Einsatz von Benutzerfeldern als Platzhalter im Extranet

Verwendung von Benutzer-Platzhaltern

In vielen Fällen kann es sehr praktisch sein, wenn Informationen nicht manuell, sondern sogleich automatisch aus bestimmten Bereichen der ameax Unternehmenssoftware herausgegriffen und verwendet werden. Dies hat den Vorteil, dass sich zum einen keine Tippfehler einschleichen können, zum anderen spart man sich dadurch oftmals auch viel Zeit und man kann vor allem nicht versehentlich etwas vergessen, was einem später zum Nachteil werden könnte.

Im Extranet des AkquiseManagers stehen Ihnen für solche Automatismen die sogenannten Benutzer-Platzhalter zur Verfügung. Sie greifen auf in den Grundeinstellungen eines Benutzers hinterlegte Informationen zu und setzen diese an den verschiedensten Stellen und für die unterschiedlichsten Zwecken ein.

Insbesondere im Rahmen der Erstellung der folgenden Arten von Extranet-Containern haben Sie die Möglichkeit, für diese Ergänzungen von Inhalten aus Benutzer-Feldern durchführen zu lassen:

• "Text-Block"
• "Button"
• "IFrame"

Dabei lassen sich die gängigen Benutzer-Platzhalter, wie beispielsweise die Anrede, der Vorname, der Nachname und die E-Mail-Adresse, einsetzen. Daneben können Sie bei Bedarf auch noch weitere, individuell von Ihnen erstellte Benutzerfelder, wie beispielsweise eine als Zusatzfeld angelegte Benutzerkennung, als Platzhalter verwenden.

Das System entscheidet anhand des Container-Typs automatisch, ob das Feld als Klartext (plain), HTML-Code oder URL-Encodierung eingefügt wird.

Der konkrete Einsatz eines solchen Platzhalters wird nachfolgend am Beispiel eines Versicherungsmakler-Unternehmens verdeutlicht, in welchem eine individuelle Benutzerkennung des Versicherungsmaklers automatisch durch das Klicken eines Buttons im Extranet an die jeweilige Versicherungsgesellschaft versendet wird. So weiß die Versicherungsgesellschaft z. B. sofort, an welchen Vertriebspartner eine Provision für vermittelte Verträge ausgezahlt werden soll, ohne dass dies separat manuell mitgeteilt werden müsste.

Anwendungsszenario: Versicherungsmakler-Unternehmen

Herr Meier arbeitet in einem Versicherungsmakler-Unternehmen. Neben ihm sind außerdem noch zwei weitere Versicherungsmakler im Unternehmen beschäftigt. Sowohl Herr Meier, als auch seine Kollegen sind jeweils als Benutzer im AkquiseManager hinterlegt.

Nun führt Herr Meier ein Beratungsgespräch bezüglich einer KFZ-Versicherung. Er möchte schnell und einfach die Preise bei den in Frage kommenden Versicherungsgesellschaften vergleichen, um seinem Kunden schließlich die beste Versicherung anbieten zu können. Hierfür besucht er die Webseiten der Anbieter, auf denen diese den Maklern Werkzeuge zur Preisberechnung Ihrer Produkte zur Verfügung stellen. Um schnell zu den benötigten Berechnungs-Tools zu gelangen, wurden deren Adressen im Extranet des AkquiseManagers als Buttons hinterlegt.

Und tatsächlich, der Kunde entscheidet sich für eine der von Herrn Meier vorgeschlagenen Varianten, sodass er nur doch das ausgegebene Angebot im entsprechenden Tool in einen fertigen Vertrag umwandeln muss. Wie jeder Makler, freut sich nun auch Herr Meier in einem solchen Fall auf eine schöne Provision.

Jetzt stellt sich aber die Frage, wie die Provisionsabwicklung in diesem Fall erfolgen sollte? Denn woher weiß die Versicherungsgesellschaft, welcher der drei Versicherungsmakler diesen Vertragsabschluss letztendlich abgewickelt hat. Hierfür bietet der AkquiseManager eine sehr elegante und automatisierte Lösung an, die ebenfalls erheblich zur Fehlervermeidung beiträgt: Über den beim Button im Extranet hinterlegten Link zum Preisberechnungs-Tool kann ganz einfach eine Benutzerkennung, die das Versicherungsunternehmen seinen einzelnen Vertriebspartnern zuteilt, mitgeliefert werden. So erkennt das System auf Seiten der Versicherungsgesellschaft sofort, dass Herr Meier den Vertrag vermittelt hat und somit auch er der berechtigte Provisionsempfänger ist. Eine manuelle Eingabe ist nicht mehr nötig und könnte daher auch nicht vergessen werden.

In vier Schritten die Basis für das beschriebene Szenario legen

Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie dieses Beispiel praktisch im AkquiseManager umgesetzt werden könnte.

1. Schritt: Aktivieren Sie die Funktion in den Einstellungen

Öffnen Sie in den Einstellungen den Bereich "Extranet" und aktivieren Sie in den zugehörigen Einstellungen unter dem Reiter "Container und Inhalte" die Checkbox bei "Benutzerfelder als Platzhalter erlauben", um diese Funktion nutzen zu können.

2. Schritt: Benutzer Zusatzfeld "Benutzerkennung" anlegen

Ein neues Zusatzfeld "Benutzerkennung" lässt sich in den Einstellungen bei "Systemerweiterung" im Bereich "Zusatzfelder" unter dem Reiter "Benutzer" anlegen.

2. Schritt: Dem Benutzer seine Benutzerkennung zuordnen

Anschließend können Sie den einzelnen Benutzern eindeutige Benutzerkennungen zuordnen. Öffnen Sie hierzu in Ihren Einstellungen unter "Berechtigungen" den Bereich "Benutzer". In der Bearbeitungsmaske der einzelnen Benutzer lässt sich jeweils die Benutzerkennung eintragen.

3. Schritt: Erstellung der Buttons im Extranet (inkl. Benutzerkennung)

Um für die Web-Adressen der verschiedenen Versicherungsgesellschaften Buttons anzulegen, öffnen Sie im Extranet über das Drei-Punkte-Menü den Bereich "Button hinzufügen". Im sich öffnenden Fenster finden Sie unten den Bereich Benutzer-Platzhalter, in welchem alle verwendbaren Variablen aufgelistet werden. Möchten Sie nun wie im obigen Beispiel einen Button anlegen, der Sie zu einer bestimmten Website weiterleitet und gleichzeitig Ihre Benutzerkennung zur Provisionsabwicklung mitsendet, dann kopieren Sie die entsprechende Variable und fügen Sie sie bei der Ziel-URL ein.

Wie beispielhaft in [Abb. 6] dargestellt, könnten die Preisberechnungs-Tools von allen Versicherungsgesellschaften, mit denen ein Versicherungsmakler-Unternehmen zusammenarbeiten, im Extranet so hinterlegt werden, dass die Benutzerkennung des jeweiligen Versicherungsmaklers automatisch mitversendet wird.

Weitere interessante Informationen rund um das ameax Extranet erhalten Sie in den folgenden News-Artikeln:
"Das neue ameax-Extranet"
"Extranet-Inhalte in Doku365 freigeben"
"Direkte PDF-Anzeige im Extranet"