ameax Aufgaben- und Projektmanagement

Aufgaben delegieren, ohne den Überblick zu verlieren

Bei der Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens ist Teamwork oft besonders wichtig. Aufgaben gibt es genug, die meist in bestimmten Reihenfolgen oder unter Einhaltung von Fristen erledigt werden müssen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Mit "ameax Aufgaben- und Projektmanagement" verlieren dabei weder Sie noch die eingebunden Mitarbeiter den Überblick über zu erledigende Sachverhalte oder Zuständigkeiten. ameax Aufgaben- und Projektmanagement ist mehr als nur eine Aufgabenverteilung, denn durch dieses einfach zu bedienenden Werkzeug können Sie einzelne Prozesse sowie ganze Projekte managen und Ihr Team perfekt organisieren.

Eine Projektarbeit ist dann am effektivsten, wenn Sie verfolgen können, was Ihr Team macht und gleichzeitig alle Teammitglieder auf demselben Wissensstand sind. Dies gelingt Ihnen mit unserem sehr wirkungsvollen Tool ohne Aufwand.

Eine Übersicht aller Einzelvorgänge, welche auch zu Projekten gruppiert werden können, finden Sie, neben einem Punkt für die Anzeige des persönlichen Aufgabenstapels eines jeden Mitarbeiters, in der Menüleiste des Systems unter "Vorgänge".

Die Übersichtsmaske ist in drei Teile gegliedert:

• Die Navigationsleiste links außen, um sich z. B. per Klick Vorgänge mit der jeweils gleichen Statusangabe darstellen zu lassen
• Einer Filtermaske für Detailsuchen oben
• Der Auflistung der Vorgänge in der Mitte

Jeder einzelne Vorgang hat seinen eigenen Status [Abb. 3/1]. Der Schritt von einem Bearbeitungsstatus zum nächsten und der damit evtl. verbundene Wechsel der Verantwortlichen gelingt mühelos durch bequeme Klicks auf sogenannte Prozess-Buttons [Abb. 3/2]. Statusangaben können entweder völlig frei angelegt werden oder absolut statisch sein. So bestimmen Sie selbst situationsbezogen oder immer identisch, wer einen Aufgabenschritt als nächstes übernimmt [Abb. 3/3] sowie die Bewertung der einzelnen Arbeitsschritte hinsichtlich der Priorisierung (niedrig, normal, hoch, kritisch) [Abb. 3/4]. Und da letztlich die Zuständigkeit immer einer genau definierten Person übertragen wird, fallen zukünftig keine Aufgaben mehr unter den Tisch.

Die Statusangaben von Vorgängen werden für eine bessere Unterscheidung auch anhand ihrer Hintergründe unterteilt: offen, geplant, in Arbeit, Rückmeldung erforderlich, nicht abgeschlossen. Eine Kommentarfunktion ermöglicht es jedem berechtigten Teammitglied, Informationen zu seinem durchgeführten Arbeitsschritt zu hinterlassen. So entsteht bei allen Vorgängen eine gut nachvollziehbare Historie.

Die Antworten auf die Kernfragen in Bezug zu einer Aufgabe/einem Projekt liegen damit immer an einer zentralen Stelle:

• Wo steht der Vorgang?
• Wer ist verantwortlich?
• Wer hat wann und wie einen Auftrag bearbeitet oder Informationen in Form von Kommentaren oder sogar Dateien hinterlegt?

Alle einzelnen Schritte werden nicht nur durch die Kommentare der Mitarbeiter dokumentiert, sondern auch vom System im Hintergrund und jederzeit einsehbar protokoliert. Erledigungen, beteiligte Mitarbeiter, Übergaben, Status- und Prioritätswechsel sind somit komfortabel nachvollziehbar.

Die wichtigsten Vorteile des ameax Aufgaben- und Projektmanagements

Aktivieren Sie am besten noch heute Ihre kostenfreie 30-tägige Demoversion und lernen Sie beim Testen alle der folgenden Vorteile des Systems live kennen:

• Webbasiert und systemunabhängig
• Teamarbeit wird spürbar effizienter gestaltet
• Einfache Priorisierung der Vorgänge
• Wahlweise standardisiertes oder flexibles Vorgehen
• Protokollierung der einzelnen Arbeitsschritte und Historie
• E-Mail-Benachrichtigungen über jede relevante Änderung bei einem Vorgang
• Höchste Datensicherheit durch Hosting in einem mehrfach zertifizierten deutschen Rechenzentrum, das mehrmals täglich Back-Ups erstellt

Tipp: Als hervorragende Ergänzungsmöglichkeiten bieten sich auch andere Produkte der ameax Software Suite, wie das CRM-System "AkquiseManager" an. Hierin kann das Aufgaben- und Projektmanagement nahtlos integriert werden.

