Das Modul "Umsätze und Mengen" – so behalten Sie den Überblick über Umsatzzahlen und Absatzmengen

Die Zahlen stets im Blick

Mit dem neuen Modul "Umsätze und Mengen" haben Sie bestimmte Zahlenwerte innerhalb eines Kundendatensatzes immer direkt im Blick. Die einfach und klar strukturierte Tabelle gibt Ihnen beispielsweise jederzeit Auskunft über Absatzmengen oder Umsätze, die Sie bei einem Kunden verkauft oder getätigt haben. Sie können sich bei der Ansicht nach Wahl zwischen den Anzeigen nach Tagen, Monaten oder Quartalen entscheiden, je nachdem, was Ihnen am aussagekräftigsten erscheint.

Die Einsatzmöglichkeiten für das "Umsätze und Mengen"-Modul sind sehr vielfältig, wie die folgende Beispielauswahl an Verwendungsmöglichkeiten zeigt:

• Pflege von Umsätzen aus externen Warenwirtschaftssystemen
  Sie können oder möchten auf Ihre externes Warenwirtschaftssystem nicht verzichten und wollen dennoch im AkquiseManager immer eine aktuelle Übersicht bzgl. der Umsätze mit Ihren Kunden haben? Dann exportieren Sie diese doch einfach im Excel-/CSV-Format. Anschließend kann die Tabelle mit nur minimalem Aufwand im AkquiseManager eingelesen und deren Inhalt den entsprechenden Datensätzen zur Anzeige in Euro und Cent zugeordnet werden.
• Pflege von Absatzzahlen aus externen Warenwirtschaftssystemen
  Nach dem gleichen Prinzip wie bei der Pflege von Umsätzen können Sie auch bei der Eintragung von Mengen in Stück, Kilogramm, Einheiten, etc. verfahren. So sind auch hinsichtlich der Absatzerfolge bei Ihren Kunden immer auf dem Laufenden.
• Unterstützung bei der Provisionsabrechnung
  Falls Sie z. B. mit freien Handelsvertretern zusammenarbeiten, so lassen Sie sich für die Berechnung von Provisionen deren Umsätze oder Absatzzahlen als Tabelle schicken. Legen Sie im AkquiseManager neben Ihren Kunden auch spezielle Datensätze für Ihre freien Vertriebler an, sodass Sie dort nach dem Tabellenimport die Ergebnisse zusammengefasst einsehen können. Dies kann sowohl als Basis, als auch zur Unterstützung der Provisionsabrechnung dienen.
• Übermittlung von Absatz- oder Umsatzzahlen an freie Mitarbeiter
  Andersherum können Sie auch Tabellen mit den gesamten Absatz- oder Umsatzzahlen Ihrer Großkunden mit mehreren Filialen an Ihre freien Mitarbeiter verschicken. Arbeiten diese ebenfalls jeweils mit einem eigenen AkquiseManager, so weiß der Betreuer eines bestimmten Gebiets genau, wieviel Gesamtumsatz das Unternehmen, für das er arbeitet, bisher mit dem Kunden gemacht hat. Dadurch bekommt er Kenntnis über das etwaige Potential und ob es sich lohnt, den Filialisten ebenfalls im eigenen Gebiet zu akquirieren.
• Kontrolle über Verkaufsaktivitäten von Niederlassungen
  Führt man autarke Niederlassungen ebenfalls als spezielle Art von Datensatz im AkquiseManager, so kann man nach Auswertung von deren übermittelten Zahlen schnell feststellen, ob das Geschäft floriert oder nicht. Eventuelle Einbrüche bei den Werten werden gleich erkannt und man kann als Zentrale unterstützend eingreifen.
• Steuerung des Lieferrhythmus
  Als Zulieferer kann man durch Auswertung der Verbrauchszahlen des Abnehmers evtl. Bestellungen schon vor dem eigentlichen Eintreffen prognostizieren. Dies dient entweder zur besseren Kommissionierung durch Vorausplanung oder sogar zur Einrichtung von Lieferabsprachen, durch die manuelle Bestellungen auf Dauer überflüssig werden.

Die Anlage eines neuen Moduls

Sie können für die verschiedensten Arten von Daten auch jeweils verschiedene Module anlegen. Sie sind sowohl in Anzahl und der verwendeten Einheit der dort eingetragenen Zahlen variabel einzurichten. Klicken Sie hierfür unter "Einstellungen", "Objekte" auf den Punkt "Mengen und Umsätze" sowie anschließend im sich öffnenden Fenster auf den Button "anlegen".

