Das neue ameax-Extranet

Das ameax-Extranet im neuen Design

Knowledge Base, Informationsspeicher, Nachschlagewerk – es gibt viele Bezeichnungen für den zentralen Bereich eines Unternehmens, in dem sich jeder Mitarbeiter in Eigenregie mit Datenmaterial zu den verschiedensten internen Themenbereichen und Verwendungszwecken versorgen kann. Diese praktische Möglichkeit zum Informieren, Lernen, "Spicken" oder Abrufen von Dokumenten für den Kundenkontakt gibt es auch in der ameax Unternehmenssoftware schon von Anfang an. Dort ist sie unter dem Namen "Extranet" bekannt.

Für ein noch besseres Nutzererlebnis wurde das Extranet einer Frischenzellenkur unterworfen. Neben einem aktuellen und moderneren Design finden Sie auch zahlreiche Funktionsverbesserungen und -erweiterungen vor, die Ihnen mehr Anpassungsmöglichkeiten bei Strukturen, der Darstellung sowie der Verwendung der Inhalte bereitstellen.

Sie bestimmen, welche Dateien und Informationen in Ihrem virtuellen schwarzen Brett ohne großen Aufwand hochgeladen und zum dauerhaften Abrufen angeboten werden, wie z. B.

• Verkaufsunterlagen
• Produktkataloge
• Dienstpläne
• Meeting-Protokolle
• Aktuelle Bekanntmachungen
• Arbeitsanweisungen
• Beschreibungen von Vorgehensweisen
• Interne Formulare
• Schriftliches Lernmaterial zum Nachlesen und Einarbeiten
• Video-Tutorials
• Bildergalerien der Teammitglieder mit Hierarchien
• Kantinenpläne.

Selbstverständlich werden die Dateien nicht einfach in ein großes Hauptverzeichnis geladen, in dem sich dann alle Inhalte des Extranets zu einer unübersichtlichen Masse vermischen. Stattdessen steht es Ihnen frei, so viele eindeutig benannte Order zu den verschiedenen Themenbereichen anzulegen, wie Sie benötigen.

Viele Ordner + eine große Menge an Inhalten = langes Suchen. Nicht im ameax-Extranet! Durch die verbesserte Suchfunktion genügt schon die Eingabe eines Stichworts oder eines Teils davon, um Ihnen eine Auflistung der infrage kommenden Inhalte zu liefern. Diese werden Ihnen nicht nur als Liste von Suchergebnissen dargestellt. Ebenfalls zeigt Ihnen das System, wo es die entsprechenden Inhalte gefunden hat. Das macht beispielsweise eine anschließende Recherche zu Material mit themengleichen oder ähnlichen Inhalten umso leichter.

Das Anzeigen der gewünschten Inhalte funktioniert per Klick. PDF- oder Bilddateien, ja sogar Audio- und Videoformate können direkt in der ameax Unternehmenssoftware in einem Overlay-Fenster dargestellt oder wiedergegeben werden. Der vorangehende Download der Datei ist nicht mehr nötig, kann aber bei Bedarf über eine entsprechende Schaltfläche immer noch ganz einfach durchgeführt werden.

Ihr Unternehmen besitzt unterschiedliche Geschäftsbereiche, deren Kundendaten aber gemeinsam in einer ameax Datenbank verwaltet werden? Für solche Fälle können Sie sogar mehr als nur ein Extranet anlegen! Stellen Sie den Mitarbeitern und bei Bedarf auch den Kunden eines jeden Unternehmensteils eigens zugedachte Informationen zum Abrufen zur Verfügung. Die Zugriffssteuerung erfolgt bequem über einen zentralen Einstellungsbereich, sodass wirklich nur die Kollegen und Kunden die Inhalte sehen dürfen, die für sie bestimmt sind.

Der Aufbau des ameax-Extranets

Das ameax-Extranet ist in vier Bereiche unterteilt:

Das Inhaltsverzeichnis [Abb. 5/1]
Jedes ameax-Extranet, was auch als "Extranet-Ordner" bezeichnet werden kann, kann mit mehreren Unterordnern ausgestattet werden. Diese beinhalten z. B. alle zu einem bestimmten Themengebiet passenden Daten. Die Ordnerstruktur wir in einem eigenen Bereich, dem Inhaltsverzeichnis dargestellt. Der Name des Hauptverzeichnisses, im Beispielbild das "Extranet Hausverwaltung" für den entsprechenden Geschäftsbereich, wird im Inhaltsverzeichnis immer ganz oben aufgeführt. Die Unterordner folgen anschließend. Zur übersichtlichen Unterteilung kann jedem Ordner auch eine Farbe zugwiesen werden. Eine Zahl in Klammern hinter den Bezeichnungen der Unterordner gibt an, wie viele Inhalte sich darin befinden. Falls wiederum Ordner in Unterordnern angelegt wurden, sind diese ebenfalls auf die gleiche Weise in der Struktur ersichtlich. Zum Ansehen der Inhalte klicken Sie auf den Namen des Ordners, um ihn zu öffnen. Der Name des geöffneten Ordners wird immer in fetter Schrift dargestellt.