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Der Einsatz von ameax Aufgaben- und Projektmanagement im Detail

Nach der ausführlichen Beschreibung des Leistungsumfangs und der Fähigkeiten von ameax Aufgaben- und Projektmanagement in den ersten drei Bereichen dieses Artikels, sehen Sie in den anschließenden drei die Grundlagen des täglichen Einsatzes, sowie die Einrichtung des Systems.

Als Beispielszenario dient hierfür ein fiktives Unternehmen, welches sich auf die Sonderanfertigung von Ersatzteilen für Anlagen spezialisiert hat. Für den Prozess von Annahme des Kundenauftrags, über die Fertigung bis hin zur Abrechnung wurde hierfür ein eigener Vorgang mit verschiedenen Detailschritten definiert. Dieser kurz als "Auftrag" oder "AU" bezeichnete Vorgang basiert auf einem sogenannten "Vorgangsschema", in welchem der Ablauf der bei der Erledigung des Auftrags durchzuführenden Prozesse als Grundgerüst festgelegt ist.

Die Vorgangsschemas

Mit ameax Aufgaben- und Projektmanagement können für verschiedene Abläufe verschiedene Schemas definiert werden. Wurde z. B. ein Arbeitsschritt von einem Mitarbeiter erledigt, dann wird er auf Wunsch automatisch dem nächsten zuständigen Mitarbeiter übergeben. Sie legen in wenigen Schritten fest, wer wann welche Handlung ausführen soll. So ist der Vorgang immer zur richtigen Zeit in den richtigen Händen. Bekommt ein Mitarbeiter einen Arbeitsschritt zugewiesen, so wird er ebenfalls parallel dazu per E-Mail informiert und kann sich anschließend in das System einloggen, um seine Aufgabe zu bearbeiten. Das Programm verschickt ebenfalls tägliche Benachrichtigungen, zum Beispiel als Zusammenfassung der Aktivitäten vom Vortag.

Jeder Vorgang gliedert sich in verschiedene, nacheinander ablaufende Status. Es steht Ihnen dabei vollkommen frei festzulegen, ob dies nur zwei Status sind, wie "offen" und "erledigt", was für die Einrichtung einer einfachen To-Do-Liste ausreicht oder ob es eine komplexe Reihenfolge aus deutlich mehr Stufen, wie es beispielsweise bei der Erfassung von Kundenaufträgen der Fall ist, sein soll. Abbildung 5 zeigt den Einstellungsbereich, in dem ein Vorgang definiert wird. Innerhalb dieser Maske sind im oberen rechten Bereich die neun eingerichteten Status eines Auftrags zu sehen.

Unterhalb der Status-Übersicht befindet sich der Bereich zum Erstellen sogenannter Prozess Buttons. Sie können eingerichtet werden, um Ihnen den manuellen Wechsel von einem Status zum anderen abzunehmen. Steht der Auftrag beispielsweise noch ganz am Anfang auf "Erfassen", kann der nur bei diesem Status angezeigte Prozess Button so konfiguriert werden, dass ein Klick auf ihn genügt, um

• in den nächsten Status "Übergabe an Produktion" zu wechseln
• den Produktionsleiter als neuen Bearbeiter einzusetzen
• den Priorität für den Produktionsleiter auf "hoch" zu stellen, sodass dieser den Auftrag möglichst schnell in seine Planung aufnimmt
• eine Bearbeitungsfrist als Deadline zu setzen.

Genauere Details über die Einrichtung der Vorgangsschemas erhalten Sie in einem ergänzenden Artikel.

Einen Vorgang erstellen

Vorgänge werden meistens über einen entsprechenden Funktions-Button in einem zugehörigen Kundendatensatz angelegt und dort auch in einer Übersicht gelistet. Aber auch autarke Vorgänge ohne direkten Kundenbezug sind möglich.

