Automatische Lead-Aufteilung nach Gewichtung

Lead-Aufteilung leicht gemacht – so sorgt die Automatik immer genau für das gewünschte Verhältnis

Auch heute noch, in unserer hoch technisierten Welt, mag es manchen ein wenig befremdlich vorkommen, wenn man faktisch korrekt Maschinen zuschreibt, in vielen Bereichen besser als Menschen zu sein. Um es auf die Spitze zu bringen, kann man sogar so weit gehen zu sagen, dass Computer-Programme oft auch die besseren Menschen sind. Dies muss jetzt nicht unbedingt etwas mit dem Stichwort "künstliche Intelligenz" zu tun haben, sondern einfach mit der Tatsache, dass Programme immer rational, völlig unvoreingenommen und emotionslos ausschließlich nach den Mustern handeln, die ihnen vorgegeben wurden.

Und genau von diesem "Verhalten" können Sie als AkquiseManager-Nutzer wieder einmal im Zusammenhang mit einem neuen Feature unseres Systems profitieren: Lassen Sie von heute an neue Leads automatisiert und zu 100 % gerecht an Ihre Mitarbeiter verteilen. Dies funktioniert bei

• Lead-Datenimporten aus einer Excel/CSV-Tabelle (sofern hier noch kein Betreuer in der Tabelle festgelegt wurde)
• Textimporten
• aus einem Webformular generierten Lead-Datensätzen
• manueller Lead-Anlage
• Lead-Anlage über eine API-Schnittstelle
• Massenbearbeitungen von Leads.

Sie können von Anfang an das exakte Aufteilungsverhältnis festlegen, damit es im Nachhinein zu keinem Gerangel innerhalb Ihres Teams wegen vermeintlicher Bevorzugung von bestimmten Kollegen kommt. Der emotionsbehaftete Faktor "Mensch" wird bei dieser Prozedur vollkommen ausgeklammert, wodurch sich weiteren Vorteile ergeben:

• Verbessertes Betriebsklima
  Durch die völlig neutrale Art der Zuordnung wird schlechte Stimmung gegenüber Teamleitern oder Vorgesetzten aufgrund der Unterstellung von Sympathie oder Antipathie gegenüber einem Teammitglied deutlich vermindert.
• Höhere Produktivität durch weniger Reibungsverlust
  Nicht nur bei Maschinen oder Prozessen kann es zu Produktivitätsverlust durch Reibungspunkte komme. Auch bei Mitarbeitern sorgt Reibung im Sinne von offenem Streit oder unterschwelligem Unmut, z. B. hinsichtlich der anfallenden Arbeitsmenge, für große Leistungseinbußen. Mit Hilfe eines fairen Verfahrens der Arbeitsaufteilung kann dies vermieden werden. Motivation und Spaß werden somit eher ein fester Bestandteil des Arbeitstags eines jeden Kollegen.
• Exakte Umsetzung von Vereinbarungen
  Missgunst der Teammitglieder untereinander wird ebenfalls im Keim erstickt. Geht es beispielsweise um die Zuweisung von Leads, bei deren erfolgreicher Bearbeitung eine schöne Provision für den Mitarbeiter winkt, kann es für manche gar nicht genug Arbeit sein. Durch die Aufteilungen nach Gewichtung wird garantiert, dass jeder permanent den mit ihm vereinbarten Anteil erhält.
• "Rosinen klauben" wird unterbunden
  "Die Guten zu mir, die Schlechten zu dir." Dieses Verfahren findet man leider häufig dann vor, wenn ein Team selbst für die Aufteilung von Leads untereinander sorgt. Mag sein, dass der Schwächste in der Kette vielleicht nicht unbedingt leer ausgeht. Aber die Qualität seiner ihm überlassenen Leads ist oft schon auf den ersten Blick als sehr fraglich einzuschätzen. Fair ist das nicht. Aufgrund der völlig wertfreien Zuteilung durch den AkquiseManager erhält jeder die gleiche Chance auf einen Abschluss und damit vielleicht sogar auf einen Erfolgsbonus.
• Bessere Möglichkeit der Leistungsbeurteilung
  Sind keine gleichen Voraussetzungen gegeben ist eine saubere Beurteilung der Leistungen eines Mitarbeiters nicht möglich. Aus wertlosem Stroh Gold zu spinnen gelingt nur im Märchen. Mit ausschließlich qualitativ minderwertigen Leads Geld zu machen, schafft aber nicht einmal der erfahrenste und motivierteste Mitarbeiter. Ihn anhand seiner somit leider nicht vorhandenen Erfolge zu beurteilen, ist absolut nicht gerechtfertigt. Auch hier spielt die Aufteilung des Arbeitsmaterials nach den Gesichtspunkten Neutralität und Gleichberechtigung eine sehr entscheidende Rolle.