Der Anzeigebereich für Ordnerinhalte [Abb. 5/2]
Ganz oben in diesem Bereich sehen Sie als Überschrift den Namen des Ordners, dessen Inhalt Ihnen darunter dargestellt wird. Ordnerinhalte werden in sogenannte Container unterteilt. Ein Container kann verschiedene Inhalte besitzen wie PDFs, Bilder, geschriebene Texte, Schaltflächen mit Verlinkungen oder grundsätzlich Dateien jeglicher Art (mehr hierzu weiter unten bei "Das Extranet strukturieren und Inhalte einsetzen"). Bei Dateien werden in den zugehörigen Containern deren Namen, Dateiinformationen, die Angabe des Mitarbeiters, der die Datei hochgeladen hat und evtl. Vorschaubilder dargestellt. Auch Schaltflachen zum Ansehen und/oder Herunterladen sind vorhanden.

Der Suchbereich [Abb. 5/3]
Über Bereich "Suchen" können Sie sich gezielt Inhalte aus dem Extranet finden und darstellen lassen. Geben Sie ein Stichwort, wie den exakten Namen des gewünschten Inhalts oder auch nur ein Fragment davon an und leiten Sie die Suche über den entsprechenden Funktions-Button ein. Die Ergebnisse werden Ihnen darauf rechts im Anzeigebereich für den Ordnerinhalt angezeigt (siehe [Abb. 2] und [5/2]. Klicken Sie auf die Schaltfläche "zurücksetzen" um die Suchzeile zu leeren und Ihnen den Container-Inhalt des Hauptverzeichnisses auf der rechten Seite anzeigen zu lassen. Beachten Sie, dass sich eine eingeleitete Suche nur auf die Inhalte des Extranet-Hauptverzeichnis-Ordners bezieht, den Sie gerade geöffnet haben (im Beispiel von [Abb. 5] nur auf Inhalte von "Extranet Hausverwaltung").

Untermenüleiste [Abb. 5/4]
Die Untermenüleiste eines Extranet-Ordners hat in der Regel 3 Komponenten:
1. Funktionsbuttons zum Navigieren innerhalb der Ordnerstruktur (ganz am Anfang, besonders dann praktisch, wenn mit Unterverzeichnissen gearbeitet wird, um schnell von einem Unterverzeichnis zum nächsten zu gelangen).
2. Der Funktionsbutton "Ansicht aktualisieren" (kann z. B. dann eingesetzt werden, wenn Bilder hochgeladen wurden, um die zeitnahe Darstellung der Vorschaubilder anzustoßen, deren Erstellung technisch bedingt mit geringer Verzögerung einhergehen kann).
3. Der Funktions-Button "Bearbeitungsmodus" (klicken Sie diesen an, um die Struktur des Extranet-Ordner zu bearbeiten oder Inhalte einzusetzen, mehr dazu im folgenden Abschnitt).

Das Extranet strukturieren und Inhalte einsetzen

Für die Bearbeitung der Ordnerstrukturen und das Einsetzen von Inhalten in einen Extranet-Ordner klicken Sie in dessen Untermenüleiste auf die Schaltfläche "Bearbeitungsmodus" [Abb. 6 links]. Hierdurch ändert sich die Darstellung der Auflistung der Container im Bereich zur Anzeige der Ordnerinhalte und die zusätzliche Schaltfläche "Ordner "…" bearbeiten" erscheint im Untermenü.

Über die Schaltfläche "Ordner "…" bearbeiten" gelangen Sie in den Einstellungsbereich zum Einrichten des Extranets und seiner Ordner (mehr dazu unter "ameax Extranet – Einrichtung und Einstellungen").

Die leicht geänderte Darstellung der Auflistung der Inhaltscontainer zeigt den Bearbeitungsmodus an. Achten Sie auf die erschienenen "Doppelbalken-Symbole" am äußersten rechten Rand der Auflistung [Abb.7]. An allen Stellen, an denen diese Symbole ersichtlich sind, können Sie sich durch Überfahren mit der Maus entweder ein Menü zum Ergänzen von Inhalten anzeigen lassen [Abb. 7 Markierungsrahmen] oder die Inhalte bereits bestehender Container bearbeiten (mehr zum Bearbeiten von Containerinhalten weiter unten).

