Das neue Mahnwesen

Mahnungen im AkquiseManager bearbeiten

Sie sind lästig, unangenehm und eigentlich so überflüssig wie ein Kropf am Hals. Mahnungen sind im Vertrieb ein gar nicht gern gesehenes Übel, da deren Erstellung immer mit verzögerten Zahlungen zu tun hat. Sogar Zahlungsausfälle sind möglich, sollte es zum Äußersten kommen. Damit Sie als Fakturex-Nutzer aber wenigstens das passende Werkzeug besitzen, um den Mahnlauf mit so wenig Aufwand wie möglich abzuwickeln, haben wir unser Mahnwesen-Modul komplett überarbeitet. Mit dem neuen Aufbau und erweiterten Funktionsumfang gelingt es Ihnen nun den kompletten Ablauf von Anfang bis Ende ganz einfach und unkompliziert zu koordinieren. Somit werden Ihre Nerven soweit wie möglich während des Vorgangs geschont. Alles Wissenswerte hierzu zeigen wir Ihnen in diesem ausführlichen Beitrag.

Aufbau und Funktionen des Mahnwesens

Der einfachste Weg Ihnen die Funktionen und den Aufbau unseres verbesserten Mahnwesens zu zeigen, ist die Simulation eines Mahnlaufs mit genauen Erklärungen zu jedem Schritt.

Ausgangssituation: Überfällige Rechnung

Damit eine Rechnung automatisch im Mahnwesen-Bereich ersichtlich wird, müssen zwei Voraussetzungen gegeben sein:
- Das Datum des Zahlungsziels muss überschritten sein.
- Der Beleg darf nicht bezahlt worden sein und hat den Status "warte auf Zahlung".

Abbildung 1 zeigt einen Teil der Ansicht innerhalb der Beleg-Erstellungsmaske. Wir sehen, dass es sich um eine Zahlung per Lastschrifteinzug handelt. Der Einzug wurde vor dem Zahlungsziel am 13.04.18 vereinbarungsgemäß versucht, jedoch ohne Erfolg, denn es kam ein paar Tage später zu einer Rücklastschrift. Somit ergeben sich diese Forderungssummen:
- die Hauptforderung über 4.512,48 €
- die Nebenforderung über 15,- € Rücklastschriftgebühren
- die Gesamtforderung über 4527,48 €

Als zusätzliche Information wird hinter dem Betrag der Hauptforderung in Klammern auch die Anzahl der Tage seit Erstellung der Rechnung angegeben.

Die Darstellung im Bereich "Mahnwesen"

Alle überfälligen Belege werden automatisch in einem extra dafür vorgesehenen Bearbeitungsbereich unter dem Menüpunkt "Faktura", "Mahnwesen" dargestellt. Diese Maske hat folgende Bestandteile (von oben nach unten):

• Menüleiste des Mahnwesens
  • Mahnlauf:
    Klicken Sie hier, um alle Vorgänge zu sehen, welche sich aktuell im Mahnlauf befinden.
  • Alle Mahnakten:
    Klicken Sie hier, um eine Übersicht aller jemals angelegten Mahnakten mit deren verschiedenen Mahnstufen und Statusangaben einzusehen. Eine Filteroptionsleiste lässt Sie die Einträge nach verschiedenen Zeiträumen darstellen.
  • Offene Mahnakten:
    Klicken Sie hier, um eine Übersicht aller offenen Mahnakten mit deren verschiedenen Mahnstufen und Statusangaben einzusehen. Eine Filteroptionsleiste lässt Sie die Einträge nach verschiedenen Zeiträumen darstellen.
  • Geschlossene Mahnakten:
    Klicken Sie hier, um eine Übersicht aller geschlossenen Mahnakten einzusehen. Dabei wird auch dargestellt, während welcher verschiedenen Mahnstufen diese geschlossen wurden. Eine Filteroptionsleiste lässt Sie die Einträge nach verschiedenen Zeiträumen darstellen.
  • Inkasso:
    Klicken Sie hier, um eine Übersicht aller Mahnakten einzusehen, die sich in einem Inkassoverfahren befinden. Eine Filteroptionsleiste lässt Sie die Einträge nach verschiedenen Zeiträumen darstellen.
  • Alle Dateien:
    Hier erhalten Sie eine Übersicht aller Dateien, die im Zusammenhang mit den Mahnläufen erstellt wurden. Dies sind z. B. Inkassoberichte oder ganz allgemein alle PDFs welche per E-Mail und Post geschickt wurden. Beim Klick auf einen Eintrag laden Sie z. B. eine EML-Datei herunter, die Ihnen beim Öffnen die komplette E-Mail mit Text und Datei-Anhang (Ursprungsrechnung als PDF) darstellt. Eine Filteroptionsleiste lässt Sie die Einträge nach verschiedenen Zeiträumen darstellen.
  • Nur Briefe:
    Hier erhalten Sie eine reine Übersicht aller PDF-Dateien, welche Sie auch schon im Bereich "Alle Dateien" gesehen haben. Beim Klick auf einen Eintrag laden Sie einen Brief als PDF-Datei herunter. Eine Filteroptionsleiste lässt Sie die Einträge nach verschiedenen Zeiträumen darstellen.
• Informationszeile
  Hier sehen Sie z. B. die Information darüber, wie viele Mahnbelege Sie gerade zum Bearbeiten ausgewählt haben. Die Informationszeile ist sowohl am Anfang, als auch am Ende der Maske zu finden.
• Button "Kompletter Mahnlauf über alle Kunden ausführen"
  Mit Hilfe dieses Buttons, der sich ebenfalls am Ende der Maske befindet, können Sie automatisch für alle offenen Mahnakten, die ihr (nächstes) Zahlungsziel erreicht haben, den (nächsten) Mahnlauf starten. Dadurch werden die zur Mahnstufe passenden Mahnschreiben an die Kunden verschickt sowie das neue Fälligkeitsdatum und die neue Mahnstufe vermerkt.
• Anzeige der Mahnakten im Menüpunkt "Mahnlauf"