Bei der Erstellung eines Produktionsauftrags legt ein Kundenbetreuer folgende Parameter fest:

• Die Art des Vorgangs anhand des passenden Schemas (Kundenauftrag)
• Die spezifische Bezeichnung des Auftrags (eine Vorgangsnummer wird dabei automatisch ergänzt)
• Eine detaillierte Beschreibung
• Die Priorisierung
• Ob der Auftrag gleich im Bearbeitungsstapel des nächsten Kollegen aufgenommen werden soll (mehr zum "Stapel" im folgenden Punkt)

Von wem der Auftrag erstellt wurde, das Anlagedatum, der Standardstatus bei Anlage (Auftragserfassung) sowie die aktuell zuständige Person und der Prozess Button, welcher eine schnelle Überleitung zum nächsten Schritt ermöglicht, werden vom System beim Speichern automatisch ergänzt. Wird ein Mitarbeiter als "Beobachter" eingesetzt, erhält auch dieser immer die E-Mails, die beim Ändern des Status an die Kollegen geschickt werden. Dies geschieht selbst dann, wenn ihn diese Änderung nicht direkt betrifft. Eine perfekte Möglichkeit für Führungskräfte, immer im Bilde über den Ablauf wichtiger Gegebenheiten zu sein. Das Einstellen eines Erinnerungs- und Fälligkeitsdatums unterstützt einen Projektverlauf nach Zeitplan. Ebenfalls können relevante Dokumente und Dateien dem Vorgang hinzugefügt werden.

Nach dem Setzen dieses "Startpunkts" beginnt nun der Durchlauf durch die verschiedenen Abteilungen. Mit dem Druck auf den Prozess Button "Übergabe Produktion" erhält der Produktionsleiter den Staffelstab. Er ist verantwortlich für die Einplanung des Auftrags und die Auswahl seines Mitarbeiters, der das Werkstück herstellen soll. Als nächstes macht sich der gewählte Produktionsmitarbeiter an die Arbeit und quittiert seine erledigte Aufgabe mit einem Klick auf "Qualitätskontrolle", sodass der Meister zur Abnahme gerufen wird. Gibt dieser sein OK, schiebt er den nächsten Schritt des Auftrags wieder dem Kundenbetreuer zu, welcher die Endabnahme zusammen mit dem Auftragsgeber durchführt. Auch bei anfallenden Korrekturwünschen des Auftraggebers ist ein extra Prozess Button vorgesehen, der den Auftrag, zusammen mit einem Kommentar des Kundenbetreuers, wieder zum Produktionsleiter überträgt, um die folgenden Schritte wiederholt durchlaufen zu lassen. Im besten Fall wird das Werkstück natürlich sofort positiv vom Kunden in Empfang genommen, wodurch der Innendienst für die Rechnungsstellung benachrichtigt und der Auftrag schließlich an die Buchhaltung überstellt wird. Diese stellt ihn mit "abgeschlossen" nach erfolgtem Zahlungseingang fertig.

Schon anhand des gerade beschriebenen, stark vereinfachten Vorgangs wird sehr gut verdeutlicht, wie viele Personen ameax Aufgaben- und Projektmanagement mit so gut wie keinem Aufwand präzise koordinieren kann:

• Kunden
• Kundenbetreuer
• Produktionsleiter/Meister
• Produktionsmitarbeiter
• Innendienstmitarbeiter
• Buchhalter

Arbeiten nach Prioritäten – der Stapel

Mit ameax Aufgaben- und Projektmanagement legen Sie selbst fest, welche der Aufgaben für Sie oder für die Mitglieder Ihres Teams kritisch sind und folglich mit einer höheren Priorität bearbeitet werden müssen. Auch bei mehr als 100 Vorgängen im System verlieren Sie dabei nie den Überblick.

Der Bearbeitungsstapel eines jeden Mitarbeiters definiert, welche Arbeiten aus dem Pool als nächstes zur Bearbeitung anstehen. Dabei ist für den User schon auf den ersten Blick ersichtlich, welche Reihenfolge eingehalten werden sollte. Per Drag and Drop können die Inhalte des Stapels, also die einzelnen Arbeitsschritte verschiedener Vorgänge, zur Priorisierung in der Anordnung verschoben werden. Die allgemeine Prioritätsstufe, die beispielsweise ein Produktionsleiter für einen Arbeitsauftrag festgelegt hat, wird neben dem Titel und dem Status bei jedem Vorgang dargestellt. Auch die Stapel anderer Kollegen können eingesehen werden, um immer gleich Bescheid zu wissen, wann man damit rechnen kann, als nächster in der Reihe dran zu sein.

Alle wichtigen Details darüber, wie Sie Vorgangsschemas im ameax Aufgaben- und Projektmanagement anlegen finden Sie hier:
"Das Anlegen von Vorgangsschemas im ameax Aufgaben- und Projektmanagment"