Anzeige der Zugehörigkeit bei duplizierten Belegen

Welcher gehört zu welchem – so werden Zugehörigkeiten sichtbar

Welcher Innendienstmitarbeiter kennt das nicht: Man hat vor ein paar Tagen einen Auftrag entgegengenommen und eine Rechnung für die Bestellung des anforderten Produkts ausgestellt. Kurz nach dem Versand des Belegs fragt der Kunde an, ob man ihm nicht noch kurzfristig weitere Produkte liefern kann, welche er in Verbindung mit der ersten Lieferung verwenden will. Natürlich ist dies ohne weiteres machbar. Wegen interner Regelungen benötigt er allerdings beide separat gelieferten Produkte auf dem gleichen Rechnungsdokument. Auch das ist mit Fakturex schnell erledigt und für Ihr eigenes Unternehmen völlig nachvollziehbar und übersichtlich zu bewerkstelligen.

Durch die exakte Anzeige von Zugehörigkeiten bei verschiedenen Belegen kann man auch später noch die einzelnen Schritte von einem Beleg zum anderen genau verfolgen. Der Innendienstmitarbeiter aus dem Eingangsszenario geht dafür wie folgt vor:

1.Weiterführung der Ursprungsrechnung in einen Stornobeleg
Schon allein dadurch wird die erste Zugehörigkeitsbeziehung zwischen der ersten Rechnung und dem Stornobeleg automatisch auf der jeweils rechten Seite beider Belegerstellungsmasken in einer tabellarischen Auflistung angezeigt. Ebenso findet man einen Hinweis, dass eine Weiterführung stattfand, z. B. im mittleren Bereich der Erstellungsmaske des Stornobelegs, siehe Mitte Abbildung 1

2.Weiterführung des Stornobelegs in eine neue Rechnung
Um sich nicht die Arbeit machen zu müssen, einen komplett neuen Beleg anzufertigen, kann der Stornobeleg durch einen Klick auf den Button "Duplizieren" in eine neue Rechnung weitergeführt werden. Damit dabei gleich kenntlich gemacht wird, dass die neue Rechnung auf dem Stornobeleg basiert, aktiviert der Mitarbeiter bei diesem Vorgang die Checkbox "mit Ursprungsbeleg verknüpfen", siehe Abbildung 1 oben.

Nach einem Zwischenstopp in der Belegbearbeitungsmaske der neuen Rechnung gelangt der Innendienstmitarbeiter in deren Erstellungsmaske. Durch die Duplizierung wurden alle Positionen aus dem Stornobeleg auch in die neue Rechnung übernommen. Sie können nun um die weiteren Artikel ergänzt werden, die der Kunde nachträglich angefordert hat. Die Verbindungen zwischen den drei Belegen werden in allen drei Belegerstellungsmasken immer auf der rechten Seiten in der Tabelle "Zugehörige Belege" sowie im mittleren Bereich unter dem Punkt "Weitergeführt aus" dargelegt.

Eine Auswahl an allgemeinen Informationen zum Umgang mit Belegen finden Sie auch in diesen Beiträgen:
"Angabe von Referenzen bei Belegen"
"Beleg- und Angebotsvorlagen"
"Der Belegversands mit onlinebrief24.de"
"Einsatz von Berechnungsformeln in Belegen"
"Textbausteine für die Belegerstellung"
"Einrichtung individueller Zusatzfelder in Belegen"
"Zwischenüberschriften in Belegen"
"Massenbearbeitung bei Belegen"
"Konfigurierbare Belegnummern"
"Belegansicht direkt aus der Belegliste"
"Die Beleg-Statistik"