Hier können Sie die offenen Mahnakten im Detail einsehen und bearbeiten. Innerhalb der Mahnakten erhalten Sie diese Informationen und Bearbeitungsmöglichkeiten:

• Kundenname und -nummer
• Auflistung aller überfälligen Rechnungen des Kunden mit allen Details zu Haupt-, Neben- und Gesamtforderungssummen sowie Fälligkeit, Status, aktueller Mahnstufe und Ansprechpartner beim Kunden
• Anzeige der Summen aller überfälligen Belege
• Anzeige der Summen der überfälligen Belege des Kunden, die Sie vorher durch Klick in eine Checkbox vor einem angezeigten Beleg ausgewählt haben
• Nächste Mahnstufe
  Wählen Sie hier im Dropdown-Menü die nächste Mahnstufe aus, die beim Kunden zum Einsatz kommen soll
• Adressen auswählen
  Je nach Mahnstufe können Sie die E-Mail- oder Postadressen auswählen, an welche die Mahnungen geschickt werden sollen. Bei welcher Stufe welche/r Versandweg/e verwendet werden sollen, können Sie in den Einstellungen des Mahnwesens festlegen. Auch eine Checkbox zum Versand an alle Kundenadressen steht Ihnen hier zur Verfügung. Ihre Auswahl wird Ihnen durch die Anzeige von "Infobuttons" dargestellt.
• Zusammenfassung
  Anhand dieser "Infobuttons" im vorletzten Bereich der Mahnakte sehen Sie alle Bestandteile, welche beim Auslösen der nächsten Mahnstufe verwendet. Wie in Abbildung 2 ersichtlich, wird z. B. bei einer Zahlungserinnerung ein Zahlungsziel von 10 Tagen eingestellt, eine E-Mail mit der Rechnung und dem Betreff "Zahlungserinnerung" geschickt usw..
• Buttons "Nur diesen Kunden mahnen" und "Zahlungsaufschub"
  Über diesen Buttons können Sie, ihrer Bezeichnung entsprechend, gezielt nur diesen einen Kunden mahnen, mit dessen Mahnakte Sie sich gerade beschäftigen oder ihm auch einen Zahlungsaufschub gewähren. Die Dauer des Aufschubs können Sie in den Faktura-Einstellungen als Standardwert festlegen, oder auch für jeden Einzelfall individuell bestimmen.

Start des Mahnlaufs

Starten Sie den Mahnlauf über einen der entsprechenden Buttons, so wird Ihnen eine Infobox dargestellt, die Ihnen eine Zusammenfassung des durchgeführten Bearbeitungsprozesses gibt. Über die Schaltfläche "manhnlauf.zip" können Sie eine Zip-Datei downloaden, die alle bei diesem Mahnlauf verschickten Mahnungen enthält. Über die Schaltfläche "Löschen" blenden Sie die Infobox wieder aus.

Tipp: Mahnschreiben per Post können auch ganz bequem automatisiert über den Dienstleister onlinebrief24.de verschickt werden. Durch die entsprechenden Einstellungen macht somit auch der Postversand nur so viel Arbeit wie das Verschicken einer E-Mail.

Eine verschickte Zahlungserinnerung könnte z. B. so wie in Abbildung 4 aussehen.

Die Erinnerung per E-Mail zu schicken bringt diese Vorteile mit sich:

• Im Vergleich zur Post, die oft erst nach Tagen dem richtigen Ansprechpartner vorliegt, erreicht die E-Mail sofort den Adressaten.
• Durch die schnelle Zustellung erfolgt eine Antwort oft schon innerhalb weniger Stunden.
• Sie ersparen sich Portokosten.

