Aktivitäten als PDF exportieren

Ein Klick, mehrere Verwendungsmöglichkeiten – das Aktivitäten-PDF

Sind Sie der Typ, der beim Termin gerne etwas handschriftlich auf einem Blatt mit passendem Kontext mitnotieren können will? Haben Sie einen Chef, für den Gedrucktes immer noch das einzig wahre ist, um sich mit Informationen zu versorgen? Oder sind Sie gelegentlich in Gebieten unterwegs, in denen es mit der Internetverbindung nicht so zum Besten steht? Für diese und noch viele weitere Verwendungsmöglichkeiten ist der gezielte Export von einzelnen Aktivitätseintragungen im PDF-Format möglich. Diese PDFs stehen anschließend als Gedankenstütze zum Ausdruck bereit oder sind auf den verschiedensten Geräten speicherbar. Die Ansicht der passenden Informationen zum richtigen Zeitpunkt, wie etwa der Inhalt des letzten Gesprächs, ist somit auch ohne aktive Datenverbindung jederzeit verfügbar.

Für die Generierung eines Aktivitäten-PDFs begeben Sie sich im Kundedatensatz zum Bereich "Aktivitäten". Am Ende der Zeile eines jeden Aktivitätseintrags finden Sie nach der Aktivierung der Funktion ein Icon für den PFD-Export [Abb. 2]. Klicken Sie auf dieses, so wird das PDF mit dem Inhalt der Aktivität sowie ergänzenden Informationen aus dem Datensatz generiert [Abb. 1] und, je nach Browsereinstellung, direkt dargestellt oder heruntergeladen. Die Menge der ergänzten Informationen aus dem Kundendatensatz kann auf Wunsch erweitert werden, sodass der Inhalt bestimmter Zusatzfelder ebenfalls im PDF ersichtlich ist (mehr dazu im folgenden Abschnitt).

Die Aktivierung und Einrichtung PDF-Ausgabe von Aktivitätseinträgen

Um die Funktion zum Ausgeben von einzelnen Aktivitäten als PDF verfügbar zu machen, begeben Sie sich unter "Einstellungen" in den Navigationspunkt "CRM" und wählen dort das Einstellungsmenü "Aktivitäten" aus. Scrollen Sie dort im Reiter "Grundeinstellungen" nach unten und aktivieren unter "Export" die Checkbox "PDF-Datei" [Abb.3].

Im generierten PDF werden neben dem gewünschten Aktivitätsbeitrag auch die Stammdaten (Firmenname und Hauptkontaktinformationen) des Kunden aufgeführt, aus dessen Datensatz die Aktivität entnommen wurde. Möchten Sie, dass aus den Stammdaten auch die Inhalte von Zusatzfeldern im Kundenstamm im Export-PDF erscheinen, so können Sie dies in den Einstellungsbereichen der jeweiligen Zusatzfelder bewerkstelligen. Klicken Sie hierfür im Einstellungsbereich im Navigationspunkt "Systemerweiterung" auf "Zusatzfelder". Suchen Sie im Reiter "Kunde" das gewünschte Zusatzfeld aus der Übersicht heraus und setzen dort das Häkchen bei "Modul-PDF-Exporte" [Abb. 4].

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