Artikel-Datenblätter

Klicken, ziehen, fallen lassen – Artikel mit Datenblättern bestücken und diese wieder aufrufen

Interessenten und Kunden fällen Urteile oft sehr schnell. Kommt man bei der Beantwortung von Fragen zum Produkt einmal ins Stocken, wird einem das vielleicht noch verziehen. Beim zweiten Mal fällt dies schon deutlich auf. Das dritte Mal ist dann zumeist das K.O.-Kriterium: die Beratung wird nicht mehr als kompetent empfunden und das Produkt entweder gar nicht oder woanders gekauft.

Vermeiden Sie zukünftig derlei Aussetzer, die den Verkauf verhageln! Bestücken Sie die Artikel/Dienstleistungen innerhalb der Artikelverwaltung ab jetzt mit ausführlichen Datenblättern in PDF-Form, z. B. mit Informationen vom Hersteller. Mit nur wenigen Klicks fügen Sie per Drag-and-Drop-Methode die Datei dem Artikel hinzu und können Sie anschließend direkt aus dem System heraus anzeigen lassen. Ihr Retter in der Not, sollte einmal genau die Handvoll Informationen abgefragt werden, die Sie nicht schon im Schlaf beherrschen.

Die Voraussetzung zum Upload von Artikel-Datenblättern schaffen

Screenshot markierte Einstellung zum Aktivieren der Verwendung von Artikel-Datenblätter

Damit der Upload und die anschließende Anzeige von Datenblättern auch verfügbar sind, aktivieren Sie im Hauptmenüpunkt "Einstellungen", "Faktura", "Einstellungen" im Reiter "PDF-Belege" die Option "Artikelbilder und Datenblätter".

Die verschiedenen Upload-Möglichkeiten für Datenblätter

Für den Upload eines Datenblatts gibt es vier Möglichkeiten. Für alle vier begeben Sie sich zuerst im Hauptmenüpunkt "Faktura" in den Bereich "Artikel" und wählen dort den Artikel oder die Dienstleistung aus, die Sie mit genauen Informationen versehen wollen.

Screenshot Artikelstammblatt mit Markierungen beim Bereich zum Upload von Dateien

Auf der rechten Seite des Artikelstammblattes finden Sie im oberen Teil den Bereich "Datei hochladen". Ziehen Sie das PDF mit der Drag-and-Drop-Methode in das eingerahmte Feld und lassen es einfach dort hineinfallen.

Durch einen Klick auf das Pfeil-Icon auf der linken Seite des eingerahmten Bereichs kommen Sie in die Verzeichnisstruktur Ihres Computers. Hier können Sie den richtigen Ordner auswählen und welche Datei aus diesem hochgeladen werden soll.

Screenshot Upload-Möglichkeit aus dem FileDrive

Klicken Sie auf der rechten Seite des Bereichs "Datei hochladen" auf das FileDrive-Icon, um PDF-Dateien, die Sie zuvor darin gespeichert haben, in diesem Artikelstammblatt zu speichern.

Screenshot Artikelstammblatt, in welchem ein Datei aus dem FileDrive als Datenblatt vorgeschlagen wird mit verschiedenen Markierungen

Schicken Sie Datenblätter per E-Mail direkt an Ihr FileDrive. Verwenden Sie dafür die E-Mail Adresse, die Ihnen im Hinweistext angegeben wird [Abb. 4/1]. Benennen Sie die Datei einfach mit der Artikelnummer und senden sie kommentarlos und ohne Betreff ab. Aktualisieren Sie anschließend das Browserfenster, in welchem Ihr AkquiseManager gerade läuft. Danach wird Ihnen das an Ihr FileDrive geschickte Dokument zur Auswahl im Artikelstammblatt vorgeschlagen. Klicken Sie auf eine der beiden Optionen, die in [Abb. 4/2] zu sehen sind, um zu entscheiden, wie mit der Datei verfahren werden soll.

Screenshot hochgeladenes Bild und Datenblatt in einer Artikelstammansicht

Ebenso können Sie mehrere Dateien, auch in verschiedenen Formaten, auf einmal mit den oben genannten Methoden auswählen und hochladen. Die Formate werden dabei erkannt und den korrekten Bereichen zugeordnet. So wandern z. B. JPG-Bilddateien automatisch in den Bereich "Artikelbilder" und PDFs werden unter "Datenblätter" gespeichert.

Nach dem Upload steht Ihnen ein Datenblatt jederzeit zur Ansicht oder zum Download bereit, indem Sie einfach in der Artikelstammansicht darauf klicken [Abb. 5].

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