ameax-Dokumentenportal – Formulare via zugeschicktem Link ausfüllen
Formulare ohne Account ausfüllen – inklusive automatischer Kundenanlage!
Als Nutzer unseres ameax Dokumentenportals wissen Sie sicherlich bereits, dass Sie Formulare direkt an Ihre Kunden zum Ausfüllen schicken können. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Kunde bereits einen Front-End-Account für das Dokumentenportal besitzt. Doch auch wenn für den Interessenten oder Kunden dieser noch nicht eingerichtet wurde, kann ein Formular über einen zugeschickten Link, etwa per Social-Media-Messenger, WhatsApp oder klassisch per E-Mail ausgefüllt werden. Das Besondere daran ist, dass nach dem erfolgreichen Ausfüllen und Absenden des Formulars automatisch ein Kundendatensatz mit den eingegebenen Stammdaten in der Kundenverwaltung Ihrer ameax Unternehmenssoftware erstellt wird. Sie müssen dies also nicht mehr händisch erledigen und können die dadurch gesparte Zeit für wichtigere Aufgaben verwenden.
Die Anwendung der Funktion im Fallbeispiel
Die Immobilienverwaltung Mustermann ist bereits seit Jahren zufriedener Nutzer des ameax Dokumentenportals, um mit seiner Hilfe für eine klare und maßgeschneiderte Kundenkommunikation zu sorgen. Neben der Funktion Rechnungen und Verträge jedem Kunden über das Portal zugänglich zu machen, werden auch die individuellen Formulare rege genutzt, da bestimmte Sachverhalte, wie etwa Schadensmeldungen, transparent und einfach geklärt werden können.
Besonders bei neuen Vermietern oder Immobilienbesitzern, welche Ihre Objekte verwalten lassen möchten, ist der Formularversand via Link interessant, weil diese in der Regel noch nicht in der Kundendatenbank hinterlegt sind. Zur Anlage von neuen Immobilien bzw. neuen Mietverhältnissen senden die Mitarbeiter den Interessenten nun direkt das Formular per E-Mail.
Mit einem Klick öffnet der Empfänger den Link und wird zum entsprechenden Formular innerhalb des ameax Dokumentenportal-Interfaces weitergeleitet. Im Vergleich zum Versand eines Formulars an einen Kunden der bereits einen Kundenaccount im Dokumentenportal besitzt, muss man sich nun natürlich nicht anmelden. Zudem ist dem Formular auch eine Abfrage der Stammdaten vorgeschaltet, die zuvor befüllt werden muss. Erst danach kann das eigentliche Formular bearbeitet werden. Welche Stammdaten angegeben werden müssen und können, hat die Immobilienverwaltung dabei individuell festgelegt. In diesem Beispiel hat man sich neben dem Kundennamen auch für die Angaben der Anschrift und Kontaktdaten als Pflichtangaben entschieden, da man diese später definitiv benötigt.
Hat der Kunde nun das Formular abgeschickt, wird in der Kundenverwaltung der ameax Unternehmenssoftware automatisch ein Kundendatensatz mit den zuvor eingetragenen Stammdaten erstellt. Dort finden die Mitarbeiter der Immobilienverwaltung jetzt ebenfalls die Daten des Formulars und können innerhalb der Kundenmaske mit der weiteren Bearbeitung fortfahren. Dank dieses durchdachten Prozesseses, bei dem ein Mitarbeiter sogar über den Eingang informiert wird, überspringt man ganz einfach die Arbeitsschritte des Abfragens und händischen Anlegens der Daten.
So richten Sie den Versand von Formularen an noch nicht eingetragene Kontakte ein
Um von dieser Funktion und dessen Zeit- respektive Arbeitsersparnis zu profitieren, rufen Sie die allgemeine Übersicht der Formulare über die Schnellsuche auf. Geben Sie dazu nur "Formulare" ein und wählen Sie "Formulare – Doku365" aus.
In dieser Übersicht öffnen Sie danach das Formular, dass Sie an den Kunden senden wollen. Klicken Sie danach auf den Button "bearbeiten" in der Untermenüzeile des Formular-Fensters.
Im Bereich "Öffentliches Registrierungsformular" aktivieren Sie die Checkbox "Erlauben, ohne Bestandslink Kunden-Daten einzugeben und somit einen Kunden-Datensatz anzulegen". Jetzt kann bestimmt werden, welche Angaben hinsichtlich der Stammdaten abgefragt werden sollen oder als Pflichtangabe ausgefüllt werden müssen und ob es sich bei den Kunden, die dieses Formular erhalten, um Privatkunden oder Unternehmen handelt.
In der Maske des Formulars finden Sie darauf bei "Verwenden Sie bitte folgende URL:" den Link, den Sie ab sofort an Ihre Kunden zum Ausfüllen des Formulars schicken können.
Weitere hilfreiche Artikel rund um das ameax Dokumentenportal finden Sie hier:
"Belege in Doku365 freigeben"
"Die Doku365-Formulare"
"Formularerstellung in Doku365"