E-Mail-Benachrichtigung über neue Dokumente im Dokumentenportal

Effektive Verbesserung der Servicequalität durch automatische Benachrichtigungen

Das Dokumentenportal – welchen Nutzen ziehen Sie aus der Verwendung dieses Moduls? An erster Stelle wohl den effizienten und einfach abzuwickelnden Informations- und Datenaustausch mit Kunden, Interessenten, Lieferanten und allen weiteren Personen, die Teil des direkten Unternehmensumfelds sind.

Um die Servicequalität noch weiter zu verbessern, lässt sich in den Einstellungen eine Benachrichtigungsfunktion aktivieren. Dabei werden Kunden über neu hinterlegte Dokumente im Dokumentenportal automatisch benachrichtigt. Laden Sie also beispielsweise ein Angebot für einen Kunden hoch, so wird er automatisch über dieses neue Dokument benachrichtigt und kann es selbständig aufrufen und prüfen. Somit haben sowohl Ihre Kunden, als auch Sie einen Vorteil: Sie sparen sich Zeit, da keine manuellen E-Mails zur Benachrichtigung mehr erforderlich sind und Ihre Kunden erhalten automatisch zeitnah eine Benachrichtigung über die neuen Dokumente im Dokumentenportal, ohne den Inhalt ihrer Accounts ständig prüfen zu müssen.

So aktivieren Sie die Kundenbenachrichtigung in den Einstellungen

Um die Benachrichtigungsfunktion für Ihre Kunden zu aktivieren, öffnen Sie in Ihren Einstellungen im Bereich "Dokumentenportal" die "Dokumente Einstellungen". Sobald Sie die Checkbox bei der Option "Automatisch per E-Mail über neu hochgeladene Dokumente informieren" aktivieren, erscheint ein weiterer Eingabebereich, in welchem Sie die Versandzeitpunkte detailliert festlegen können.

Die entsprechende Textvorlage für die Benachrichtigungs-E-Mail finden Sie in den Einstellungen im Bereich "Nachrichten" bei den "System-Vorlagen" unter dem Titel "Benachrichtigung: Neue Dokumente".

Der Ordner, der Titel und die Beschreibung werden je Dokument inkl. des Links zum entsprechenden Ordner im Dokumentenportal ausgegeben.

Die Benachrichtigung über neu hochgeladene Dokumente lässt sich in der Anlage- bzw. Bearbeitungsmaske des jeweiligen einzelnen Kunden-Accounts im entsprechenden Kunden-Datensatz aktivieren.

Weitere detaillierte Informationen und Funktionen bzgl. des Dokumentenportals finden Sie in den folgenden News-Artikeln:
"Doku365 – Portallösung für Dokumentation und Kommunikation"
"Formularerstellung in Doku365"
"Kundenspezifische Dokumente in Doku365 freigeben"
"Belege in Doku365 freigeben"
"Objekte in Doku365 freigeben"
"Extranet-Inhalte in Doku365 freigeben"