Tipp: Schon in den Testversionen von Fakturex haben wir für Sie Mustervorlagen für die Anschreiben der verschiedenen Mahnstufen eingesetzt.

Nach dem Versand einer Mahnung

Nach dem Versand der Mahnung wird ein entsprechender Vermerk auch direkt in der Erstellungsmaske des Belegs und in der Stammdatenansicht des Kunden angezeigt. Beide Darstellungen sind identisch und sehen aus wie in Abbildung 5 gezeigt.

Klicken Sie auf die Nummer der in der Belegerstellungsmaske angezeigten Mahnakte oder öffnen Sie sie im Bereich "Offene Mahnakten" des Mahnwesens, so erhalten Sie die Ansicht aus Abbildung 6. In der rechten oberen Ecke dieses Fensters werden Ihnen Aktionen angeboten, welche Sie durch einen Klick manuell auslösen können. So wird eine Mahnakte z. B. nicht nur durch die Verbuchung des Zahlungseingangs geschlossen. Dies ist auch manuell über den Button in der Ansicht der Mahnakte machbar. Bitte beachten Sie aber bei der manuellen Variante, dass dadurch nicht automatisch auch der Zahlungseingang verbucht wird. Hier handelt es sich nur um einen Abbruch des Mahnvorgangs, beispielsweise aus Kulanz. Sollte der Betrag nicht ausgebucht werden, so bleibt die Rechnung weiterhin unausgeglichen und mit dem Status "warte auf Zahlung" bestehen.

Die Einstellungen des Mahnwesens

Basiseinstellungen des Mahnwesens

Die Basiseinstellungen für den Mahnwesen-Bereich nehmen Sie unter "Einstellungen", "Faktura", "Mahnwesen" vor. Hier gibt es 3 Reiter:

• Mahnlauf:
  Legen Sie hier fest, ob auch nicht fällige Mahnakten im Bereich "Mahnlauf" angezeigt werden und nehmen Sie hier die Feineinstellungen hinsichtlich des E-Mail und Briefversands von Mahnschreiben vor.
• Zahlungsaufschub:
  Hier stellen Sie die standardmäßige Anzahl an Tagen ein, welche Sie bei einem Zahlungsaufschub dem Kunden gewähren wollen.
• Inkasso:
  Nehmen Sie hier Einstellungen bzgl. des Datenexports für die Weiterleitung an ein Inkassounternehmen vor.

Einrichtung der Mahnstufen

Die Einrichtung der verschiedenen Mahnstufen erledigen Sie unter "Einstellungen", "Faktura", "Mahnstufen". Klicken Sie auf die Schaltfläche "anlegen" um eine neue Mahnstufe zu erstellen. Eine Auflistung aller bereits angelegten Mahnstufen ist hier ebenfalls vorhanden. Dabei werden auch alle ihre wichtigen Details als Übersicht dargestellt. Durch den Klick auf das Papierkorb-Icon kann eine Mahnstufe gelöscht werden.

Möchten Sie eine eingerichtete Mahnstufe nachträglich bearbeiten, so klicken Sie auf deren ID-Nummer und im sich öffnenden Übersichtsfenster auf "bearbeiten".

Bei der Anlage einer Mahnstufe sind die meisten Einstellungspunkte selbsterklärend. Speichern Sie Ihre Eingaben zum Schluss durch einen Klick auf den gleichnamigen Button ganz am Ende der Anlagemaske ab.

Zum besseren Verständnis und zum Aufzeigen von verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten, wird folgend nur auf zwei Punkte innerhalb der Anlagemaske einer Mahnstufe besonders eingegangen:

1. Option "Standard dieser Mahnstufe"
Sie können ein und dieselbe Mahnstufe auch mehrfach anlegen. Dies dient z. B. dafür, falls bei der einen nur die Versandart "E-Mail" und bei der anderen nur "Brief" verwenden wollen. Stellen Sie bei dem Mahnstufeneintrag diese Option ein, welchen Sie immer zuerst standardmäßig verwenden wollen. Der andere muss dann immer erst manuell ausgewählt werden, sollte er einmal zum Einsatz kommen.

2. Erstellung der Textvorlage einer Mahnstufe mit Variablen

Wie in Abbildung 11 ersichtlich, haben wir für Sie schon ab der Testversion von Fakturex verschiedene Mahnstufen mit passenden Standardtexten eingerichtet. In diesen wurden auch Variablen verwendet, um jedes Anschreiben immer mit personalisierten Informationen zu bestücken. Eine Liste der verwendbaren Variablen finden Sie am Ende der Anlagemaske.

Weitere passende Beiträge zum Mahnwesen finden Sie folgend:
"Mit Fakturex Rücklastschriften verbuchen"
"Einlesen und Verbuchen von Kontoauszügen"
"Sammelrechnungen und automatischer Belegversand"
"Vereinfachte Änderung von Belegstati"