Checklisten im Rahmen des ameax Aufgaben- und Projektmanagements

Übersichtliche Darstellung der Teilaufgaben und des aktuellen Stands von Vorgängen

Gerade für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann es hilfreich sein, Checklisten zu erstellen, denn einerseits geben diese ein Gefühl der Sicherheit und andererseits führen sie zusätzlich dazu, dass keine Teilaufgaben vergessen werden.

Aber nicht nur für neue Mitarbeiter ist diese Funktion relevant, denn stellen Sie sich folgende Situation vor: Fünf verschiedene Themen befinden sich aktuell in Ihrem Stapel. Sie erledigen eine Teilaufgabe einer dieser fünf Themen und bevor Sie sich auf die weitere Abarbeitung konzentrieren können, meldet sich ein Kunde, um wiederum wichtige Dinge bezüglich eines ganz anderen Themas mit Ihnen abzuklären. Anschließend sind Sie sich nicht mehr ganz sicher, welche Teilaufgaben des zuvor bearbeiteten Vorgangs bereits erledigt und welche noch offen sind. Die Option, eine Aufgabe in Form einer übersichtlichen Checkliste in die zugehörigen Teilaufgaben zu unterteilen, hilft Ihnen dabei, auf einen Blick zu sehen, was Sie bereits durchgeführt haben und welche Themen noch zu bearbeiten sind. Sobald Sie eine weitere Teilaufgabe abgeschlossen haben, können Sie diese ebenfalls mit nur einem Klick als erledigt markieren. Somit aktualisiert sich auch die Gesamtfortschrittsanzeige des Vorgangs, welche Sie oberhalb der Checkliste finden.

So erstellen Sie Checklisten innerhalb eines Vorgangs

Individuelle Checklisten

Checklisten lassen sich direkt im Vorgang unter dem Punkt "Checkliste" erstellen. Geben Sie hierzu die zu bearbeitenden Teilaufgaben jeweils einzeln in das dafür vorgesehene Textfeld ein und speichern diese jeweils mit "Enter".

Vordefinierte/Zentrale Checklisten

Öffnen Sie unter "Einstellungen" den Bereich "Vorgänge". Unter dem Punkt "Checklisten" lassen sich Checklisten erstellen, die zentral hinterlegt werden und mit nur einem Klick im Vorgang ausgewählt werden können.

Um eine zentrale Checkliste in einen Vorgang zu integrieren, wählen Sie im Drop-Down-Menü die gewünschte Checkliste aus. Daraufhin wird diese automatisch erstellt.

Bearbeitung von Checklisten

Wie in [Abb. 5] dargestellt, könnte Ihre erstellte Checkliste aussehen. Indem Sie die Checkbox bei einem Punkt aktivieren, markieren Sie die Teilaufgabe als erledigt. Oberhalb der Checkliste finden Sie zudem eine Gesamtfortschrittsanzeige. So haben Sie zu jeder Zeit einen guten Überblick über den aktuellen Stand des jeweiligen Vorgangs.

Neben jeder Teilaufgabe gibt es Bearbeitungsoptionen bzgl. der Reihenfolge. Sie können einzelne Aufgaben über die entsprechenden Pfeile an erste bzw. letzte Stelle versetzen oder jeweils um einzelne Positionen nach oben oder unten verschieben. Durch einen Klick auf das Kreuz lassen sich die Teilaufgaben jeweils wieder löschen.

Weitere wichtige Details rund um das ameax Modul "Aufgaben und Projekte" erfahren Sie hier:
"Das Anlegen von Schemas im ameax Aufgaben- und Projektmanagement"
"Mit ameax Aufgaben und Projekte jetzt noch effizienter arbeiten"
"ameax Aufgaben und Projekte als Ticketsystem nutzen"
"Rechteeinstellungen im ameax Aufgaben- und Projektmanagement"