Die Doku365-Formulare

Ausfüllen, abschicken, verarbeiten – mit Formularen Informationen sammeln

Bei der Freigabe von Formularen in den verschiedenen Doku365-Accounts handelt es sich um eine aktive Methode des Informationsaustauschs in beide Richtungen. Zum Vergleich: Wenn Inhalte von Objekten eingesehen oder Dateien aus dem Download-Center heruntergeladen werden, bekleidet der Empfänger eine Art passive Rolle, da er keine Kommunikation mit Ihnen über den gleichen Kanal einleiten kann. Durch die Freigabe von Formularen zu den verschiedensten Hintergründen können die Account-User Daten nach der Eingabe auch zu Ihrem Unternehmen zurückschicken. Einloggen, im Bereich "Formulare" das richtige anklicken, ausfüllen, abschicken, fertig!

Die Handhabung ist dabei fast identisch mit der papiergebundenen Methode, die wohl jedem aus den verschiedensten Bereichen des Alltags bekannt ist: Nach der Auswahl des Formulars öffnet sich dieses und steht für die Eingaben des Account-Users bereit. Dieser füllt es nun digital am Bildschirm seines Geräts aus und schickt es dann durch einen finalen Klick auf die entsprechende Schaltfläche an Ihr Unternehmen zurück. Die Eingaben des Formulars sind darauf im Datensatz des Account-Inhabers ersichtlich und können als nächstes von Ihnen weiterverarbeitet werden.

Formulare gibt es in den verschiedensten Varianten und für die unterschiedlichsten Einsatzzwecke. Ob bei Kunden, Partnern oder Interessenten, dies sind einige Beispiele, welche Formular-Typen Sie in Doku365 verwenden könnten:

• Anmeldeformulare (Partner, Kunden, Interessenten)
• Antragsformulare (Kunden, Interessenten)
• Bestellformulare (Partner, Kunden, Interessenten)
• Feedback-/Umfrageformulare (Partner, Kunden, Interessenten)
• Formulare zur Übermittlung von Daten (Partner, Kunden, Interessenten)
• Formulare zur Datenänderung (Partner, Kunden)
• Einverständniserklärungen, z. B. für die Datenverarbeitung nach der DSGVO (Partner, Kunden, Interessenten)
• Kündigungsformulare (Partner, Kunden)
• Vertragsformulare (Interessenten)
• Vertragsübernahmeformulare (Partner, Kunden, Interessenten)

Weitere Informationen bezüglich der Einsatzmöglichkeiten von Formularen und deren Erstellung finden Sie im Artikel "Formularerstellung in Doku365". Klicken Sie einfach auf Abbildung 3, um zu diesem zu gelangen.

Im folgenden Punkt lesen Sie alles über die notwenigen Maßnahmen, durch die Sie Formulare gezielt für bestimmte Doku365-Accounts verfügbar machen können.

Die Freigabe von Formularen in Doku365 im Detail

Um Formulare für bestimmte Berechtigungs-Gruppen freizugeben, rufen Sie unter "Einstellungen" bei "Doku365" "Berechtigungs-Gruppen" auf. Wähen Sie die gewünschte Berechtigungs-Gruppe aus und aktivieren Sie in dieser die Checkbox "Formulare". Nun werden Ihnen alle Formulare angezeigt, die Sie dieser Gruppe zur Bearbeitung freigeben können. Treffen Sie Ihre Wahl durch Setzen der Häkchen in den Checkboxen und speichern Ihre Eingabe mit Hilfe des gleichnamigen Buttons ab.

Innerhalb des Formulars selbst gibt es ebenfalls Einstellungen, die sich auf seinen Einsatz beziehen. Klicken Sie unter "Einstellungen", "Doku365", "Formulare" ein erstelltes Formular an und drücken in der Menüleiste des Formulars auf "bearbeiten", um diese aufzurufen. Im darauf ersichtlichen Bereich "Doku365" legen Sie fest, ob vor dem endgültigen Rückversand des ausgefüllten Formulars dem Absender nochmals eine Kontrollmaske angezeigt werden soll, sodass er seine Eingaben erneut prüfen kann. Ebenso können Sie bestimmen, ob nicht abgeschlossene Formulare nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch gelöscht werden sollen. Eine genaue Erklärung hinsichtlich der Funktionsweise des zuletzt genannten Punkts befindet sich ebenfalls in der Einstellungsmaske.

Weitere Themenverwandte Beiträge finden Sie im Anschluss:
"Mit dem AkquiseManager Web-Formulare selbst erstellen"
"Funktionserweiterungen im Modul "Web Formulare""
"Automatische Zuordnung von Interessenten aus einem Webformular an den richtigen Betreuer"