Das Anlegen von Schemas im ameax Aufgaben- und Projektmanagement

Aufgabenmanagement für die verschiedensten Abläufe

To-Do-Listen, Kundenaufträge, Bug-Reports, Kulanzaufträge, Designprozesse, Sommerfeste, und und und… Schon während einer klassischen Arbeitswoche wird man als Unternehmer oder Arbeitnehmer mit einer Vielzahl von Prozessen und standardisierten Arbeitsabläufen konfrontiert. Hier immer den Überblick zu behalten, ist die große Kunst! Das ameax Aufgaben- und Projektmanagement ist das perfekte Werkzeug, um Ihnen hierbei unter die Arme zu greifen. Mit seiner Hilfe sind Sie in der Lage, für alle unterschiedlichen Vorgänge, egal wie komplex, ein eigenes Ablaufschema einzurichten. Die einzelnen, frei definierbaren Aufgabenschritte des Schemas werden dann von den jeweils zuständigen Mitarbeitern durchlaufen, bis das Team den Vorgang schließlich erfolgreich zum Ende bringt.

Damit beim Übergang vom einen zum anderen Schritt so wenig Zeitaufwand und nur ein minimaler manueller Eingabeaufwand notwendig ist, können Sie in jedem Vorgangsschema sogenannte Prozess Buttons einrichten. Sie erlauben es, bequem den Staffelstab von einem zum anderen Mitarbeiter per Mausklick zu übergeben.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie ganz leicht in wenigen nachvollziehbaren Schritten Vorgangsschemas anlegen und diese für einen effizienten Einsatz nach genau Ihren Anforderungen und Bedürfnissen ausgestalten.

In drei Schritten zum perfekten Schema

Egal, welcher Arbeitsablauf damit abgebildet werden soll, Vorangangsschemas werden immer auf die gleiche dreistufige Weise angelegt. Nach der Definition der Bezeichnung, welche idealerweise Verwendungszweck des Schemas widerspiegelt, werden im zweiten Schritt die Status angelegt. Jeder Status steht dabei für einen separaten Arbeitsschritt innerhalb des Vorgangs. Die Aufgabe, die ein jeder Status darstellt, kann auch direkt mit festen Mitarbeitern verknüpft werden, die beim Erreichen für die Erledigung der dahinterstehenden Arbeit zuständig sein sollen. Die möglichen Mitarbeiter werden hierfür bei den Prozess Buttons hinterlegt, welche ergänzend zum Schluss eingerichtet werden. Sie erleichtern Ihnen den korrekten Wechsel von Status zu Status und machen das Durchlaufen des Vorgangs effizienter sowie weniger anfällig für Fehler.

1. Die Basis festlegen

Zum Anlegen eines Vorgangsschemas klicken Sie im Hauptmenüpunkt "Einstellungen" auf "Vorgänge" und im sich darauf öffnenden Fenster auf "Schemas". Ihnen wird nun eine Übersicht von allen angelegten Schemas dargestellt. Über den Button "anlegen" in der Untermenüleiste der Schemaübersicht können Sie hier ein weiteres hinzufügen. Bei der Anlage eines neuen Vorgangsschemas definieren Sie zuerst seine Grunddaten. Diese bestehen aus seiner Bezeichnung, einer Abkürzung für die Bezeichnung und der Farbe, in der Vorgänge dieses Schemas zukünftig angezeigt werden sollen. Über die Option "Aktiv" könne Sie später bei Bedarf das Schema für den Gebrauch komplett deaktivieren. Speichern Sie Ihre Angaben abschließend über die gleichnamige Schaltfläche am Ende der Maske ab.

2. Die Status festlegen

Nach dem Abspeichern der Grunddaten gelangen Sie in die Einrichtungsmaske des Schemas. Dort werden als nächstes die Statusangaben, also die einzelnen Arbeitsschritte innerhalb des Vorgangs definiert. Klicken Sie hierfür im rechten Bereich des Fensters in der Untermenüleiste des Bereichs "Status" auf "anlegen".

