Der Belegversand mit onlinebrief24.de
Rechnungsversand – Post oder E-Mail?
„Wir haben niemals eine Rechnung von Ihrem Unternehmen erhalten, wie sollen wir dann auch bezahlen?“ Diese Aussage hörten bestimmt schon einige von Ihnen, vielleicht sogar noch mit dem Zusatz „die muss wohl irgendwie vom Spamfilter aussortiert worden sein“.
Zweifelsohne hat in der heutigen Zeit die E-Mail den einstigen Stellenwert der klassischen Briefpost deutlich gemindert. Wie man jedoch am Beispiel oben sieht, bedarf es beim Versand von Rechnungen einer differenzierten Betrachtung der Vorgehensweise.
Optimieren Sie Ihren Cashflow indem Sie schnell und flexibel auf die jeweiligen internen Strukturen seitens des Rechnungsempfängers eingehen:
- Bevorzugt der Kunde die Übermittlung per E-Mail oder gibt es sogar eine E-Mail-Adresse für Rechnungen, ist der Versand darüber natürlich das kostengünstigste und schnellste Mittel.
- Werden per E-Mail übermittelte Rechnungen manchmal nicht bezahlt, kann das unterschiedliche Gründe haben: der Projektansprechpartner, an den die E-Mail geht, ist nicht für die Eingangsrechnungen zuständig oder das Unternehmen hat noch keinen internen Freigabeprozess für E-Mail-Eingangsrechnungen. In diesem Fall ist es häufig zuträglich, die Rechnungen per Post zu übersenden.
Der AkquiseManager ist für diese Entwicklung bestens aufgestellt. Versenden Sie Rechnungen entweder per E-Mail oder über die neue Schnittstelle zu onlinebrief24.de. Deren nahtlose Integration erlaubt es weiterhin alle Belege mit der gewohnt typischen Effizienz erstellen zu können und sorgt im Anschluss für einen zuverlässigen Versand über den Postweg. Egal für welchen Weg Sie sich entscheiden, beide Übermittlungsarten besitzen exakt den gleichen minimalen Arbeitsaufwand.
Ob Büro, Home-Office, oder das Café auf dem Weg von einem Außentermin zum anderen, egal an welchem Ort auch immer Sie Zugang zu Ihrem AkquiseManager finden, wird hier Ihre Produktivität zukünftig sogar um die Punkte Belegerstellung und Postversand erweitert. Abhängigkeit von Druckern oder Material wie Papier, Umschlägen und Briefmarken war gestern!
So werden Belege per onlinebrief24.de verschickt
Beim Verschicken von Belegen aus dem AkquiseManager stehen Ihnen mehrere Wege zu Verfügung. Vorab können Sie schon innerhalb der Zahlungseinstellungen eines jeden Kunden eine Standardart für den Versand auswählen, die speziell für ihn gelten soll, z.B. „onlinebrief24.de“.
Sollten Sie die Art der Übersendung manuell festlegen, so haben Sie mit onlinebrief24.de hierfür 2 Möglichkeiten:
Versand direkt im Fenster zur Belegerstellung
Wie gewohnt wird ein Beleg entweder im Faktura-Bereich oder direkt beim Kunden in seiner Stammdatenansicht erstellt.
In der Beleg-Erstellungsmaske muss zum Versand nur der Button „onlinebrief24.de“ gedrückt werden und nach einer mit „OK“ beantworteten Sicherheitsabfrage geht das Dokument in den Versand zu onlinebrief24.de.
Versand aus der Belegliste
Sie möchten gleich mehrere Belege auf einmal verschicken, ohne dafür jeden Kunden einzeln aufrufen zu müssen? Nichts leichter als das.
- Klicken Sie im Menüpunkt „Faktura“ auf den Punkt „Alle Belege“
- Markieren Sie die gewünschten Belege und wählen Sie im Dropdown-Menü am Ende der Liste „Per onlinebrief24.de versenden“ aus.
- Direkt nach dem Klick werden die markierten Belege an onlinebrief24.de zur weiteren Verarbeitung mit anschließendem Versand übermittelt.
Hinweis: Während des Übermittlungsvorgangs informiert Sie eine Anzeige im oberen Bereich der Belegliste unter anderem durch die Angabe der bisherigen Bearbeitungsdauer über dessen Fortschritt. Ein grünes Häkchen stellt zum Schluss den erfolgreichen Abschluss des Auftrags dar. Konnten Belege bei der Bearbeitung nicht berücksichtig werden, erhalten Sie auch darüber an der gleichen Stelle eine Meldung. Die Informationsanzeige bleibt solange auch während des Arbeitens in anderen Bereichen des Systems ersichtlich, bis sie durch Klicken auf „Löschen“ geschlossen wird.
Tipp: Gerne nimmt Ihnen der AkquiseManager Arbeit ab, wo immer er kann. So ändert er für Sie auch automatisch den Status aller ausgewählten Belege nach erledigtem Versand über onlinebrief24.de, hier z.B. von „versandbereit“ auf „warte auf Zahlung“.
Die Vorteile des Belegversands mit onlinebrief24.de
Zusammengefasst ergeben sich für Ihr Unternehmen folgende Vorteile beim Belegversand mit onlinebrief24.de:
- Kein zusätzlicher Aufwand durch voll integrierte Versandfunktion
- Belege können unabhängig von Ort und Zeit an jedem mit dem Internet verbundenen Gerät (PC, Mac, Laptop, Tablet, Smartphone) erstellt und abgeschickt werden
- Funktionsweise genauso simpel und bequem wie das Verschicken einer E-Mail
- Kein lästiges Drucken, Kuvertieren, Frankieren und zur Post bringen mehr
- Günstige Konditionen bei onlinebrief24.de z.B. durch die dort gewährten Portorabatte ab dem ersten Brief
- Ausschließlich Verwendung von hochwertigen Materialien bei onlinebrief24.de, sodass Sie auch durch Ihre Korrespondenz beim Kunden einen professionellen Eindruck machen
- Zuverlässiger Versand Ihrer Belege durch die Deutsche Post
- Durch die reguläre Vollfrankierung der Briefe wird Ihr Schriftstück nicht fälschlich als Werbung aussortiert und erreicht auch den Empfänger
Hier treffen Sie die nötigen Einstellungen zum Belegversand mit onlinebrief24.de
Um festzulegen ob und welche Belege über onlinebrief24.de versendet werden sollen, besuchen Sie unter „Einstellungen“, „Faktura“, „Einstellungen“ den Bereich „Belegversand onlinebrief24.de“.
Interesse an den Themen "onlinebrief24.de" und "Belege im AkquiseManager" noch nicht gestillt? Dann lesen Sie auch noch diese dazu passenden Artikel:
"Der AkquiseManager und onlinebrief24.de"
"Rohertragsanzeige und –auswertung"
"Abweichende Leistungs- und Rechnungsempfänger"
"Vereinfachtere Änderung von Beleg-Stati"
"Beleg- und Angebotsvorlagen"
"Fakturex Update Kundenmappe"
"Einrichtung individueller Zusatzfelder in Belegen"
"Export von Belegen als CSV-Datei"