassten Transport informiert wird oder er die auf dem Lieferschein hinterlegten technischen Spezifikationen vorab studieren kann.

In der Praxis ist es allerdings normal, dass der Kunde Rechnung und Lieferschein erst beim Erhalt der Ware erhält. Egal, wie Sie es in Ihrem Unternehmen halten, mit der ameax Faktura können Sie beide Beleg-Arten auf einmal versenden und profitieren damit von einem durchdachten und optimierten Prozess, der Ihnen einen zusätzlichen Arbeitsschritt spart.

Briefpapier bei Belegvorlagen: verschiedene Papiere für verschiedene Belegkonstellationen

Um sich weitere Schreibarbeit und damit viel Zeit zu ersparen, können Sie in der Faktura der ameax Unternehmenssoftware bestimmte Beleg-Konstellationen, mit denen Sie sehr häufig zu tun haben, als Vorlage abspeichern. Bei jeder Vorlage kann auch ein spezielles Briefpapier hinterlegt werden, welches dann immer bei ihrer Verwendung vorausgewählt wird. Hierfür sind keine Grundeinstellungen nötig, Sie bedienen sich bei Ihrer Auswahl einfach aus dem Pool der bereits im System hochgeladenen Briefpapiere.

So richten Sie die Funktionen ein

Keinen Empfänger für den Belegversand vorauswählen

Sie möchten beim Belegversand generell keine Empfänger vorausgewählt haben? Aktivieren Sie hierfür unter "Einstellungen", "Faktura", "Einstellungen" im Reiter "Belegversand" die Option "Beim Versand über das Nachrichtensystem keinen Empfänger vorauswählen".

Rechnungen automatisch an Lieferscheine hängen

Damit Sie künftig Rechnungen automatisch mit Ihren Lieferscheinen versenden oder herunterladen, rufen Sie über die Schnellsuche die "Einstellungen Faktura" auf. Im Reiter "Beleg-Typen" aktivieren Sie innerhalb des Lieferschein Bereiches nur noch die beiden Möglichkeiten "Rechnung anhängen, […]", je nachdem ob die Rechnung beim Download der PDF und/oder beim direkten Versand per Nachricht automatisch angehängt werden soll.

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"Belege in Doku365 freigeben"
"Belege zusätzlich über Links in den E-Mails zur Verfügung stellen"
"Neue Optionen bei der Provisionsabrechnung"
"Die automatisch wiederkehrende Rechnung"