Start/Stopp – Anfangs- und Endpunkte bei wiederkehrenden Rechnungen genau festlegen

Eleganz bei der Fakturierung – Fließende Übergänge wie in der Musik

Zugegeben, die Erstellung einer Rechnung mit der Komposition einer Symphonie gleichzusetzen, ist ein wenig übertrieben, selbst dann, wenn ein Innendienstmitarbeiter seine Arbeit gerne und mit „Herzblut“ macht. Dennoch bietet Ihnen die AkquiseManager-Erweiterung Fakturex mit den neu etablierten Faktura-Funktionen einige interessante Möglichkeiten, nicht nur die Start- und Endpunkte, sowie das Intervall von wiederkehrenden Rechnungen exakt festzulegen, sondern auch mit so gut wie keinem Aufwand quasi fließende Aktivierungen von Rechnungsposten und deren Verschwinden nach einer genau festgelegten Dauer einzurichten. Auch flexibles Pausieren oder Abbrüche von laufenden Abonnements oder wiederkehrenden Rechnungen können ganz leicht vorgenommen werden. Das Beste dabei: Handelt es sich bei der Berechnung einer Position um eine Buchung von fortlaufenden Kosten, so wird diese sogar genau anteilig des schon verstrichenen Zeitraums des Rechnungszyklus berechnet. Die Anwendungsmöglichkeiten für die erwähnten Funktionen sind so mannigfaltig, wie es Musikstücke auf der Welt gibt:

• Abrechnung von laufzeitbezogenen Dienstleistungen als wiederkehrende Grundgebühr
• Vereinbarte Einführung einer Dienstleistung, die erst zeitversetzt nach Einführung einer anderen stattfinden soll
• Unterschiedliche Start- und Endzeitpunkte einzelner Teilleistungen
• Außerordentliche Kündigung einer Dienstleistung während der Laufzeit
• Und und und…

Grundsätzlich gibt es zwei Bereiche im Belegerstellungsfenster, in denen Sie die Laufzeiträume von Abonnements / wiederkehrenden Rechnungen oder deren Einzelpositionen steuern können. Um zu diesen zu gelangen, legen Sie sich zuerst eine wiederkehrende Rechnung durch Klick auf den entsprechenden Button in der Kundenstammdatenansicht an und ergänzen die nötigen Ersteinstellungen in dessen Bearbeitungsbereich, sodass Sie zur Belegerstellungsmaske kommen.

Die limitierenden Faktoren in den Abrechnungseinstellungen

• Klicken Sie unter "Abrechnungseinstellungen" auf "bearbeiten".

Im sich öffnenden Bereich legen Sie auf der linken Seite das Datum der nächsten/ersten Ausführung fest, sowie das Rechnungsintervall. Die rechte Seite enthält die Detailoptionen für die Limitierung der kompletten wiederkehrenden Rechnungserstellung. Sie ist aufgeteilt in die Bereiche

• Limitierung/Kündigung:
  • Legen Sie hier eine feste Anzahl von Wiederholungen fest. Nach der Erreichung stoppt die die Rechnungserstellung automatisch
  • Das Feld "Laufzeitende" ist für die Eintragung eines festen Enddatums vorgesehen, oder, z.B. im Falle einer außerordentlichen Kündigung, für das nachträgliche Festlegen eines Enddatums.
•  Vertragslaufzeit:
  • Hier können Sie Vertragsbeginn und Laufzeit definieren
  • Wenn die wiederkehrende Rechnung gerade erst angelegt wird und der dahinterliegende Vertrag noch keinen Zyklus komplett durchlaufen hat, ist der Beginn der aktuellen Laufzeit identisch mit dem Vertragsbeginn.
  • Auch Informationen zur Mindestlaufzeit und zur Kündigungsfrist können hier eingetragen werden.

Speichern Sie Ihre Eingaben mit durch Klick auf "Abschicken" und aktivieren Sie die wiederkehrende Rechnung mit der Schaltfläche "Aktivieren".

Hinweis: Machen Sie Eintragungen sowohl bei Limitierung/Kündigung, als auch bei "Vertragslaufzeit", so setzt immer der Faktor, der zuerst eintritt, das Ende der wiederkehrenden Rechnung.

Die Perfektion liegt im Detail – Anfangs- und Endeinstellungen in den Positionen

Was für eine ganze Rechnung gilt, gilt auch bei deren einzelnen Positionen. In diesem Fall bedeutet dies, dass Sie dort ebenso Abrechnungsbeginn und –ende exakt definieren können.

Soll der Berechnungsbeginn einer Position erst zeitversetzt nach Beginn anderer Positionen der wiederkehrenden Rechnung eintreten, so stellen Sie einfach in der passenden Zeile ein Datum nach dem der Erstberechnung oder dem Vertragsbeginn ein. Somit könnten z.B. die ersten drei Monate Rechnungen mit zwei Positionen generiert werden und erst ab dem vierten gesellt sich eine dritte hinzu. Ebenso ist ein vorzeitiges Ende für die Berechnung einer Position noch vor Ablauf der Vertragslaufzeit nach dem gleichen Prinzip möglich.

Hier wird das Ergebnis sichtbar:

In unserem Beispiel wird die Erstellung des ersten Belegs sofort manuell über den Button "Jetzt ausführen" angestoßen.

Im erstellten Beleg, welchen Sie sich im Bereich "Belege dieses Abonnements" aufrufen können, sehen Sie den Wert der anteiligen Laufzeitberechnung und den sich daraus ergebenden Eurobetrag.

Hinweis: Setzen Sie bei Positionen Anfangs- und Endpunkte, so kommt es immer zu einer tagesgenauen Berechnung anteilig der Dauer des eigentlich festgelegten Rechnungsintervalls.

Über weitere Themen, die sich nahtlos in diesen Themenkomplex einfügen, informieren wir Sie hier:
"Die automatisch wiederkehrende Rechnung"
"Individuelle Einstellungen für den Rechnungsversand bei jedem Kunden"
"Abweichende Leistungs- und Rechnungsempfänger – z.B. für Leasinggesellschaften oder Konzernkunden"
"Die Rechnungshistorie"
"Angebote mit Gesamtpreisen erstellen"