Die Schritte zur perfekten Lead-Aufteilung

Erstellung der Betrachtungsbasis

Um die Funktion der Verteilung von Leads nach Gewichtung verwenden zu können, müssen Sie zuerst die Basis festlegen, anhand derer der AkquiseManager die momentane prozentuale Verteilung von Leads berechnen kann. Hierfür erstellen Sie ein Suchschema (Abb. 2). Die dabei verwendeten Filterkriterien bestimmen den Inhalt Ihrer Basis-Kundenliste. Stellen Sie z. B. ein, dass ausschließlich Leads mit dem Status "Datenimport" in die Liste aufgenommen werden. Zusätzlich könnten Sie auch die Treffer durch eine Kategorie-Auswahl noch genauer eingrenzen. Auch die Sortierung der Listeneinträge kann eine große Rolle spielen. Wählen Sie beispielsweise "Anlagedatum absteigend", so werden alle zuletzt angelegten Leads ganz oben aufgeführt. Die Filterung kann auch dabei behilflich sein, dass für eine faire Aufteilung nur Leads herangezogen werden, die sich als qualifiziert erwiesen haben oder die sich ein Nutzer nicht selbst in mühevoller Arbeit für ein eigenes Kaltakquise-Projekt zusammengesucht hat. Datensätze, die sich bei der Bearbeitung durch einen Betreuer als "Niete" erwiesen haben oder durch deren Einbeziehung die Neutralität missachtet werden würde, tauchen also gar nicht erst in der Basis-Liste auf. Dies führt somit zu einer ausgewogenen Verteilung durch eine neutrale und/oder erfolgsbezogene Betrachtungsweise.

Bei jeder Neuanlage eines Leads wird später die von Ihnen erstellte Basis-Liste als Grundlage für die Ermittlung des aktuellen Verhältnisses der Datensatzanzahl auf jeder Mitarbeiterseite herangezogen. Die Prüfung der Liste erfolgt von Ihnen unbemerkt im Hintergrund und logischerweise immer vor der Zuteilung der neuen Leads. Der AkquiseManager betrachtet zuerst eine bestimmte von Ihnen festgelegte Anzahl an Leads, beginnend vom Anfang der Basis-Liste. Er entscheidet danach, wem er einen neuen Lead zuteilen muss, damit das gewünschte Verhältnis weiterhin gewahrt bleibt. Wie Sie die Anzahl der zu betrachtenden Leads einstellen, erfahren Sie im nächsten Punkt.

Aktivierung der Funktion zur Aufteilung von Leads nach Gewichtung

Die Aktivierung der Funktion zur Verteilung von Leads nach Gewichtung nehmen Sie unter "Einstellungen", "Betreuergruppen", "Betreuergruppen-Einstellungen" im Bereich "Gewichtung" vor.

• Aktivierung Sie die Checkbox "Betreuergruppen-Gewichtung".
• Legen Sie in der daraufhin erscheinenden ersten Zeile fest, wie viele Datensätze aus der im Punkt "Erstellung der Betrachtungsbasis" beschriebenen Basis-Liste für die Berechnung des aktuellen Verhältnisses einbezogen werden sollen (immer vom ersten Datensatz der Liste beginnend).
• Im Dropdown-Menü der zweiten Zeile stellen Sie das zuvor gespeicherte Basis-Suchschema ein.

Zusammen mit den Einstellungen zur Verteilung von Leads nach Gewichtung wurde auch der Bereich "Vorauswahl" darunter eingeführt. Hier können Sie festlegen, ob und, wenn ja, welche Art der Lead-Aufteilung von Ihnen standardmäßig gewünscht wird. Ihnen stehen dafür die Optionen

• keine
• über Gewichtung
• über Postleitzahlen-Gebietszuordnung
• über Benutzer / Standardbetreuergruppe

zur Auswahl zur Verfügung.

Festlegung der Gewichtungsfaktoren

Unter "Einstellungen", "Betreuergruppen" im Unterpunkt "Betreuergruppen" können Sie bei jeder Betreuergruppe den für sie festgelegten Gewichtungsfaktor eintragen. Um das Verhältnis der Aufteilung festzulegen, empfehlen sich die Zahlen von 1-10 oder von 10-100 (in Zehnerschritten aufsteigend). Klicken Sie eine Betreuergruppe an, tragen Sie im Feld "Anteil (Gewichtung)" den gewünschten Faktor ein und bestätigen Ihre Eingabe mit "Abschicken". Ein Verhältnis von 3:2 sorgt z. B. dafür, dass 60% der neuen Leads auf den Mitarbeiter Meier verteilt werden und die restlichen 40% auf den Mitarbeiter Mertens (Abb. 1 am Anfang des Artikels).

Ab und zu kann es natürlich auch vorkommen, dass ein identischer Lead erneut ins System eingelesen wird, oder man eine Dublette findet, die es irgendwie geschafft hat, sich doch in die Datenbank zu mogeln. Landet ein solcher Lead bei zwei verschiedenen Benutzern, so kann im Nachhinein eine Zusammenfassung mit dem Datensatz durchgeführt werden, der als erstes von einem der beiden Kollegen bearbeitet wurde. Das beim Zusammenfassen entstehende Ungleichgewicht wird vom AkquiseManager sofort bei einer sich bietenden Gelegenheit durch eine angepasste Zuteilung korrigiert. Dieses Prinzip greift auch im Falle einer bewusst bei einem Lead vorgenommen Änderung der Betreuergruppe. Ist das Verhältnis einmal exakt im Soll-Zustand, so wird der nächste Lead per Zufall einem der in der Konstellation befindlichen Mitarbeiter zugewiesen.

Hinweis: Es kann nur eine einzige Gewichtungsstruktur in der Betreuergruppen-Tabelle angelegt werden. Mehrere verschiedene Konstellationen können nicht vorgenommen werden.

Weitere Möglichkeiten zur Betreuerzuteilung können Sie auch in diesen Beiträgen nachlesen:
"Automatische Zuordnung von Interessenten aus einem Webformular an den richtigen Betreuer"
"Prozess-Buttons – jetzt mit automatischer Betreueränderung"