Kundenkarteien ohne Tippen anlegen – der Fließtext-Import im AkquiseManager
Weniger Schreibarbeit und pure Zeitersparnis…
"… und die 70 Adressen aus dieser Datei bitte noch bis Feierabend in den AkquiseManager übertragen, ich brauche die gleich morgen früh um 07:00 Uhr" sprach der Chef um 16:40 Uhr. Sind Sie jetzt genervt, weil die Chance pünktlich nach Hause gehen zu können so nah war und jetzt doch noch plötzlich in weite Ferne rückte? Keinesfalls, denn Sie haben heute Morgen die AkquiseManager-System News über den verbesserten und die Effizienz noch mehr steigernden Fließtext-Import gelesen.
Mit einem Lächeln auf den Lippen gehen Sie ans Werk und rufen sich gleich im Menüpunkt "Kunden", "Textimport", "Standard" dieses tolle Werkzeug auf. Was folgt sind nur ein paar geübte Klicks, Kopieren, Einfügen, Kontrollieren und ein verdatterter Blick des Vorgesetzten, als Sie pünktlich um 17:00 Uhr Ihren PC mit den Worten "fertig, schönen Feierabend und bis morgen" herunterfahren.
… das ist der verbesserte Fließtext-Importer
Zusätzlich zu seinen Basisfunktionen, wie dem Setzen von Kategorien oder Stati, bekam der Textimport nun weitere Fähigkeiten, wie einer Filterung nach den Postleitzahl-Gebieten von Betreuern, oder der Anzeige von möglichen Dubletten. Darüber erfahren Sie alles Wissenswerte im Abschnitt "Die Import-Einstellungen im Detail".
Gleichgeblieben ist jedoch die simple und einfache Bedienung, die dieses Feature bisher schon zum gern genutzten Werkzeug machte:
- Firmenkontaktdaten in das Rohdatenfeld kopieren
- Datensätze durch Leerzeilen trennen
- Verarbeiten lassen
- Ergebnis Prüfen
- Importieren
- (sich über die schnelle und unkomplizierte Ergänzung seiner Datenbank freuen)
Diese fünf einfach zu vollziehenden Schritte haben bereits vielen Unternehmen und AkquiseManager-Nutzern Stunden mühevoller Schreibarbeit bei der Nachanreicherung Ihrer Kundenverzeichnisse erspart. Egal ob aus uralten Adressbüchern im Word-Format, Impressumseinträgen von Websites, oder generell digitalen Textpassagen jeglicher Art, lassen Sie mit dem Fließtext-Import Kontaktinformationen ganz bequem automatisiert in fertige und einheitliche AkquiseManager-Datensätze umwandeln. Noch nicht selbst ausprobiert? Dann wird es aber Zeit, denn Sie wissen gar nicht, was Ihnen bisher entgangen ist!
Die Importeinstellungen im Detail
Neben den bisher bekannten Importparametern, haben sich nun auch weitere Optionen zum Funktionsumfang dazu gesellt. Die vollständige Palette stellen wir Ihnen im Folgenden vor:
- Zuweisung einer Kategorie
Teilen Sie allen importierten Datensätzen durch Auswahl im Dropdown-Menü eine Ihrer zuvor erstellten Kategoriebezeichnungen zu.
- Kampagnen-Status
Weisen Sie allen importierten Datensätzen durch Auswahl im Dropdown-Menü einen Ihrer zuvor erstellten Kampagnen-Stati zu.
- Betreuer-Zuweisung
Lassen Sie die importierten Datensätze anhand Ihrer Postleizahlen automatisch den passen Kundenbetreuern zuweisen. Sie arbeiten nicht nach diesem Schema? Dann wählen Sie stattdessen doch einfach im gleichen Drop-Down-Menü einen Ihrer definierten Betreuer oder eine Betreuergruppe aus.
- Import durch Betreuer PLZ-Gebiete filtern
Der AkquiseManager prüft bei der Verwendung dieser Option die Postleitzahlengebiete, welche dem Nutzer, der gerade den Import durchführt, zugeteilt wurden. Befindet sich unter den zu importierenden Datensätzen ein Eintrag mit einer Postleitzahl, die NICHT zu dessen Gebiet gehört, wird dieser beim Importvorgang vom System ignoriert und nicht angelegt.
Hinweis: Durch setzen des Hakens beim jeweiligen Datensatz kann das Ignorieren auch übergangen werden. Sie entscheiden also selbst, welche Datensätze wirklich importiert werden, oder nicht.
- Adressen ohne Telefon ignorieren
Wählen Sie diese Option, um z.B. nur Datensätze für die Telefonakquise anzulegen, die auch tatsächlich angerufen werden können.
- Importierte Datensätze in einer Selektion speichern/ neue Selektion anlegen
Der AkquiseManager legt für alle an einem Tag durchgeführten Textimporte eine Suchselektion an. Auch wenn mehrere einzelne Vorgänge durchgeführt werden, werden alle Datensätze in die gleiche gemeinsame Selektion aufgenommen.
Wählen Sie den Unterpunkt "neue Selektion anlegen", sodass jeder Einzelvorgang eines Tages auch einen eigenen Selektionseintrag bekommt.
Tipp: Verwenden Sie die Selektionen nicht nur zum Aufrufen der importierten Datensätze in der Suchmaske. Starten Sie mit deren Hilfe doch gleich eine Mailing-Aktion (Menüpunkt "Kunde", "Selektion/ Mailings").
Intelligentes System – die Erkennung / Filterung möglicher Dubletten
Schon während der Datenaufbereitung für den Import sorgt der AkquiseManager dafür, dass kein überflüssiger Ballast mit an Bord gebracht wird. Mögliche Datensatzdubletten werden erkannt, angezeigt und aktiv aus den aufzunehmenden Karteien entfernt. Hierfür werden zwei Methoden angewendet:
- Die Kontrolle innerhalb der neuen Datensätze:
Das System entfernt die Auswahlhaken, welche einen zu importierenden Datensatz markieren und sagt Ihnen auch warum. In diesem Fall, weil sich möglicherweise eine identische Kartei in den Rohdaten befand. - Die Kontrolle innerhalb der bereits bestehenden Datenbank:
Auch hier wird der Auswahlhaken entfernt und Ihnen angezeigt, dass sich in Ihrer Datenbank möglicherweise bereits eine identische Kartei befindet.
Hinweise: Natürlich steht es Ihnen auch hier frei zu entscheiden, ob Sie die vermeintliche Dublette doch in Ihren Datenbestand aufnehmen möchten. Setzen Sie dafür einfach wieder das entsprechende Häkchen in die Checkbox.
Der AkquiseManager prüft die Einträge sehr sorgfältig nach verschiedenen Kriterien, um anschließend zu entscheiden, ob Ihnen eine Dubletten-Mitteilung dargestellt wird. Da es sich aber hier um einen reinen Mechanismus handelt, bedarf es doch ab und an Ihrem geschulten Blick als Anwender, um festzulegen, ob es sich wirklich um einen doppelten Eintrag handelt, oder ob nicht einfach zufällig zu viele Kriterien mit einem ähnlichen Datensatz übereinstimmen.
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