In der Anlagemaske finden Sie folgende Eingabefelder vor:

• Bezeichnung:
  Tragen Sie hier den Namen des Moduls ein, unter welchem es später in den Kundendatensätzen angezeigt werden soll.
• Typ:
  Legen Sie hier fest, ob der Inhalt der Tabelle nur aus ganzen oder auch aus Dezimalzahlen bestehen soll.
• Einheit:
  Die verwendete Einheit können Sie durch eine Freitexteingabe selbst definieren.
• Genauigkeit:
  Hier stellen Sie ein, wie genau die Werte in der Tabelle aufgelöst werden sollen. Sie haben die Wahl von der genauesten Zeiteinteilung "Tag" bis zur gröbsten Einheit "Jahr".
• Kundenbezug:
  Über dieses Feld definieren Sie, welches Kriterium beim Import für die Zuordnung der Zahlen verwendet werden soll. Wir empfehlen als leichteste Art die Kundennummer. Ist dies nicht möglich, weil z. B. Kunden in zwei verschiedenen Niederlassungen unter anderen Nummern geführt werden, so bietet sich als Alternative auch die Verwendung des Inhalts eines eigens für diesen Zweck definierten Zusatzfelds an. Dieses kann z. B. bei jedem Kundendatensatz eine für alle Filialen identische Kennung beinhalten, welche für die Übermittlung der Werte festgelegt wird.
• Identifier verwenden:
  Diese Option ist eine Hilfestellung für programmiertechnisch versierte Nutzer. Mit ihr kann die genaue Einordnung von Daten durch einen Unique-Key (z. B. einer Rechnungsnummer) durchgeführt werden, sollten z. B. nur Teildatumsangaben in der Importtabelle vorhanden sein.
• Nicht zuordenbare Daten verwerfen:
  Das Moduls "Umsätze und Mengen" hat eine Besonderheit, welches es von den reinen Objekten abhebt. Daten, die beim Importvorgang keinem Datensatz zugeordnet werden können, weil das Zuordnungskriterium fehlt oder fehlerhaft ist, werden für einen etwaigen späteren Einsatz "auf der Rückhand behalten". Wird erst nach dem Import ein Kundendatensatz mit dem passenden Zuordnungskriterium angelegt oder ein bereits bestehender korrigiert, so wird dies vom System erkannt und die Zuordnung der zwischengespeicherten Daten sofort nachgeholt. Wird diese Option jedoch aktiviert, ist diese Komfortfunktion unterdrückt. Daraufhin werden alle Daten, die nicht direkt beim Importvorgang zugeordnet werden können, ignoriert und nicht zwischengespeichert.

Der Datenimport in das "Umsätze und Mengen"-Modul

Für den Datenimport in eine angelegtes Modul wählen Sie dieses unter "Einstellungen", "Objekte" im Bereich "Umsätze und Mengen" aus. Klicken Sie in der Übersichtsmaske des Moduls auf den Button "Import" [Abb. 4/1].

Der Klick auf den Button "Datenbank optimieren" [Abb. 4/2] führt zum Entfernen der Importdaten, welche bei einem vorhergehenden Import nicht zugeordnet werden konnten und immernoch zwischengespeichert werden. Diese Aktion funktioniert allerdings erst dann, wenn die Option "Nicht zuordenbare Daten verwerfen" vorher (temporär) aktiviert wurde (siehe "Die Anlage eines neuen Moduls").

Im Bereich "Daten" auf der rechten Seite der Übersichtsmaske bekommen Sie einen Überblick über die Datensätze, bei denen zuletzt ein Import von Zahlen in das Modul durchgeführt. [Abb. 4/3]

Im Fenster für den Import, welches sich beim Klick auf den gleichnamigen Button in der Übersichtsmaske des Moduls öffnet, lesen Sie Ihre Excel-/CSV-Datentabelle unter dem Punkt "Datei hochladen" ein. Drücken Sie anschließend auf "Verarbeiten".

Ein Beispiel für den Aufbau einer Importtabelle sehen Sie in der letzten Abbildung. Wie allgemein vom Importvorgang im AkquiseManager bekannt, brauchen auch hier nur die Tabellenspalten mit den verschiedenen Dateninhalten mit den Spaltenbenennungen bestückt werden, die am Ende von Abbildung 5 zu sehen sind. Nach dem Speichern der so aufbereiten Tabelle kann der Import durchgeführt werden. Nicht nur Importe von Tageszahlen sind durchführbar, sondern auch von Werten, die sich auf Monate oder Jahre beziehen.

Indirekte Verwandte des Moduls "Umsätze und Mengen" sind die Objekte. Alles zu diesen ebenfalls hilfreichen Informationssammlern können Sie hier lesen:
"Die Objektverwaltung im Überblick"
"Die Objektverwaltung – Anwendungsszenario Personalvermittlung"
"Prozess-Buttons jetzt auch bei Objekten"
"Das Objekt-Datenblatt"