Die automatische Terminerinnerung – So beugen Sie überraschenden Terminausfällen vor

Wofür ist die automatische Terminerinnerung gedacht?

Als unterstützende Maßnahme für die Einhaltung von vereinbarten Treffen oder Telefonaten wurde dem AkquiseManager die Funktion "Reminder" beim Anlegen eines Termins hinzugefügt. Bei Verwendung wird dem entsprechenden Terminpartner eine vorab frei definierbare standardisierte Textvorlage als Erinnerungsnachricht innerhalb eines gewünschten Zeitraums vor dem Termin per E-Mail zugestellt.

Wie funktioniert das neue Feature?

• Legen Sie wie gewohnt einen Termin in der Hauptansicht der gewünschten Kundenkartei an.
• Setzen Sie innerhalb des Fensters zur Terminerstellung den Haken bei "automatischen Reminder versenden".
• Stellen Sie im Anschluss die zu verwendende Textvorlage, sowie Datum und Uhrzeit des Versands ein.
• Die E-Mail wird nun zum angegebenen Zeitpunkt an die E-Mail-Adresse des im AkquiseManager eingetragenen Ansprechpartners beim Kunden geschickt.

Wie aktiviert man die Option "Reminder" setzen?

Für die Nutzung der "Reminder"-Funktion aktivieren Sie unter "Einstellungen", "System" innerhalb des Reiters "Termine" die Option "Automatische Termin Reminder".

Welche Vorteile bringt die automatische Terminerinnerung?

Mit dem Versand einer kurzen E-Mail wird der Kunde weit genug im Voraus nochmals auf den vereinbarten Termin aufmerksam gemacht. Sind z.B. in der Nachricht Hinweise zum Thema des Treffens aufgeführt, erleichtert dies ihm ebenfalls seine Vorbereitungen. Somit wird ein effizienter und produktiver Ablauf gewährleistet. Sollte jedoch unvorhergesehen die Einhaltung seinerseits nicht möglich sein, kann der Kunde im Gegenzug eine rechtzeitige Absage vornehmen, sodass Ihnen eine unnötige Anfahrt und die dabei entstehenden Kosten erspart bleiben. Der von Ihnen geblockte Zeitraum kann nun für alternative Aktivitäten oder einen Ersatztermin eingeplant werden, ohne die Gestaltung des Arbeitstags überraschend kurzfristig durcheinander zu bringen.