Sie können standardmäßig folgende Inhaltscontainer durch einen Klick auf das entsprechende Icon in der Auswahlanzeige [Abb. 7 Markierungsrahmen] einsetzen:

• Text-Blöcke
• Dateien
• Einzelbilder
• Bildergalerien
• Buttons (z. B. für Verlinkungen)
• iFrames (z. B. zur Darstellung systemexterner Inhalte)
• Ansprechpartner (Verweise auf bestimmte Mitarbeiter)
• Aus anderem Ordner einfügen (einen bestimmten Inhalt aus einem anderen Extranet-Ordner wählen und diesen an diese Stelle verschieben)

Klicken Sie auf eine der angebotenen Optionen, sodass Ihnen ein Eingabefenster für die gewünschten Inhalte eingeblendet wird, wie beispielsweise das für Textblöcke [Abb. 8]. Bearbeiten Sie die Eingabemasken von oben nach unten, damit keine notwendigen Eintragungen übersehen werden. Durch die Schaltfläche "Anlegen & Schließen" speichern Sie Ihre Eingaben ab, das Fenster wird geschlossen und Sie finden sich in der Übersichtsmaske der Ordnerinhalte wieder. Ihr gerade angelegter Container wird nun dort ebenfalls angezeigt. Klicken Sie auf die Schalfläche "Anlegen & Aktualisieren", so werden Ihre Eingaben fixiert, jedoch bleiben Sie für weitere Bearbeitungen im Eingabefenster.

[Abb. 9] zeigt Beispiele von gerade eingesetzten Textcontainern. Wie gut zu sehen ist, können Textblöcke auch zur Unterteilung der Ordnerinhalte eingesetzt werden, wie hier als Überschrift für die Mitarbeiterbilder von Marketing- und Vertriebsleitung.

Fahren Sie mit dem Mauszeiger über einen bereits angelegten Inhaltscontainer, so zeigt Ihnen das System auf der rechten Seite einen kleinen Bereich mit Funktions-Icons für diesen Container an [Abb. 10]. Er beinhaltet folgende Bestandteile:

• Mülltonnen-Icon: Klicken Sie hier, um den Inhaltscontainer aus dem Ordner zu löschen.
• Stift-Icon: Klicken Sie hier, um in die Bearbeitungsmaske des Containers zu gelangen.
• Pfeil-Icon: Klicken Sie hier und ziehen den Container mit gedrückter linker Maustaste an eine andere Stelle innerhalb der Ordnerinhaltsübersicht. Lassen Sie die Maustaste los, um den Container an der gewünschten Stelle abzulegen.
• Infobereich: Hier wird Ihnen dargestellt, wann und von wem der Container zuletzt bearbeitet wurde und ob dieser mit Tags markiert ist.

ameax-Extranet – Einrichtung und Einstellungen

Extranet-Ordner

In den Einstellungsbereich für Extranet-Ordner gelangen Sie entweder über die Schaltfläche "Ordner "…" bearbeiten" in der Untermenüleiste des jeweiligen Extranet-Ordners oder durch Eingabe der Stichworte "Extranet Ordner" in der Schnellsuchleiste. Kommen Sie über die Schnellsuchleiste, wählen Sie aus der erscheinenden Übersichtsmaske per Klick den Extranet-Ordner aus, den Sie bearbeiten möchten. Die Einstellungsmaske für einen Extranet-Ordner ist in mehrere Bereiche gegliedert:

Ordnerstrukturübersicht [Abb. 11/1]
Hier sehen Sie in der Überschrift, für welchen Extranet-Ordner Sie Einstellungen durchführen. Der Name des Hauptverzeichnisses des Extranet-Ordners, sowie dessen Unterordner, werden in der Fläche darunter dargestellt. Zwischen der Überschrift und der Anzeige der Ordnerstruktur finden Sie zwei Schaltflächen zum Ein- oder Ausklappen aller Order in der Strukturübersicht sowie eine Filterfunktion, über die Sie gezielt nach den Namen bestimmter Ordner suchen können, um diese anschließend zu bearbeiten.

Konfigurationsreiter [Abb. 11/2]
Klicken Sie in der Ordnerübersicht auf das Hauptverzeichnis oder auf einen Unterordner des Extranet-Ordners, so stehen Ihnen drei Reiter mit unterschiedlichen Inhalten und Funktionen zur Verfügung. Wählen Sie einen Reiter aus, werden Ihnen seine Funktionen im Bereich darunter angezeigt [Abb. 11/3].

