Automatische Löschung von Kundendaten

Automatisierte und DSGVO-konforme Datenhygiene

Die DSGVO besagt, dass alle Kundendaten die nicht mehr benötigt werden, gelöscht werden müssen. Somit ist es jetzt Pflicht, sich um liegenbleibende oder unnötige Daten zu kümmern. Mit der ameax Unternehmenssoftware müssen Sie sich darüber aber keine Sorgen machen. Denn neben den hohen Sicherheitsstandards, die in unsere Systeme bereits implementiert sind, ist die neue vollautomatische Löschfunktion der nächste logische Schritt in unserem Bestreben Ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern – und DSGVO-konform zu gestalten. Das funktioniert vollautomatisch, ist einfach und spart Zeit. Abgesehen vom Speicher, den Sie so auch sauber halten, ersparen Sie sich somit auch potentiellen Ärger.

Wie das funktioniert?
Mit von Ihnen festlegbaren Kriterien sucht die Funktion die Datensätze aus der Datenbank heraus, die Sie nicht mehr benötigen. Das geschieht dann monatlich und ohne Ihr Zutun.

Ihr großer Vorteil: Wer die Funktion einmal eingerichtet hat, leistet ganz bequem nach der DSGVO eine konforme Maßnahme zur Datenbankpflege. Zusätzlich vermeiden Sie Datenanhäufung und entschlacken dabei auch noch das eigene System. Fantastisch!

Schritt für Schritt zur Datenbereinigung:

Zuerst begeben Sie sich zum Hauptmenüpunkte "Kunden" und klicken anschließend auf "Suchen/Suchergebnis", um hier ein Suchschema anzulegen. Wenn Sie also möchten, dass beispielsweise alle Kunden, die im Status "Kein Interesse" stehen, immer automatisch gelöscht werden sollen, wählen Sie den gleichnamigen Status aus dem Drop-Down Menü "Kampagnen-Status".

Haben Sie gewünschten Parameter eingegeben, drücken Sie auf "weitere Optionen" im Dreipunktemenü in der rechten oberen Ecke.

Dort haben Sie die Wahl aus mehreren Möglichkeiten. Relevant sind jetzt allerdings nur zwei:

• Wählen Sie die erste Auswahlmöglichkeit "Aktuelle Suchfilter als neues Suchschema speichern". Diese Auswahl sorgt dafür, dass Sie Ihre Suchkriterien abspeichern und diese später vom Lösch-Tool verwendet werden können.
• Zusätzlich können Sie auch die Voransicht (Kunden Datenentfernung Voransicht) aufrufen, um zu sehen, welche Kunden von der Löschaktion betroffen wären.

Weniger ist mehr

Nachdem festgelegt wurde, welche Daten weichen müssen, müssen Sie nur noch die letzten notwendigen Schritte durchführen, um die Automation beginnen zu lassen. Begeben Sie sich in den Hauptmenüpunkt "Einstellungen". Dort wählen Sie den Bereich "CRM" aus.

Klicken Sie hier auf "Grundeinstellungen" und anschließend auf den Reiter "Automatische Löschung". Aktivieren Sie die Checkbox "automatische Löschung". Dies führt Sie in den Bereich in dem Sie das vorher angelegte Suchschema auswählen können. Zusätzlich wählen Sie auch den Nutzer, unter dessen Account die Löschungen zukünftig erfolgen sollen.

Im Beispiel wurde das Suchschema "Kein Interesse" unter dem Nutzer "Hank Hölzl" ausgewählt. Fixieren Sie ihre Eingaben indem Sie speichern. Damit haben Sie alle nötigen Einstellungen festgelegt und die ausgewählten Kundendatensätze werden im Monatsturnus gelöscht. So einfach kann es sein, sich selbst, der DSGVO und den Kunden einen Gefallen in punkto Datensauberkeit zu tun, wenn Sie unsere ameax Unternehmenssoftware nutzen.