Die Anlagemaske des Status beinhaltet folgende Eingabemöglichkeiten:

• Status: Tragen Sie hier die Bezeichnung des Arbeitsschritts ein.
• Farbkennzeichnung: Wählen Sie hier die zum Status gehörende Farbe aus.
• Funktion: Tragen Sie hier zur besseren Differenzierung ein, welchen arbeitstechnischen Hintergrund der Status hat. Es sind fünf einheitliche Angaben wählbar, beispielsweise würde beim Status "In Produktion" die Angabe "In Arbeit" am besten passen.
• Option "Vorausgewählt bei Anlage": Aktivieren Sie diese, damit der jeweilige Status immer als erster bei der Anlage eines Vorgangs ausgewählt ist.
• Option "Frei wählbar": Das System sieht vor, dass die Status immer in der festgelegten logischen Reihenfolge entweder manuell oder über die Prozess Buttons durchlaufen werden. Durch diese Option wird der Status immer auswählbar, selbst dann, wenn er gerade nicht als nächster in der logischen Reihenfolge vorgesehen wäre.

3. Prozess-Buttons definieren

Das Anlegen von Prozess Buttons ist der nächste Schritt nach dem Einrichten der Status. Diese helfen Ihnen, schneller von einem Status zum nächsten zu gelangen und dabei immer die Logik einzuhalten. Auch den oder die passenden Bearbeiter können Sie bei den Prozess Buttons hinterlegen, sodass Sie beim Übergang zum nächsten Schritt immer gleich innerhalb des passenden Kollegenkreises auswählen können.

Die Inhalte der verschiedenen Bereiche beim Definieren eines Prozess Buttons sind zum Großteil selbsterklärend. Daher wird im Folgenden nur auf einige spezielle Punkte eingegangen:

Verfügbarkeit und auslösende Faktoren
"Aus Liste auswählbar": Prozess Buttons werden in der Regel nur in der Bearbeitungsmaske eine Vorgangs dargestellt. Wählen Sie hier "Ja" aus, um den Button auch in sämtlichen Masken, in denen eine Übersicht von verschiedenen Vorgängen dargestellt wird (im Kunden Datensatz, im Stapel, in den Hauptübersichtsmaske der Vorgänge) für einen schnellen Statuswechsel anzeigen zu lassen.

Aktionen
"Stapel": Wählen Sie hier "Setzen und oben platzieren" aus, so wird der Arbeitsschritt nicht nur innerhalb der Vorgänge mit der gleichen Prioritätsstufe im Stapel des entsprechen Benutzers eingetragen. Auch innerhalb aller angezeigten Arbeiten mit der gleichen Prioritätsstufe wird der neu hinzugefügte Schritt an erste Stelle platziert.

Zuständiger
Tragen Sie hier ein, wer durch die Betätigung des Buttons als nächster Zuständiger ausgewählt werden kann. Verwenden Sie später den Button, so schlägt Ihnen das System unter den Eingetragenen gleich einen passenden Kandidaten präferiert vor. Dies könnte beispielsweise bei der Abnahme eines Auftrags durch den Kunden geschehen, wenn ermittelt wird, welcher Kundenbetreuer derjenige war, der den Auftrag auch angelegt hat.

Beobachter
Beobachter sind Personen, die über den Werdegang des Vorgangs ebenfalls informiert werden, selbst wenn Sie gerade keinen seiner Arbeitsschritte selbst bearbeiten. Hier legen Sie fest, wer alles zum Beobachter gemacht werden soll, wenn ein Status gewechselt wird.

Kommentare
Bei jedem Statuswechsel können in eine Textbox relevante Kommentare als Informationsquelle für den folgenden oder alle Mitarbeiter hinterlegt werden. Ein Statuswechsel kann einfach per Klick ohne weitere Eingaben erfolgen, wenn die Aktionen des Prozess Buttons eindeutig definiert und keine Mehrfachauswahlen möglich sind. Hierbei wird auch kein "Formular", in dem sich die Optionen für Mehrfachauswahlen und auch die Textboxen zum Eintragen eines Kommentars befinden würden, eingeblendet (wählen Sie hierfür die Option "Kommentareingabe, falls Formular"). Um immer einen Kommentar eintragen zu können, klicken Sie auf "Formular für Kommentareingabe erzwingen".

Tipp: Die Grundgerüste fertiger Schemas können auch exportiert und importiert werden. Entsprechende Schaltflächen finden Sie sowohl in der Übersichtsmaske der angelegten Schemas, als auch in der Einrichtungsmaske eines einzelnen. Nach dem Import müssen gegebenenfalls nur die Prozess Buttons mit den jeweils für einen Status zuständigen Mitarbeitern versehen werden, falls das Schema aus einem externen System übernommen wurde.

Allgemeine Informationen zum ameax Aufgaben- und Projektmanagement finden Sie in diesem Artikel:
"ameax Aufgaben- und Projektmanagement"