• Reiter "Bearbeitung":
  Hier können Sie einrichten, welche Rechtegruppen von Systemnutzern welche Aktionen mit den späteren Inhalten eines Ordners durchführen dürfen. Ebenso legen Sie fest, ob und welche Art von externen Personen später auf die Ordnerinhalte zugreifen darf. Diese Einstellungsmöglichkeiten sind sowohl für das Hauptverzeichnis, als auch für alle Unterordner gleich.
  Bei den Unterordnern stehen Ihnen zusätzlich Optionen zum Ändern/Ergänzen von Bezeichnungen, Beschreibungen, Farbmarkierungen oder Bilddateien als Verzierung zur Verfügung.
  
  Die Bezeichnung des Hauptverzeichnisses ändern Sie über den Funktions-Button "Bearbeiten", welcher sich im Bereich von [Abb. 11/4] befindet. Im sich öffnenden Fenster stehen Ihnen die gleichen Bearbeitungsmöglichen wie bei den Unterordnern zur Verfügung [Abb. 12].
  
• Im Reiter "Anlegen" können Sie Ordner im Hauptverzeichnis oder innerhalb von Unterordnern ergänzen. Tragen Sie die gewünschte Bezeichnung ein, entscheiden Sie, ob für den Ordner eine zufällig gewählte Farbmarkierung gewählt werden soll und speichern Sie Ihre Eingaben über den Button "Hinzufügen" ab [Abb. 13].
  
• Im Reiter "Löschen" gibt es zwei Optionen. Entweder können Sie den ausgewählten Ordner und seine Inhalte komplett und unwiederbringlich löschen oder eine Zusammenführung zweier Ordner durchführen. Für Letzteres wählen Sie über das entsprechende Drop-down-Menü einen verfügbaren Zielordner aus, in welchem die Inhalte des Ursprungsordners überführt werden sollen. Der Ursprungsorder wird anschließend gelöscht. Bestätigen Sie zum Ausführen der gewünschten Aktion Ihre Eingaben mit dem gleichnamigen Funktions-Button [Abb. 14].

Wie bereits erwähnt, ist es grundsätzlich machbar, so viele Extranet-Hauptverzeichnisse anzulegen, wie benötig werden, z. B. für jeden Tätigkeitsbereich eines Unternehmens ein separates Extranet. Im Bereich, welcher in [Abb. 11/4] zu sehen ist, ist der Funktions-Button "Zur Übersicht" vorhanden. Klicken Sie hier, um in die Übersicht aller angelegten Extranet-Hauptverzeichnisse zu gelangen [Abb. 15].

Extranet-Einstellungen

Im Grundeinstellungsbereich für das Extranet finden Sie Möglichleiten für die Feinjustierung. Wählen Sie im Hauptmenüpunkt "Einstellungen" "Extranet" und dann erneut "Einstellungen" aus, um den Bereich aufzurufen. Alternativ können Sie auch durch Eingabe der Stichworte "Extranet Einstellungen" in der Schnellsuchleiste hierhin gelangen. Der Extranet-Einstellungsbereich besitzt 3 Reiter, in welchen die Einstellungen zu den verschiedenen Funktionsbereichen gruppiert sind:

Reiter "Ordner und Verzeichnisse"
Über die hier aufgeführten Optionen können Sie die Sichtbarkeit und Zugriffsrechte für verschiedene Benutzer im Detail steuern.

Reiter "Container und Inhalte"
Über die hier aufgeführten Optionen können Sie die Darstellung von Containern und deren Inhalten beeinflussen sowie Feineinstellungen bezüglich deren Löschung und Bestückung mit Daten festlegen.

Reiter "Erlaubte Container"
Sie erhalten hier eine Auflistung aller verwendbaren Extranet-Inhaltscontainer [Abb. 18]. Über die Checkboxen können Sie bestimmen, welche davon in Ihren Extranet-Ordnern grundsätzlich zum Einsatz kommen dürfen. Bei einigen der Möglichleiten erscheinen nach deren Auswahl ebenfalls Optionen, die die Such- oder Upload-Gegebenheiten in Bezug auf den Container beeinflussen können.

Weitere artverwandte oder interessante Funktionen stellen wir Ihnen in diesen Beiträgen vor:
"Extranet-Inhalte im Dokumentenportal freigeben"
"Direkte PDF-Anzeige im Extranet"
"Thumbnail-Ansichten im Extranet"
"Videos und Podcasts direkt im Extranet einbinden"
"Extranet-Zugriffsstatistik"
"Das FileDrive im AkquiseManager"
"Das ameax-Dashboard"